Projekt je nejvyšší entita a úroveň ve struktuře Freela. Než začnete úkolovat ostatní, je nutné přidat projekt.
Nejsnazší způsob, jak založit projekt, je kliknutím na ikonku plus v modré horní liště, kde vyberete Vytvořit projekt.
Druhá možnost je přes sekci Projekty v modré horní liště > Vytvořit projekt. Nový projekt můžete vytvořit pomocí klávesové zkratky Ctrl+Alt+Shift+P.
Poslední varianta je přímo ve výpisu všech projektů. V modré horní liště klikněte na Projekty > Všechny projekty > zelené tlačítko Přidat projekt.
Formulář pro přidání projektu
Ve formuláři pro vytvoření projektu je nutné zadat 4 položky:
- Název projektu (lze později upravit)
- Zobrazení projektu – řádky, sloupce, tabulka, mind mapa nebo timeline (lze později upravit)
- Měnu projektu (nelze později změnit)
- Kapitána = vlastníka projektu (lze později změnit a převést)
- Případně projekt přidat ze šablony a nastavit den D pro plovoucí termíny v šablonách
Zobrazení se u daného projektu automaticky nastaví všem přizvaným uživatelům. Později toto můžete změnit v Nastavení projektu.
Zakládání z pozice Projekťáka
V případě, že vám byla přidělena role Projekťáka, typicky od vašeho šéfa nebo někoho, kdo platí za tarif ve Freelu, je nutné v tomto kroku zvolit jako kapitána projektu právě jeho. Ve třetí části Kdo bude kapitán projektu? nastavte správného uživatele.
Můžete si vybrat, zda chcete projekt vytvořit pod svým vlastním účtem (ve Free verzi můžete mít maximálně 3 projekty) nebo pod šéfem, který vám dal roli Projekťák.
Pokud jde o pracovní projekt, měl by být vždy pod kapitánem s placeným účtem.
Jak změnit název projektu
Na detailu projektu
Stačí přejít na detail projektu přes ikonu domečku a kliknout na název. Poté se změní na editační pole. Do něj napište název, který jste si pro projekt vybrali.
Na stránce Všechny projekty
Přejděte na stránku Všechny projekty, přes Projekty v modré horní liště > Všechny projekty. U projektu, který chcete přejmenovat kliknete na trojtečkové menu a zvolíte Upravit (název, štítky).
V modálním okně upravíte Název projektu a potvrdíte změny tlačítkem Uložit.
Termín projektu
U každého projektu můžete nastavit termín, do kterého by měl být dokončený. Freelo vás 14 dní před naplánovaným termínem e-mailem upozorní. Termín nastavíte na detailu projektu v sekci O projektu kliknutím ikonu kalendáře. Vyberete datum z kalendáře a potvrdíte kliknutím na Uložit.
Jak přemýšlet o projektech
Projekt ve Freelu může odpovídat čemukoli, co tvoří logický celek – s vlastním týmem, cílem nebo termínem. Neexistuje jediný správný přístup, záleží na tom, jak pracujete. Inspirujte se nejčastějšími způsoby dělení:
- Podle klientů – každého klienta bude reflektovat projekt. Snadno vidíte, co se u koho děje, a klienta můžete pozvat přímo do jeho projektu.
- Podle oddělení – marketing, vývoj, provoz, HR. Každé oddělení má svůj projekt a pracuje samostatně bez toho, aby vidělo do práce ostatních.
- Podle služeb nebo produktů – pokud nabízíte víc produktů nebo služeb, každá má vlastní projekt. Snáze oddělíte úkoly, termíny i lidi.
- Podle typu práce – jeden projekt pro provozní úkoly, druhý pro rozvoj, třetí pro interní věci. Hodí se, pokud pracujete napříč klienty nebo odděleními.
- Podle oblasti nebo tématu – technická infrastruktura, obsah a marketing, administrativa. Projekty jako přihrádky pro různé oblasti firmy.
- Krátkodobé projekty – projekt pro jednu kampaň, akci nebo dodávku. Po dokončení ho archivujte. Veškerá historie zůstane zachována a projekt se nezapočítá do limitu.
- Dlouhodobé projekty – projekt pro probíhající spolupráci s klientem nebo interní provoz bez jasného konce. Jednotlivé fáze nebo typy úkolů oddělte To-Do listy.
Projekt by měl mít jasné hranice. Pokud je příliš velký a zahrnuje nesouvisející věci, zvažte jeho rozdělení. Pokud je příliš malý a tvoříte ho jen kvůli pár úkolům, možná postačí To-Do list v rámci jiného projektu.
Praktické využití
- Nový klient = nový projekt – hned při prvním kontaktu založte projekt, přidejte brief jako připnutou poznámku a pozvěte tým. Práce může začít okamžitě.
- Šablona pro opakované projekty – pokud zakládáte podobné projekty opakovaně (onboarding, kampaň, audit), vytvořte šablonu s připravenou strukturou To-Do listů a úkolů.
- Oddělení jako stálé projekty – interní provoz, HR nebo správa IT nemají jasný konec. Takový projekt žije dál, úkoly přibývají a archivují se jen tehdy, když oddělení přestane existovat.
- Archivace místo mazání – dokončený projekt nesmažte. Archivujte ho – zachováte přístup k historii, výkazům i souborům a projekt se přestane počítat do limitu.
- Pojmenování projektu s emojis – přidejte emoji na začátek názvu projektu pro rychlou orientaci ve výpisu. Např. 🔴 pro urgentní, 🏁 pro dokončené nebo 🔧 pro interní provoz.