Formuláře

Formuláře ve Freelu sbírají požadavky, poptávky i zpětnou vazbu od kohokoliv a každé vyplnění rovnou založí nový úkol v projektu a To-Do listu, který si určíte.

S odpověďmi pak pracujete v projektu a jeho To-Do listu stejně jako s jinými úkoly.

Výchozí formulář obsahuje Jméno, E-mail a Předmět. Tato pole lze přejmenovat, změnit jejich povinnost nebo skrýt. Jméno a E-mail se skryjí před vyplňujícím; v nastavení je můžete vrátit z lišty Skrytá pole. Vrátit lze i Předmět. Bez něj se název úkolu složí automaticky.

Formulář napojíte na konkrétní projekt. Na vlastní web nebo intranet jej vložíte přes iframe; e-mailem či na sociálních sítích sdílíte jeho veřejný odkaz.

Jak vytvořit online formulář

Přejděte na stránku Formuláře. Najdete ji na adrese https://www.freelo.io/cs/formular. Vytvoření formuláře má tři jednoduché kroky.

Nový formulář může přidat kdokoli z týmu. Přihlásíte se svým účtem Freelo a potvrdíte propojení. API klíč ručně nezadáváte. Formulář můžete přidat pouze do projektů, kam máte přístup. Ideálně těch pod kapitánem vašeho týmu. Úkoly z formuláře vznikají vaším jménem.

Krok 1: Přihlášení přes Freelo

Klikněte na Přihlásit se přes Freelo. Freelo vás přihlásí stejným účtem, jaký používáte v aplikaci. Při prvním přihlášení vás požádá o potvrzení, že Formuláře smí číst vaše projekty a vytvářet v nich úkoly. Potvrďte to a vrátíte se zpět na stránku s načtenými projekty.

Krok 2: Výběr projektu a To-Do listu

Po ověření se načtou vaše projekty. Vyberte projekt, do kterého mají úkoly z formuláře padat, a zvolte konkrétní To-Do list.

Krok 3: Nastavení formuláře

Vyplňte:

• Název formuláře – pojmenování, které se zobrazí ve správě i na veřejné stránce formuláře.
• Popis formuláře (nepovinný) – zobrazí se nad formulářem jako úvodní text.
• Pole formuláře – přidejte a upravte pole podle svých potřeb (viz sekce Typy polí níže).
• Termín vyřízení úkolu (SLA, nepovinné) – nastavte termín splnění úkolu: 24 hodin (pracovní dny), 48 hodin (pracovní dny) nebo Bez lhůty. Volby se vztahují k termínu vyřízení úkolu.
• Upozornit mě na nové úkoly z formuláře – ve výchozím stavu zapnuté. Když někdo formulář odešle, přijde vám o novém úkolu notifikace ve Freelu. Podmínkou je, že vybraný To-Do list sledujete nebo jste jeho výchozí řešitel. Když upozornění nechcete, políčko odškrtněte.

Po kliknutí na Vytvořit formulář se zobrazí stránka Formulář vytvořen!. Obsahuje podklady ke sdílení:

• Odkaz na formulář – veřejnou URL (ve formátu freelo.io/form/...) pro sdílení e-mailem, na sítích nebo jako tlačítko na webu.
• Kód pro vložení (iframe) – vložíte ho přímo do HTML své stránky a formulář se zobrazí uvnitř webu.
• QR kód – stáhnete ve formátu PNG (s logem Freelo a popiskem pod kódem) nebo SVG (vektor pro tisk ve vysokém rozlišení).

Stejné možnosti sdílení později otevřete v modálu Detaily formuláře přes Akce > Detaily v seznamu formulářů.

Rozpracované formuláře

Ve 3. kroku je tlačítko Uložit rozpracované – uloží formulář bez publikování a bez nutnosti souhlasit s podmínkami.

Draft se v seznamu zobrazuje za aktivními formuláři se štítkem Rozpracovaný a jsou u něj dostupné jen dvě akce: Dokončit (můžete provádět úpravy) a Smazat.

Rozpracovaný formulář nepřijímá odpovědi – jeho adresa zobrazí hlášku Formulář je pozastaven.

Postup dokončení:

1. Akce → Dokončit
2. Zkontrolujte nastavení formuláře
3. Odsouhlaste podmínky použití
4. Klikněte na Vytvořit formulář

Vzhled formuláře

Formulář vložený na web přes iframe si sladíte s firemní barvou. V Kroku 3 najdete sekci Vzhled formuláře, kde nastavíte vlastní brand barvu. Ve vloženém formuláři se vybranou barvou přebarví:

• Tlačítko Odeslat – pozadí i text. Kontrast textu se počítá automaticky podle jasu barvy, takže na světlé barvě je text tmavý, na tmavé světlý.
• Aktivní rámeček a zvýraznění okolo pole, do kterého uživatel právě píše.
• Zaškrtnutá políčka a vybrané možnosti.

Pole v klidovém stavu (kdy do něj nikdo nepíše) zůstávají vždy bílá s šedým rámečkem – formulář zůstává čistý a čitelný, vaše barva se projeví jen v momentech, kdy s ním uživatel pracuje.

Jak barvu nastavíte

1. V buildru formuláře v Kroku 3 najdete sekci Vzhled formuláře.
2. Vyberete barvu v barevném výběru, nebo zadáte HEX hodnotu (např. #2b7fff).
3. Tlačítkem Zrušit se vrátíte k výchozí Freelo modré.

Zvolená barva se uloží s formulářem a načte při další úpravě. Brand barva se uplatňuje ve formuláři vloženém přes iframe (?embed=1). Samostatná veřejná stránka zachovává výchozí vzhled Freela. U stejného formuláře jsme ověřili růžové aktivní pole a tlačítko ve vložené verzi; na veřejné stránce zůstalo zvýraznění pole modré a tlačítko ve výchozí barvě.

Typy polí

Formulář si sestavíte z různých typů polí. Otázky můžete nastavit jako povinné nebo nepovinné; samotná sekce slouží jen jako nadpis a popis. U libovolného pole navíc můžete vyplnit krátký popis (nápovědu), který se zobrazí pod názvem otázky a vyplňujícímu pomůže pochopit, co přesně má do pole zadat.

Sekce formuláře

Pomocí pole Sekce (nadpis + popis) formulář rozdělíte na přehlednější bloky nebo kroky. Sekce vloží mezi otázky nadpis s popisem (např. „Údaje o klubu – v této části vyplňte…“). Když u sekce zaškrtnete Touto sekcí začíná nová stránka formuláře, formulář se rozdělí na kroky s tlačítky Zpět a Pokračovat a ukazatelem průběhu (např. Krok 2 z 3). Každý krok se ověřuje samostatně, takže případnou chybu vyplňující uvidí hned, ne až na konci. Nadpisy sekcí se navíc propisují i do popisu úkolu ve Freelu.

Pole můžete přejmenovat a přeuspořádat tažením. U otázek lze vypnout volbu Povinné. Křížkem u Jména a E-mailu tato výchozí pole skryjete; vrátíte je z lišty Skrytá pole. Ze stejné lišty lze vrátit i Předmět. Křížek u ostatních přidaných otázek nebo sekcí je odstraní a v případě potřeby je přidáte znovu.

Když skryjete Předmět, název úkolu se složí automaticky z názvu formuláře a dostupného jména, e-mailu či data; editor ukazuje náhled. Pro dotazník bez požadavku na kontaktní údaje skryjte Jméno a E-mail a nepřidávejte jiné otázky na identitu.

Pokud vyplňující některé pole nevyplní správně, chybová zpráva se zobrazí přímo pod daným polem – dřív se objevilo vyskakovací okno prohlížeče.

Pole pro nahrávání souborů

Když k formuláři přidáte pole typu Soubor(y), může odesílatel přes dialog pro výběr souborů přiložit jeden nebo víc souborů. Po odeslání formuláře se přílohy automaticky:

• Nahrají do projektu, na který je formulář napojený.
• Připojí přímo k nově vzniklému úkolu, jako kdybyste je tam připojili ručně.
• Objeví se v popisu úkolu v sekci „Přiložené soubory“ se seznamem názvů a velikostí.
• Nahrát můžete maximálně 5 souborů.
• Velikost jednoho souboru může být maximálně 10 MB.

Jak pole nastavíte

1. V buildru klikněte + Přidat pole a vyberte Soubor(y).
2. Nastavte max počet souborů (1–5).
3. Zaškrtněte povolené typy: PDF, Obrázky (JPG, PNG, WebP, GIF) nebo ZIP archiv (libovolná kombinace).

Když nastavíte max = 1, dialog pro výběr souborů rovnou nepustí vybrat víc souborů. Když nastavíte max > 1, server navíc ohlídá počet pro případ, že by se odesílatel pokusil obejít omezení prohlížeče.

Limity

Co se stane, když se něco pokazí

• Soubor je větší než 10 MB → odesílatel uvidí „Soubor je větší než povolených 10 MB.“
• Vybráno víc souborů než povolených → „Vybráno X souborů, max povoleno Y.“
• Zakázaný typ souboru (např. .exe u formuláře povolujícího jen PDF) → „Soubor má nepovolený formát.“
• Soubor s přejmenovanou příponou (např. .exe přejmenované na .pdf) → „Soubor má nepodporovaný obsah.“ Viz Bezpečnost příloh níže.
• Když upload na úložiště Freela selže (např. dočasný výpadek API), úkol se přesto vytvoří. Soubory, které se nepodařilo nahrát, uvidíte v popisu úkolu jako varování – pokud vyplnil kontaktní e-mail, můžete si je vyžádat znovu. U anonymního formuláře tuto možnost nemáte; do úvodních pokynů proto doplňte alternativní kontakt pro případ potíží s přílohami.

Jak vypadá vyplněný úkol ve Freelu

Když někdo formulář vyplní, automaticky se ve zvoleném To-Do listu vytvoří nový úkol. Pole Předmět se stane názvem úkolu. Když je Předmět skrytý nebo prázdný, název se složí automaticky ve tvaru „Název formuláře – jméno / e-mail / datum“. Ostatní odpovědi se přehledně vypíšou do popisu úkolu – každé pole jako štítek: hodnota.

Pokud formulář obsahuje pole Soubor(y), nahrané přílohy se připojí přímo k úkolu a v popisu úkolu se navíc objeví sekce Přiložené soubory se seznamem názvů a velikostí.

S úkolem pak pracujete jako s jakýmkoliv jiným – přiřadíte řešitele, nastavíte termín, přidáte komentář nebo štítky.

Vložení formuláře na web

Formulář můžete sdílet třemi způsoby. Všechny tři varianty (odkaz, iframe i QR kód) najdete pohromadě v modálu Detaily formuláře.

Přímý odkaz na formulář

Každý formulář má svou veřejnou URL adresu (ve formátu freelo.io/form/...). Odkaz můžete poslat e-mailem, sdílet na sociálních sítích nebo ho umístit jako tlačítko na web.

Vložení online kódu formuláře přes iframe

Po vytvoření online formuláře dostanete iframe kód, který vložíte do HTML kódu své stránky. Formulář se zobrazí přímo uvnitř vašeho webu. Kód s abc123 níže je pouze ilustrace; pro vložení zkopírujte vlastní kód z Detailů formuláře.

<iframe src="https://www.freelo.io/form/abc123?embed=1"
  width="100%" height="700" frameborder="0"></iframe>

QR kód

Z modalu Detaily formuláře stáhnete QR kód ve dvou formátech:

• PNG – rastr s logem Freelo a popiskem pod kódem. Hodí se na vizitky, štítky, letáky nebo cedulku na recepci.
• SVG – vektor pro tisk ve vysokém rozlišení (plakáty, polepy, větší formáty).

Po naskenování telefonem se uživateli formulář rovnou otevře v mobilním prohlížeči – nemusí ho nikam přepisovat.

Správa formulářů

Po přihlášení na stránce Formuláře uvidíte seznam všech svých uložených formulářů.

Každý formulář můžete kdykoli upravit kliknutím na Akce.

Úprava formuláře

U každého formuláře máte tyto možnosti:

• Upravit – změní název, popis, pole nebo cílový projekt/To-Do list.
• Pozastavit / Aktivovat – pozastavený formulář zobrazí hlášku „Formulář je pozastaven“ a nepřijímá nové odpovědi.
• Detaily – otevře modál s veřejnou URL, iframe kódem a QR kódem ke stažení (PNG i SVG).
• Smazat – trvale odstraní formulář i všechny záznamy o odeslaných odpovědích.

Pokud máte starší samostatný odkaz pro správu (management URL), můžete přes něj otevřít stav formuláře a dostupné akce. Současný postup správy používá přihlášení na stránce Formuláře a nabídku Akce.

Když chybí napojený projekt

Když ve Freelu smažete nebo archivujete projekt nebo To-Do list, na který je formulář napojený, na jeho kartě v seznamu formulářů vyskočí oranžový alert s názvem chybějícího projektu a tlačítkem Upravit nasměrování →. To vás pošle rovnou na výběr nového projektu a To-Do listu.

Upozornění vás navede k opravě cílového projektu nebo To-Do listu. Po změně nasměrování ověřte zkušební odpovědí, že nový úkol skutečně dorazil do správného místa.

Bezpečnost

Formuláře jsou chráněné několika vrstvami zabezpečení:

• Invisible reCAPTCHA – pomáhá omezit automatizované odesílání.
• Honeypot pole – skryté pole, které zachytí automatizované spamové boty.
• Omezení odesílání – maximálně 5 odeslání za hodinu z jedné IP adresy na jeden formulář.
• Chráněné propojení s Freelem – přístupové údaje k propojení se ukládají šifrovaně na serveru. Při současném přihlášení přes Freelo nemusíte do formulářů ručně kopírovat API klíč.

Bezpečnost příloh

Útočník by mohl zkusit obejít restrikci typu souborů tak, že přejmenuje příponu – třeba spustitelný .exe soubor přejmenuje na .pdf, aby vypadal jako neškodný dokument. Form Maker tohle aktivně blokuje. Po nahrání souboru kontrolujeme:

1. Jestli má povolenou příponu (podle nastavení formuláře).
2. Jestli skutečný obsah souboru odpovídá té příponě – kontroluje se i obsah souboru, samotné přejmenování přípony nestačí.

Když kdokoli pošle:

• .exe přejmenované na .pdf → odmítnuto
• HTML stránku přejmenovanou na .pdf → odmítnuto
• PNG obrázek přejmenovaný na .pdf (i když by oba formáty byly povolené) → odmítnuto

Tato kontrola omezuje nahrávání souborů, jejichž obsah neodpovídá povolenému typu.

Často kladené otázky

Kolik online formulářů si můžu vytvořit?

Počet formulářů není omezený. Můžete mít formulář pro každý projekt nebo To-Do list zvlášť.

Mohu změnit, kam formulář posílá úkoly?

Ano. V seznamu formulářů klikněte na Akce > Upravit a zvolte jiný projekt nebo To-Do list.

Musí mít odesílatel účet ve Freelu?

Ne. Formulář je veřejný. Vyplnit ho může kdokoliv, kdo má odkaz. Nepotřebuje žádný účet ani přihlášení.

Můžu formulář přizpůsobit svým barvám?

Ano, pro formulář vložený na web přes iframe. V Kroku 3 v sekci Vzhled formuláře nastavíte vlastní brand barvu pro tlačítko Odeslat, aktivní rámečky polí a zaškrtnutá políčka. Samostatná veřejná stránka používá výchozí vzhled Freela. Pole v klidovém stavu zůstávají bílá s šedým rámečkem – detaily viz sekce Vzhled formuláře výše.

Můžu změnit barvu už existujícímu formuláři?

Ano. V seznamu formulářů otevřete Akce > Upravit, v Kroku 3 nastavte barvu a uložte změny. Potom znovu načtěte stránku, do které je formulář vložený přes iframe, a ověřte vzhled. Na samostatné veřejné URL se vlastní brand barva neuplatňuje.

Mohu přidat víc polí typu „Soubor(y)“ do jednoho formuláře?

Zatím ne – maximum je 1 pole pro nahrávání souborů na formulář. Uvnitř jednoho pole ale můžete povolit až 5 souborů.

Co když má odesílatel pomalé připojení a 10 MB upload trvá dlouho?

Prohlížeč ukazuje standardní indikátor uploadu. Server čeká až 60 sekund na jeden soubor – pokud upload trvá déle, soubor se zahodí a v popisu úkolu uvidíte, které soubory selhaly.

Vidí odesílatel, co se s jeho souborem stalo?

Vidí potvrzovací obrazovku „Odesláno“. Informaci, že úkol vznikl ve Freelu, mu záměrně nesdělujeme. Pokud by se odeslání nepodařilo, dostane chybovou hlášku přímo ve formuláři.

Co když potřebuju vyšší limit než 10 MB nebo víc typů souborů?

Aktuálně ne – limity jsou pevné. Pokud potřebujete jiné limity pro konkrétní použití, ozvěte se nám.

Co se stane, když formulář pozastavím?

Návštěvníkům se zobrazí hláška „Formulář je pozastaven“ a nebude možné odeslat odpověď. Existující úkoly ve Freelu zůstanou beze změny.

Vidím, kolik odpovědí formulář dostal?

Ano. Po přihlášení do správy formulářů vidíte na kartě formuláře údaj Odeslání.

Můžu vytvořit anonymní dotazník?

Ano. V nastavení skryjte Jméno a E-mail a nepřidávejte jiné otázky na identitu. Formulář pak tyto kontaktní údaje nevyžaduje. To neznamená, že se nezpracovávají žádné technické údaje; ochrana proti opakovanému odesílání například pracuje s IP adresou.

Musím se přihlašovat pokaždé?

Ne. V jednom prohlížeči zůstanete přihlášeni 30 dní. Odhlásíte se odkazem Odhlásit v panelu formulářů. Formuláře fungují dál i bez přihlášení.

Co když formulář přestane vytvářet úkoly?

Když oprávnění k vašemu účtu vyprší nebo ho odvoláte, uvidíte u formuláře v seznamu upozornění Propojení s Freelem vypršelo. Stačí se znovu přihlásit přes Freelo a formulář uložit – od té chvíle úkoly zase chodí.

Přijde mi upozornění, když někdo formulář vyplní?

Ano, pokud máte v nastavení formuláře zaškrtnuté Upozornit mě na nové úkoly z formuláře. Ve výchozím stavu je zapnuté. Notifikace vám přijde, když vybraný To-Do list sledujete nebo jste jeho výchozí řešitel.

U formulářů, které už máte, volbu najdete při úpravě formuláře. Chcete, aby o nových úkolech věděl i kolega? Přidejte ho k To-Do listu jako sledujícího nebo výchozího řešitele.

Vytvořil jsem formuláře přes API klíč. Musím něco měnit?

Ne. Starší formuláře fungují beze změny. Po přihlášení přes Freelo je uvidíte v seznamu a při dalším uložení se automaticky propojí s vaším účtem.

Na co online formulář ve Freelu využít

Online formulář se hodí všude, kde potřebujete sbírat strukturované informace od lidí, kteří nemusí mít přístup do Freela – ať už jsou to kolegové, zákazníci nebo úplně cizí lidé.

Helpdesk a ticketing

IT oddělení, HR nebo office management – zaměstnanci nahlásí problém přes formulář a požadavek padne jako úkol s jasným zadáním. Žádné e-maily, které zapadnou.

Poptávky a kontaktní formulář

Nahraďte kontaktní formulář na webu. Každá poptávka se stane úkolem v obchodním projektu – vidíte, kdo ji řeší, v jakém je stavu, a nezapadne mezi stovkami e-mailů.

Kreativní brief a zadání pro tým

Klient nebo stakeholder vyplní brief (cíle, termín, cílová skupina, reference). Kreativní tým dostane strukturované zadání místo kusých e-mailů.

Zpětná vazba a hodnocení

Po školení, workshopu nebo dokončeném projektu pošlete účastníkům odkaz na formulář. Každá odpověď = úkol s follow-up akcí, kterou někdo skutečně zpracuje.

Hlášení chyb (bug report)

Strukturovaný formulář s poli pro popis chyby, kroky k reprodukci a prioritu. Vývojový tým dostane rovnou srozumitelný úkol místo vágního „nefunguje mi to“.

Zjednodušené zadávání pro nezkušené uživatele

Máte ve firmě kolegy, kteří nepracují s počítačem každý den? Formulář s pěti jasnými poli je jednodušší než navigace v jakémkoliv PM nástroji. Stačí vyplnit, odeslat – hotovo.