Integrace s Microsoft Teams

Freelo plugin pro Microsoft Teams přináší vaše úkoly přímo do prostředí Teams. Vidíte je, upravujete i zakládáte tam, kde s kolegy komunikujete, a nemusíte přepínat mezi aplikacemi.

Co integrace umožňuje

• Zobrazit úkoly z Freela v přehledné tabulce přímo v kanálu Teams jako záložku (kartu).
• Rychle upravit úkol – přiřadit řešitele, nastavit termín, přidat štítek nebo úkol dokončit, aniž byste opustili Teams.
• Otevřít detail úkolu s popisem, podúkoly a komentáři a rovnou je upravit.
• Založit nový úkol z přehledu nebo přímo z konkrétní zprávy. Text zprávy se do úkolu přenese automaticky.
• Přidat komentář do Freela přímo ze zprávy v Teams.

Co budete potřebovat

• Účet ve Freelu (nebo si ho vytvořte zdarma).
• Microsoft Teams v rámci firemního (business) účtu. V Teams pro osobní a běžné uživatele integrace zatím nefunguje.
• Admin práva v Teams pro přidání pluginu do kanálu. Pokud je nemáte, kontaktujte svého IT správce.

Více o integraci najdete také na stránce ms-teams.freelo.io, která je česky i anglicky.

Instalace: přidání pluginu do kanálu

Freelo plugin nainstalujete z Microsoft Teams App Store. Přidání do kanálu vyžaduje admin práva. Běžný uživatel si kartu sám nepřidá, Teams mu zobrazí hlášku, ať kontaktuje administrátora.

1. V kanálu Teams klikněte nahoře na + (vedle záložek Příspěvky, Sdíleno a dalších).
2. V nabídce vyberte Aplikace.
3. Ve vyhledávání napište Freelo a plugin vyberte.
4. Otevře se okno pro nastavení karty. Pokračujte nastavením projektů (viz níže).

Propojení Freelo účtu s Microsoft účtem

Při prvním otevření karty integrace zkontroluje, jestli se váš Microsoft e-mail shoduje s e-mailem ve Freelu. Mohou nastat dva scénáře.

Scénář 1 – váš Microsoft e-mail ve Freelu je

• Pokud je účet již propojený s Microsoft účtem, je hotovo a rovnou vidíte úkoly.
• Pokud ještě není propojený, zobrazí se v kartě výzva k propojení. Otevřete Freelo, klikněte na avatar vpravo nahoře a zvolte Nastavení → Zabezpečení a přihlášení → Nastavit přihlášení přes Microsoft. Zadejte heslo do Freela a vyberte svůj Microsoft účet. Od té chvíle vás integrace přihlásí automaticky.

Scénář 2 – váš Microsoft e-mail ve Freelu není

• Máte Freelo účet pod jiným e-mailem – propojte ho s firemním Microsoft účtem stejným postupem jako ve Scénáři 1 (Nastavení → Zabezpečení a přihlášení).
• Freelo účet nemáte – zaregistrujte se přímo přes Microsoft (Registrovat se pomocí Microsoft), případně použijte stejný e-mail jako v Teams, aby se účty propojily automaticky.

Nastavení karty s úkoly

Po výběru aplikace Freelo se otevře okno pro nastavení karty:

1. Klikněte do pole Vyberte projekt. Po rozkliknutí můžete rovnou psát a projekt vyhledat.
2. Zvolte, zda zobrazit Všechny todo listy, nebo jen vybrané (tlačítkem + přidat todo list).
3. Chcete-li zobrazit víc projektů v jedné kartě, přidejte další projekt kliknutím na další pole Vyberte projekt. Projekt, který v kartě mít nechcete, odeberete křížkem na konci jeho řádku.
4. Vyberte, které sloupce se v tabulce úkolů zobrazí.
5. Nastavení uložte tlačítkem Uložit.

Úprava nastavení karty

Nastavení karty později změníte přes ikonu ozubeného kola nad tabulkou úkolů. Upravit můžete projekty, To-Do listy i zobrazené sloupce. Sloupce, které autor karty vybere, uvidí všichni členové kanálu.

Kartu spravuje ten, kdo ji založil. Ostatním členům kanálu se v nastavení zobrazí jméno zakladatele, aby věděli, na koho se s úpravou obrátit.

Kartu můžete také přejmenovat nebo odebrat přes šipku u záložky a volby Přejmenovat nebo Odebrat.

Práce s úkoly v kartě

Přehled úkolů

V kartě vidíte úkoly v tabulce. K dispozici jsou sloupce Úkol (název), Projekt, Todo list, Řešitel, Termín, Priorita a Štítky. Které z nich se v kartě zobrazí, určuje její nastavení. Ve výchozím zobrazení vidíte jen aktivní (nedokončené) úkoly. Dokončené zobrazíte přes filtr (viz níže).

• Priorita se zobrazuje jako barevná vlajka stejně jako ve Freelu – zelená, oranžová nebo červená.
• Štítky mají stejné barvy jako ve Freelu, ve světlém i tmavém režimu Teams.
• Pokud je řádek položkou checklistu, zobrazí se v názvu i nadřazený podúkol ve formátu „název položky checklistu < název podúkolu“.

Karta respektuje oprávnění Freela. Každý člen kanálu vidí jen úkoly, ke kterým má přístup ve Freelu.

Řazení úkolů

Úkoly seřadíte podle názvu nebo termínu kliknutím na hlavičku sloupce Úkol nebo Termín. Při vyhledávání se výsledky řadí podle relevance.

Aktualizace přehledu

Přehled se sám obnovuje zhruba jednou za minutu a hned po návratu na kartu. Rozdělanou úpravu přitom nezahodí. Chcete-li výpis obnovit hned, klikněte na tlačítko Načíst znovu (↻) vedle ozubeného kola. Filtry i řazení zůstanou zachované.

Celou kartu můžete znovu načíst také přes šipku u názvu záložky a volbu Znovu načíst kartu.

Rychlé úpravy přímo v řádku

Bez otevírání detailu můžete v řádku:

• Dokončit úkol – zaškrtávátkem na začátku řádku.
• Přiřadit řešitele – rozbalovacím seznamem ve sloupci Řešitel.
• Nastavit termín – kliknutím do sloupce Termín.
• Přidat štítky – přes ikonu štítku ve sloupci Štítky.

Aplikace ukládá změny automaticky, potvrzovací tlačítko nehledejte. Název úkolu a přesun do jiného To-Do listu měníte až v detailu.

Dokončený úkol ze seznamu aktivních úkolů hned zmizí. Zobrazit ho můžete přes filtr Stav úkolu (viz níže), v tabulce je pak přeškrtnutý.

Detail úkolu

Kliknutím na název úkolu se otevře detail. Obsahuje název, popis, řešitele, termín, štítky, podúkoly a komentáře. V pravém horním rohu najdete tlačítko Otevřít ve Freelu pro přechod přímo do Freela.

Změny v detailu se neukládají automaticky. Potvrďte je tlačítkem Uložit nebo Uložit a zavřít.

Pod detailem úkolu napíšete komentář. Text můžete naformátovat a přidat k němu přílohu. Komentář odešlete tlačítkem Odeslat.

Smazání úkolu, podúkolu a položky checklistu

V detailu úkolu můžete smazat celý úkol, podúkol i položku checklistu. Úkol smažete ikonou koše vpravo nahoře vedle Otevřít ve Freelu, podúkol ikonou koše v jeho řádku.

Před smazáním vás aplikace vždy požádá o potvrzení. U úkolu upozorní, že se smažou i jeho podúkoly. Smazání potvrďte tlačítkem Ano, tlačítkem Ne ho zrušíte. Smazaný úkol ze seznamu úkolů v kartě hned zmizí. Obnovíte ho ve Freelu do 30 dní, postup najdete v článku Smazání úkolu.

Filtrování a hledání

Nad tabulkou vpravo najdete:

• Najít úkol – vyhledávání v úkolech. Hledání spustíte klávesou Enter nebo kliknutím na ikonu lupy.
• Filtrovat – panel s možnostmi Řešitel, Stav úkolu (Aktivní, Dokončené, Vše), Projekt, Todo list, Termín a Štítky.

Do pole Najít úkol napište hledané slovo a stiskněte Enter nebo klikněte na ikonu lupy. Tabulka pak zobrazí nalezené úkoly. Kromě přesných shod najde i úkoly s podobnými výrazy, přesné shody jsou vždy na začátku seznamu. Křížkem vedle pole hledání zrušíte a tabulka znovu zobrazí původní seznam úkolů.

Kliknutím na Filtrovat otevřete vpravo panel Filtry. Rozbalte podmínku, kterou chcete nastavit, a vyberte hodnotu. Podmínky můžete kombinovat a seznam úkolů se podle nich zúží. Když je filtr použitý, zobrazí se u tlačítka Filtrovat tečka a u podmínky počet vybraných hodnot. Panel zavřete křížkem.

V podmínce Stav úkolu zvolíte, které úkoly se v kartě zobrazí. Ve výchozím nastavení vidíte jen Aktivní úkoly. Volbou Dokončené zobrazíte jen dokončené úkoly, volbou Vše aktivní i dokončené dohromady.

Vytvoření nového úkolu

Klikněte na + Vytvořit úkol nad tabulkou vlevo. Vyplňte povinná pole Projekt, Todo list a Jméno úkolu. Volitelně přidejte popis, řešitele, termín, podúkoly nebo štítky. Potvrďte tlačítkem Vytvořit úkol.

Vytvořit úkol nebo komentář ze zprávy

Přímo z konkrétní zprávy v Teams můžete vytvořit úkol nebo přidat komentář do Freela. Funguje to v kanálu i v soukromých chatech (1:1 i skupinových).

Vytvořit úkol ze zprávy

1. U zprávy klikněte na … (Další možnosti – tři tečky vedle reakcí).
2. Zvolte Další akce → Vytvořit úkol ve Freelu.
3. Název a popis ze zprávy se přenesou automaticky.
4. Vyberte Projekt a Todo list, kam úkol patří.
5. Potvrďte tlačítkem Vytvoř úkol.

Přidat komentář do Freela ze zprávy

1. U zprávy otevřete … → Další akce → Přidat komentář do Freela.
2. Vyberte Projekt, Todo list a konkrétní úkol.
3. Text komentáře se předvyplní ze zprávy. Před odesláním ho můžete upravit.
4. Potvrďte tlačítkem Vytvoř komentář.

Obrázky a soubory ze zprávy

Obrázky přiložené ke zprávě v Teams se ve Freelu zobrazí jako náhled přímo v úkolu nebo komentáři. Ostatní soubory se do Freela nekopírují. Vloží se jen odkaz na soubor uložený v SharePointu.

Omezení – hodí se vědět

• Soubory se do Freela nekopírují. Kromě obrázků se při vytvoření úkolu nebo komentáře ze zprávy vloží jen odkaz na soubor v SharePointu.
• Řazení podle řešitele, To-Do listu, projektu a priority zatím není dostupné.
• Pokročilá práce s projekty a dalšími funkcemi Freela probíhá přímo ve Freelu (tlačítko Otevřít ve Freelu v detailu úkolu).
• Formátování komentářů v Teams je omezenější než ve Freelu. Kód, citace ani zmínky uživatelů zatím nejsou dostupné.

Kde hledat další pomoc

• Přihlášení přes Microsoft (Microsoft SSO)
• Freelo aplikace
• Máte otázku? Napište nám přes chat v aplikaci nebo na info@freelo.io.