Poznámky jsou textové dokumenty pro zadání, zápisy i postupy týmu u projektu. Naučte se je vytvořit, upravovat, připnout k projektu či To-Do listu, omezit přístup a sdílet s ostatními.
- Odkazy na všechny související materiály k projektu
- Soubory a obrázky
- Seznam důležitých kontaktů k projektu
- Výstup ze schůzky
- Specifika daného projektu
- Wiki k projektu
- Popis procesů a častých postupů
Jak vytvořit poznámku
Novou poznámku můžete přidat několika způsoby. Poznámka se vždy váže ke konkrétnímu projektu, ve kterém ji přidáte. Poté ji můžete přes URL adresu prolinkovat kamkoli, nebo ji připnout ke konkrétnímu To-Do listu.
Vytvoření v Poznámkách
První z nich je přes sekci Poznámky v horní liště projektu.
V sekci Poznámky klikněte na Vytvořit poznámku vpravo nahoře. Otevře se okno Vytváříš novou poznámku.
Poznámka musí mít vždy vyplněný název. Vyplňte proto pole Zadej název poznámky… a ideálně rovnou napište i text poznámky. Text můžete formátovat pomocí lišty pod editorem. Poznámku vytvoříte tlačítkem Uložit.
Přidání a připnutí k To-Do listu
Přímo u To-Do listu můžete vytvořit novou poznámku nebo připnout už existující. Připnutá poznámka se zobrazí nad úkoly daného listu.
V řádcích klikněte u tlačítka Přidat úkol na konci To-Do listu na šipku a zvolte Přidat poznámku.
Ve sloupcovém zobrazení najdete stejnou šipku vedle tlačítka + v záhlaví sloupce. V nabídce jsou kromě Přidat poznámku i další možnosti: Přidat více úkolů, Přidat ze šablony, Přidat sloupec vpravo a Přidat sloupec vlevo.
V okně Připnout poznámku otevřete výběr poznámek. Vyberte existující poznámku, nebo zvolte Vytvořit novou poznámku…. Tuto volbu najdete úplně na konci seznamu, za existujícími poznámkami.
U nové poznámky je nutné vyplnit název, obsah můžete zadat až později. Potom klikněte na Připnout poznámku. Nová poznámka se po uložení hned objeví připnutá v To-Do listu. Obsah do ní doplníte po kliknutí na její název přes Upravit a Uložit novou verzi.
Při psaní komentáře
Novou poznámku můžete založit i při psaní komentáře nebo popisu úkolu. Napište lomítko „/“, otevřete nabídku Vytvořit a zvolte Vytvořit poznámku.
V okně Vytváříš novou poznámku vyberte projekt a případně složku, vyplňte název a obsah a potvrďte tlačítkem Uložit. Do rozepsaného komentáře se vloží proklik přímo do poznámky, který se zobrazuje jejím názvem. Komentář pak odešlete jako obvykle.
Zmínka poznámky v úkolu nebo komentáři
Na existující poznámku můžete odkázat v popisu úkolu i v komentáři. Kolegové ji pak otevřou jedním kliknutím přímo z úkolu. V popisu úkolu nebo v komentáři napište lomítko „/“ a zvolte Zmínit úkol, poznámku….
Do vyhledávání napište část názvu poznámky a vyberte ji ze seznamu. Ve výsledcích se kromě poznámek zobrazují i další položky, pod každou z nich vidíte, do kterého projektu patří.
Odkaz se vloží do textu a zobrazuje se názvem poznámky. Popis úkolu pak uložte modrým tlačítkem s fajfkou, komentář odešlete modrým tlačítkem odeslání. Když na odkaz najedete myší, zobrazí se náhled poznámky. Celou poznámku otevřete kliknutím na odkaz nebo přes Přejít na detail poznámky.
Úprava poznámky
Poznámku může upravit uživatel, který k ní má přístup. Otevřete ji a v pravém menu zvolte Upravit.
Změňte název nebo obsah. Text můžete formátovat lištou pod editorem, například nadpisy, odrážkami, citací nebo barevným zvýrazněním. Úpravy potvrďte tlačítkem Uložit novou verzi. Každé uložení vytvoří novou verzi poznámky. Volba Zrušit moje změny rozepsané úpravy zahodí.
Při úpravě se může hodit dát o změnách vědět kolegům. K tomu slouží přepínač Vybrat, koho o změnách informovat…. Zapněte ho a zaškrtněte uživatele, kterým má přijít upozornění.
Historie verzí najdete vpravo nad obsahem poznámky nebo v jejím pravém menu.
V okně Historie úprav rozbalte požadovanou verzi. Kliknutím na Zvýraznit změny zobrazíte, co se mezi verzemi změnilo. Odebraný text je červeně přeškrtnutý a nový text zeleně podbarvený. Samotné rozbalení poznámku nezmění. Historie uchovává uložené verze, nikoli neuložený rozepsaný text.
Pokud v poznámce došlo k chybě, omylu nebo smazání části textu, můžete obnovit některou z předchozích verzí. Rozbalte ji a klikněte na Obnovit tuto verzi.
Funkce poznámky
Připnutí poznámky k projektu
Poznámka připnutá k projektu se zobrazí na jeho detailu v sekci Informace. Hodí se sem například všeobecné zadání nebo instrukce k projektu. Poznámku připnete z jejího detailu: v pravém menu klikněte na Připnout k projektu. Připnutí proběhne rovnou a poznámka se v Informacích zobrazí se žlutou ikonou.
Do sekce Informace můžete přes ikonu + připnout odkaz na cokoli, tedy i na konkrétní poznámku. Nejde ale o cestu, jak vytvořit novou poznámku. Samostatnou sekci Poznámky už na detailu projektu zobrazit nejde. Více o této sekci najdete v článku Připnuté informace.
Klikněte na + vedle nadpisu Informace. Do prvního pole vložte URL poznámky, do druhého její název a potvrďte tlačítkem Připnout. URL poznámky získáte na jejím detailu z adresního řádku prohlížeče, nebo přes Kopírovat URL poznámky v pravém menu.
Připnutí poznámky k To-Do listu
Připnuté poznámky k To-Do listu se zobrazují jako první položky v To-Do listech, ještě před úkoly. Pomocí poznámky můžete vytvořit popisek, zadání nebo diskuzi k celému To-Do listu. Poznámku můžete napsat hned při zakládání To-Do listu po kliknutí na Přidat poznámku nebo připnout zpětně na detailu poznámky.
Jak připnout poznámku
Poznámku můžete připnout k projektu nebo ke konkrétnímu To-Do listu. V jejím pravém menu k tomu slouží dvě různé volby: Připnout k projektu a Připnout k To-Do listu…. Ve druhém případě vyberete cílový list a připnutí potvrdíte. Poznámka bude po ruce všem, kdo k ní mají přístup.
Omezení přístupu k poznámce
Pokud přístup neomezíte, poznámku vidí všichni v projektu. V pravém sloupci u Přístup k poznámce má… klikněte na ikonu postavy s plus a vyberte uživatele. Výběr se ukládá průběžně, samostatné tlačítko Uložit zde není.
Kdo má k poznámce přístup, poznáte na první pohled podle avatarů pod nadpisem Přístup k poznámce má…. U odebrání přístupu se otevře potvrzení Odebrat přístup k poznámce. Změnu dokončíte přes Potvrdit, nebo ji zavřete přes Zrušit.
Označení poznámky hvězdičkou
Poznámku si můžete označit jako oblíbenou. V pravé části menu klikněte na Označit hvězdičkou. Díky tomuto označení vám už poznámky v projektu jen tak nezapadnou.
Oblíbenou poznámku pak poznáte podle modré hvězdičky přímo na kartě v sekci Poznámky. Nad kartami najdete vyhledávání podle názvu a nabídku řazení. Podle hvězdičky ale poznámky filtrovat nejde.
Diskuze / Komentáře / Soubory pod poznámkou
Pod poznámkou můžete diskutovat stejně jako u úkolů. Můžete přikládat i soubory a udělat tak z poznámky komplexní zadání projektu s podklady a probrat to s celým týmem. V rámci diskuze můžete použít @zmínku, což doručí uživatelům notifikaci, přikládat soubory a pracovat stejně jako s komentářem v diskuzi u úkolu.
Sledování poznámky
Poznámku můžete dlouhodobě sledovat podobně jako úkol. V pravém menu zvolte Začít sledovat. Pokud už ji sledujete, nabídka ukazuje Přestat sledovat. Doručování upozornění závisí i na vašem nastavení notifikací.
Upozornění o změnách
Při ukládání úprav můžete vybrat příjemce upozornění o aktualizaci. Zapněte Vybrat, koho o změnách informovat…, zvolte uživatele a změny potvrďte přes Uložit novou verzi.
Nebo lze použít @zmínku uživatele přímo v komentáři nebo v poznámce. Následně mu přijde notifikace do zvonečku.
Sdílení poznámky
Poznámku můžete sdílet i s člověkem bez účtu ve Freelu. V pravém menu klikněte na Sdílet přes veřejný odkaz….
V následujícím okně klikněte na Vygenerovat veřejný odkaz. Sdílený obsah je dostupný každému, komu odkaz pošlete. Obsah je vždy aktuální, takže po úpravě poznámky nemusíte generovat nový odkaz. Hodí se proto třeba pro aktuální informace pro klienta. Odkaz je pouze pro čtení, přes něj poznámku upravit nejde.
Po vygenerování je odkaz aktivní. Zkopírujete ho ikonou vedle pole Veřejný odkaz. V poli iframe najdete kód pro vložení poznámky přímo do webových stránek.
Jak poznámku uvidí příjemce, zjistíte tlačítkem Přejít na veřejnou stránku.
Jak zrušit veřejný odkaz
Sdílení ukončíte ve stejném okně. Na detailu poznámky klikněte v pravém menu na Sdílet přes veřejný odkaz… a v okně zvolte Zrušit tento veřejný odkaz. Odkaz pak přestane fungovat.
Firemní wiki
Díky připnutí poznámky k projektu lze vytvořit firemní znalostní bázi. Může sloužit jako jednoduchá firemní wiki s postupy a procesy. Všechny informace, které by měli lidé ve firmě znát, budou na jednom místě.
To-Do listy doporučujeme využít jako kategorie a jednotlivé poznámky jako články. Do To-Do listů poznámky dostanete připnutím na detailu poznámky. Připnuté poznámky poslouží třeba i jako obecná diskuze týmu.
Praktické využití
- Zápis z porady – vytvořte poznámku ke každé schůzce. Zapište výstupy, úkoly a rozhodnutí přímo do projektu, kde patří. Kolegové mají přehled hned po skončení porady a nic se neztrácí v e-mailu.
- Karta klienta – v poznámce připnuté k projektu uchovejte klíčové informace o klientovi: kontakty, fakturační údaje, odkaz na smlouvu nebo brief. Členové týmu s přístupem k poznámce mají aktuální informace na jednom místě.
- Návody a postupy – zdokumentujte opakované procesy (jak zaučit nového kolegu, jak předat projekt klientovi, jak vyřizovat reklamace). Díky historii verzí máte vždy přehled o tom, co se změnilo a kdy.
- Projektový brief – připněte zadání nebo briefing k projektu, ať ho má každý člen týmu vždy po ruce přímo na detailu projektu. Není potřeba ho hledat v e-mailu nebo jiném nástroji.
- Sdílení podkladů s klientem – poznámku s výstupy, návrhy nebo reportem sdílejte přes veřejný odkaz s klientem, který ve Freelu nemá účet. Odkaz jednoduše vygenerujete přes Sdílet přes veřejný odkaz.
- Firemní znalostní báze – využijte projekt jen pro poznámky, kde To-Do listy slouží jako kategorie a jednotlivé poznámky jako články. Nové postupy, FAQ nebo obecné informace pro celý tým budou vždy dostupné a prohledávatelné.