Integrace s n8n

Integrace s n8n propojí Freelo s dalšími aplikacemi. Naučte se nastavit přístup, skládat kroky workflow a připravit automatizace pro úkoly, výkazy i týmové přehledy.

Obrázky si můžete kliknutím otevřít v plné velikosti.

Co je n8n a k čemu vám bude

Představte si n8n jako neviditelného brigádníka 🤖, který za vás hlídá, co se děje v různých aplikacích, a když se něco stane, provede připravenou akci. Přijde e-mail od klienta? Vznikne z něj úkol ve Freelu. Je pátek odpoledne? Všem v týmu dorazí přehled rozdělané práce. Blíží se deadline? Do Slacku vlétne upozornění. A takhle dál, ve stovkách kombinací.

Technicky je n8n automatizační platforma – skládáte v ní jednoduchá pravidla typu „když se stane X, udělej Y”. Nepotřebujete k tomu programovat, stačí klikání ve vizuálním editoru. Díky oficiální integraci se Freelem to navíc propojíte se 500+ dalšími aplikacemi – Google Sheets, Gmail, Slack, Microsoft Teams, Notion, Trello, GitLab, WooCommerce a další.

Oproti podobným nástrojům (Zapier, Make) má n8n dvě výhody, kvůli kterým ho doporučujeme: vidíte data po každém kroku workflow (skvělé pro ladění a pro pochopení, co se děje), a neomezený počet aktivních workflow i v základním plánu – platíte jen za počet skutečně provedených spuštění.

Jak n8n funguje – 4 klíčové pojmy

Než začnete klikat, hodí se rozumět čtyřem slovům, která budete v n8n vidět pořád dokola. Není v tom žádná věda.

• Workflow – celý automatizační proces. Třeba „každé ráno v 8:00 mi pošli moje úkoly do Slacku”. Workflow má začátek (spouštěč), pár kroků uprostřed a konec.
• Node – jedna „krabička” v workflow, jeden krok. Existuje Freelo node, Gmail node, Slack node, Google Sheets node a dalších víc než 500. Každý node něco umí – Gmail node umí číst e-maily a posílat zprávy, Freelo node umí pracovat s úkoly, projekty a výkazy.
• Trigger – node, který workflow spouští, například v určený čas nebo při příchodu e-mailu. Pro ruční zkoušku slouží Manual Trigger. Produkční workflow potřebuje alespoň jeden spouštěč; nemusí mít právě jeden. Přehled je v dokumentaci nodů.
• Credentials – bezpečně uložené přihlášení do dané aplikace. Pro Freelo je to e-mail a API klíč, pro Gmail OAuth přihlášení, pro Slack token. Credentials zadáte jednou a pak je používáte ve všech workflow, kde danou aplikaci potřebujete.

To je vše. Pokud rozumíte těmhle čtyřem slovům, rozumíte 90 % toho, co v n8n potkáte.

Jak n8n získat

n8n můžete používat jako spravovaný Cloud nebo provozovat na vlastním serveru. Cloud nevyžaduje vlastní správu serveru. Community Edition je bez licenčního poplatku, ale provoz a údržbu si zajišťujete sami.

n8n Cloud – doporučeno pro většinu

Na n8n.io/cloud si můžete založit 14denní Cloud trial bez platební karty. Podle dokumentace n8n nabízí funkce Pro, limit 1 000 spuštění a výkon úrovně Starter. Po vyzkoušení vyberte plán podle potřeb týmu a očekávaného provozu.

Cloud nabízí plány Starter, Pro a Enterprise. Jejich limity, funkce i cenu pro měsíční nebo roční platbu porovnejte v aktuálním ceníku. Plán Business je určený pro vlastní server (self-hosted), nejde o další úroveň běžného Cloud trialu.

Co je „spuštění”? Jedno spuštění = jeden běh celého workflow od začátku do konce. Ranní přehled úkolů spuštěný 1× denně = 30 spuštění měsíčně. Workflow, které reaguje na každý nový e-mail, může být klidně 1 000 spuštění měsíčně. Většině menších týmů stačí Starter.

Aktuální ceník a srovnání plánů najdete vždy na n8n.io/pricing.

Self-hosted – zadarmo, ale s IT podporou

n8n lze spustit na vlastním serveru jako Community Edition bez licenčního poplatku. Hradíte však infrastrukturu a její správu: instalaci, dostupnost, aktualizace a zálohy. Pokročilé placené funkce nabízejí self-hosted tarify Business a Enterprise; jejich podmínky jsou oddělené od Cloud trialu.

Komu se hodí: firmám s IT týmem, které potřebují řídit umístění a provoz své n8n instance. Data odeslaná do připojených služeb se i potom řídí nastavením těchto služeb.

Komu se nehodí: týmu bez kapacity na správu serveru. Při porovnání s Cloudem započítejte i čas na údržbu a podporu.

Návod na self-hosted instalaci najdete v oficiální dokumentaci.

Vaše první workflow v n8n

Následuje osnova ranního přehledu „v 8:00 pošli moje úkoly do Slacku“. Konkrétní pole a mapování přizpůsobte datům svého účtu. Nejde o hotovou importovatelnou šablonu.

1. Vytvořte nové workflow a přes Add first step přidejte Schedule Trigger. Nastavte každodenní spuštění v 8:00 a zkontrolujte časové pásmo workflow.
2. Přidejte Freelo node. Pokud ještě není nainstalovaný, požádejte vlastníka nebo administrátora n8n instance o instalaci; postup je níže v části „Jak rozjet Freelo node v n8n“. Pro seznam úkolů vyberte Task → Get Many a nastavte Freelo credentials.
3. Načtěte a vyberte potřebné úkoly. Na testovacím projektu spusťte čtecí krok přes Execute step. Zkontrolujte, zda načetl všechny potřebné stránky. Pomocí dostupných filtrů operace nebo navazujícího nodu Filter ponechte nedokončené úkoly vašeho řešitele s termínem dnes či v minulosti. Úkoly bez termínu zahrňte jen tehdy, pokud je v přehledu chcete.
4. Sestavte zprávu. Pro každý vybraný úkol namapujte název a termín, případně odkaz; položky spojte do jednoho souhrnu. Rozhodněte také, zda se při prázdném výběru zpráva přeskočí, nebo pošle „Dnes bez úkolů“.
5. Přidejte Slack s operací odeslání zprávy, nastavte vlastní Slack credentials, vyberte konkrétní testovací kanál a text zprávy napojte na připravený souhrn. Ruční zkouška tohoto kroku zprávu opravdu odešle.
6. Po kontrole výsledku workflow publikujte. V současném n8n klikněte v horní liště na Publish a potvrďte publikaci. Až publikovaná verze se spouští podle plánu. Starší instalace mohou místo toho používat přepínač Active; postup odpovídající své verzi ověřte v dokumentaci publikování.

Výsledné pořadí kroků je Schedule Trigger → Freelo → filtr a souhrn → Slack. Správnost ověřte na vlastních datech včetně prázdného seznamu a úkolů bez termínu.

TIP: Pokud chcete víc strukturovaný úvod, n8n má bezplatné textové kurzy v docs.n8n.io/courses. Level 1 vás provede základy za 30 minut.

Co propojení Freela s n8n umí

Když máte n8n nastavené, otevře se vám oficiální Freelo integrace. Využijete ji všude, kde dnes ručně přepisujete stejné věci mezi aplikacemi nebo hlídáte, jestli se něco nestalo. Konkrétně umí:

• Zakládat úkoly a podúkoly – z e-mailů, formulářů, kalendáře nebo jiných nástrojů.
• Upravovat úkoly – posouvat termíny, přiřazovat lidi, měnit stav.
• Přesouvat úkoly mezi To-Do listy – třeba když přejdou z Návrh do V realizaci.
• Logovat čas – ze spouštěčů nebo z externích time trackerů.
• Exportovat výkazy – do Google Sheets, do e-mailu, do faktur.
• Notifikovat do Slacku / Teams / e-mailu – když se něco důležitého stane.
• Synchronizovat data – mezi Freelem a CRM, kalendářem, dokumenty.

A to je jen začátek. Cokoliv, co dnes děláte rukama alespoň desetkrát měsíčně, se dá pravděpodobně zautomatizovat.

6 tipů na automatizace, které vám ušetří čas

Tady je šest námětů pro vlastní workflow. Každý vyžaduje nastavit přístupy, výběr dat a návazné kroky v příslušných službách. Časová úspora závisí na objemu práce a složitosti nastavení; nejprve vyzkoušejte jeden jednoduchý proces.

1. Ranní přehled úkolů do Slacku nebo e-mailu

Hodí se: projektovým manažerům, vedoucím týmů i sólo podnikatelům – komukoliv, kdo začíná den pohledem „co mě dnes čeká”.

Každé ráno v 8:00 n8n otevře Freelo, vytáhne úkoly, které máte přiřazené a mají termín dnes nebo jsou po termínu, a pošle vám je do Slacku nebo na e-mail. Bez otevírání Freela víte, co máte dnes na stole.

Úspora: méně ručního procházení úkolů při plánování dne. Rozsah přehledu závisí na správně zvolených filtrech.

Varianta pro celý tým: v pondělí ráno přijde každému osobní souhrn své práce na další týden.

2. Výkazy rovnou do Google Sheets

Hodí se: týmům, které fakturují hodiny klientům, nebo potřebují přehled odpracovaných hodin za období – pro účetní, reporty, vyúčtování projektu.

Každý pátek v 17:00 (nebo poslední den v měsíci) n8n stáhne všechny výkazy z Freela za dané období, rozdělí je podle projektu a zapíše do Google Sheets tabulky. V tabulce máte kolonky datum, úkol, člověk, hodiny, poznámka – stačí poslat klientovi nebo vložit do faktury.

Úspora: odpadá opakované kopírování výkazů. Výslednou tabulku před předáním klientovi zkontrolujte.

TIP: Pokud vystavujete faktury v Pohodě, iDokladu nebo jiném fakturačním nástroji, i tam se dá napojit – výkazy se rovnou promítnou do faktury.

3. E-mail se dotazem jako nový úkol ve Freelu

Hodí se: zákaznické podpoře, sales týmům, komukoliv, kdo dostává dotazy přes e-mail (support@, obchod@, info@).

Když na vybranou schránku dorazí zpráva, n8n z ní rovnou vytvoří úkol ve Freelu – do projektu Podpora nebo Obchod. Titulek úkolu se vezme z předmětu e-mailu, do popisu se přiloží tělo zprávy a odkaz na originál. Volitelně se rovnou přiřadí kolegovi, který má danou oblast na starosti.

Úspora: méně ručního zakládání požadavků. Doporučujeme sledovat chyby workflow a ošetřit opakované doručení stejné zprávy.

TIP: Pokud si pohrajete s AI, můžete přidat krok, který e-mail předtřídí – umělá inteligence označí dotaz jako bug / feature / faktura a podle toho ho pošle do správného projektu.

4. Upozornění na blížící se termíny

Hodí se: týmům, kde se úkoly rozplizují, deadlines přehlížejí a v pátek odpoledne se pak hledá, kdo ten report vlastně měl dělat.

Každý den v 9:00 n8n projde všechny úkoly s termínem do 3 dnů a pošle do Slacku (nebo Teams) upozornění tomu, kdo je má na starosti. Kapitánům projektu navíc dorazí souhrn ve stylu „V projektu Redesign webu máš 5 úkolů s blížícím se termínem.”

Úspora: méně ručního připomínání termínů. Správné přiřazení příjemců a fungující doručení je potřeba průběžně kontrolovat.

5. Z GitLab nebo GitHub issue rovnou úkol

Hodí se: vývojářským týmům, které mají bug tracking v GitLabu nebo GitHubu, ale zároveň drží projektový plán ve Freelu.

Když v GitLabu vznikne nové issue (typicky od zákazníka nebo testera), n8n rovnou vytvoří odpovídající úkol ve Freelu v projektu Dev – s odkazem zpátky na původní issue. Vývojář vidí, na čem pracovat, ve Freelu, technický detail zůstává v GitLabu.

Úspora: odpadá ruční přepisování názvu a odkazu na issue. Konkrétní přínos závisí na počtu požadavků.

6. Měsíční report zákazníkovi bez klikání

Hodí se: agenturám, freelancerům a konzultantům – komukoliv, kdo na konci měsíce posílá zákazníkovi přehled, co se pro něj udělalo.

První den v měsíci může workflow načíst dokončené úkoly a výkazy za předchozí měsíc, sestavit e-mail nebo PDF s přehledem a předat vám návrh ke kontrole. Odeslání zákazníkovi přidejte jako samostatný krok až za schválení; pokud schvalovací krok nenastavíte, automatizace na váš souhlas čekat nebude.

Úspora: automaticky se připraví podklady reportu; kontrolu a schválení si ponecháte podle navrženého procesu.

TIP: Když propojíte s AI, může mít report i executive summary napsané umělou inteligencí – tři věty o tom, co bylo v měsíci nejdůležitější.

Jak rozjet Freelo node v n8n

Až budete mít n8n účet a budete chtít zapojit Freelo, postup je krátký:

1. Získejte Freelo API klíč – najdete ho v Nastavení ve Freelu (avatar vpravo nahoře → Nastavení → sekce API klíč). Detailní návod je v nápovědě k API klíči.
2. Nainstalujte Freelo node, pokud ho ještě nemáte. V editoru přes „+“ otevřete nabídku nodů, vyhledejte Freelo a otevřete jeho detail v části More from the community. Vlastník nebo administrátor instance zvolí Install; ostatní členové pak mohou nainstalovaný node používat. Pokud ho nevidíte, zkontrolujte s administrátorem povolení ověřených community nodů. Podrobnosti má oficiální postup.
3. Založte credentials. V nastavení Freelo nodu vytvořte přístupové údaje Freelo API: do Your Freelo Email vložte e-mail svého účtu a do Your Api key jeho API klíč. Uložte je přes Save pod srozumitelným názvem a později je vybírejte v dalších workflow.
   

   

4. Vyberte Resource a Operation. Resource určuje oblast, například Task, Project nebo Work Report; Operation konkrétní akci, například načtení seznamu nebo vytvoření položky.
5. Otestujte vybraný krok přes Execute step. Začněte čtecí operací v testovacím projektu a prohlédněte vrácená data. U operací vytvoření či úpravy tento test provede skutečný zápis.
6. Publikujte připravené workflow. V horní liště zvolte Publish a potvrďte publikaci. Postup pro současné n8n je v dokumentaci; ve starší verzi můžete mít přepínač Active.

TIP: První workflow si radši zkuste nanečisto – na testovacím Freelo projektu nebo na vlastním účtu. Teprve když vidíte, že dělá přesně to, co má, aktivujte ho naostro.

Kdy se automatizace vyplatí – a kdy ne

Pro pořádek a poctivost: n8n není zlatá žíla pro každou situaci. Radši se vyhněte automatizaci, pokud:

• Děláte něco jednou za rok – nastavení bude stát víc času, než ušetří.
• Proces se neustále mění – automatizaci byste přepisovali častěji, než ji používali.
• Potřebujete kreativní rozhodnutí v každém kroku – automatizace je skvělá na opakující se věci, ne na každodenní přemýšlení.
• Máte pocit, že by „nahradila kolegu”, který je jediný, kdo dané věci rozumí – radši napřed proces popište rukama, pak teprve zautomatizujte.

Začněte činností, kterou opakujete pravidelně a máte ji dobře popsanou. Porovnejte ušetřený čas s náklady na nastavení, kontrolu a průběžnou údržbu workflow.

Kde hledat další pomoc

• Oficiální dokumentace n8n – docs.n8n.io (kompletní návody, koncepty, příklady).
• Bezplatné kurzy – docs.n8n.io/courses (Level 1 vás provede základy za 30 minut, Level 2 jde do hloubky).
• Aktuální ceník n8n Cloudu – n8n.io/pricing.
• Knihovna integrací – n8n.io/integrations, kde najdete 500+ dalších nástrojů, které jdou propojit s Freelem.
• Šablony workflow – n8n.io/workflows, hotová workflow ke stažení a úpravě.
• Komunita – community.n8n.io, fórum s 200+ tisíci členy, kde se ptáte na konkrétní problémy.
• Freelo API klíč – help.freelo.io/help/api-klic.
• Technická podpora Freela – pokud si nejste jistí čímkoliv kolem Freelo integrace, napište nám na info@freelo.io.

Vyberte si jeden tip z článku, připravte ho v testovacím prostředí a zkontrolujte výsledky. Teprve potom zapněte pravidelné spouštění pro svůj tým.