Funkce Role umožní kapitánovi a Firemnímu kapitánovi omezit vybrané akce uživatelům s licencí, například mazání úkolů. Omezení nastavíte pro konkrétní lidi či týmy a projekty.
Role vytváří kapitán nebo Firemní kapitán. V horní liště otevřete kormidlo Business panelu, z nabídky vyberte Správa uživatelů a potom přejděte na Uživatelé > Role. Přiřadit je můžete konkrétním uživatelům i celým týmům napříč vybranými projekty. V článku najdete postup vytvoření a úpravy rolí, seznam dostupných omezení i pravidla pro neslučitelné role. Zákaz akcí nemění, do kterých projektů uživatel vidí; přístup do projektů a To-Do listů nastavujete zvlášť.
Vytvoření rolí
Vedle Role klikněte na ikonu plus – tím se otevře modální okno s možností nastavit novou roli.
V horním řádku uvedete název role. Dále vyberte žádaná omezení (jen některá nebo všechna).
Můžete využít možnost aplikovat omezení napříč všemi projekty tlačítkem Vybrat všechny, nebo zvolit jen nějaké. Přiřazení lidem je samostatná část nastavení: zapněte přepínač Nastavit uživatele a vyberte konkrétního uživatele s licencí, pro kterého bude omezení platit. Pokud se jedná o celý tým, jednoduše klikněte na jeho název. Na závěr potvrďte Uložit. Pokud vytvoříte jen definici bez vybraných lidí, přiřazení tím není hotové. Doplňte je přes Upravit u role a po uložení zkontrolujte sloupec Uživatelé s rolí.
Všechna tato nastavení můžete kdykoliv v budoucnu měnit a upravovat.
V následujícím příkladu má Ukázka role pro nápovědu zakázat Mazání úkolu jen v projektu Jarní úklid zahrady. V části Nastavit uživatele je vybraný Honza Vyzkoušel. Snímek zachycuje nastavení před potvrzením Uložit; jeho skutečně uložené přiřazení je vidět v přehledu výše.
Seznam úkonů, které můžete uživatelům zakázat
- Mazání úkolu
- Dokončení úkolu
- Změna názvu úkolu
- Změna termínu úkolu
- Vytvoření To-Do listu
- Mazání To-Do listu
- Archivace To-Do listu
Úprava rolí
Role můžete kdykoliv upravit či smazat. Klikněte na tři tečky po pravé straně u vytvořené role a vyberte Upravit nebo Smazat.
Pokud vyberete možnost Upravit, otevře se vám modální okno podobné tomu při vytváření role, kde můžete libovolně měnit název, omezení, vybrané projekty a uživatele.
Při pokusu o smazání se vám otevře okno, kde tuto akci můžete zrušit či potvrdit a nenávratně roli smazat.
Neslučitelné role
Role konkrétního uživatele nastavíte v sekci Správa uživatelů v Business panelu. V trojtečkové nabídce u uživatele zvolte Nastavit role. Právě zde můžete narazit na to, že nějaké role jsou neslučitelné.
V dialogu je zvlášť přístup do projektů a zvlášť Omezující role. Honza v ukázce vidí dva projekty, ale zákaz mazání úkolů platí jen pro projekt Jarní úklid zahrady, který jsme vybrali v definici role.
Omezující roli nelze kombinovat s rolí Projekťák. V následujícím neuloženém náhledu je zvolen Firemní kapitán a přepínač Omezující role je nedostupný. Po najetí se zobrazí vysvětlení této neslučitelnosti.
Pokus o provedení akce u uživatele s nastavenou omezující rolí
Pokud se uživatel pokusí provést akci, na kterou nemá skrz nastavenou roli pravomoce, systém ho nepustí a objeví se mu toto upozornění:
Uživatel musí kontaktovat vlastníka projektu (kapitána) nebo Firemního kapitána, aby mu práva upravil.
Praktické využití
- Omezení akcí klientů s licencí – klientovi s licencí nastavte roli, která mu zabrání mazat úkoly nebo měnit termíny. Jde o omezení akcí, nikoli viditelnosti projektu, a není to automaticky role Host.
- Ochrana struktury projektu – zakažte externím spolupracovníkům vytváření nebo mazání To-Do listů, aby nikdo nenarušil dohodnutou strukturu projektu.
- Různá oprávnění pro různé týmy – jednu roli přiřadíte celému týmu najednou a nemusíte nastavovat omezení pro každého uživatele zvlášť.
- Flexibilní správa – role kdykoli upravíte nebo smažete; tím změníte omezení přiřazených uživatelů.
- Kontrola nad dokončováním úkolů – zakažte vybraným uživatelům dokončovat úkoly, aby finální schválení zůstalo jen na projektovém vedení.