Nastavení uživatelských práv ve Freelu určuje, kdo vidí To-Do listy, poznámky a výkazy. Zjistěte, jak omezit přístup jednotlivým uživatelům a jaké pravomoci mají kapitán, Správce a Projekťák.
Ve Freelu určujete, kdo co u projektu uvidí. Pokud přístup neomezíte, přizvaný uživatel vidí všechny To-Do listy s úkoly a diskuzemi i ostatní přizvané uživatele. Přístup k poznámkám nastavujete samostatně; omezení To-Do listů poznámky automaticky neskryje.
Běžný přizvaný uživatel vidí vlastní výkazy a výkazy, které mu ostatní výslovně sdílejí. Rozpočet projektu a To-Do listů i výkazy všech přizvaných uživatelů jsou dostupné kapitánovi, Správci projektu a Firemnímu kapitánovi.
Každému můžete nastavit oprávnění na přístup pouze do konkrétních To-Do listů. V rámci To-Do listů uživatel uvidí všechny úkoly, jejich přiřazení ostatním, diskuze. Může přidávat úkoly, měnit řešitele, termíny, štítky a priority.
Uživatelská práva u To-Do listů
Hlavním obsahovým blokem jsou To-Do listy, seznamy úkolů, které spolu nějakým způsobem souvisí. Ty obsahují úkoly s diskuzí a soubory. Přístup může nastavit kapitán (vlastník projektu) nebo správce projektu.
V sekci Uživatelé na detailu projektu nastavíte, kdo na který To-Do list uvidí. Tím zajistíte, že každý má přístup jen tam, kam chcete. Klikněte u uživatele na štítek Všechny To-Do listy a přepněte z Vše na Vybrané – pak už jen zaškrtáte listy, které mu zpřístupníte.
Přístup můžete omezit uživatelům nebo celým týmům už při přizvání do projektu. V dialogu Přidat uživatele vypněte volbu Přizvaní uživatelé uvidí všechny To-Do listy a vyberte alespoň jeden konkrétní list. Přizvání potvrďte přes Přizvat uživatele.
Je nutné, aby měl uživatel přístup alespoň k jednomu To-Do listu v projektu. Jinak uvidí defaultně na všechny.
Když vytvoříte nový To-Do list, je potřeba uživateli s omezenou viditelností To-Do listů nastavit přístup. Defaultně k němu nebude mít uživatel oprávnění.
Kdo bude mít k To-Do listu přístup, můžete nastavit také ihned při jeho vytváření. V řádku pro nový To-Do list klikněte na ozubené kolečko a v části Uživatelé s přístupem k To-Do listu vyberte, kdo ho uvidí.
Uživatelská práva u poznámek
Poznámky jsou textové dokumenty u projektů. Jejich přístupová práva nastavujte zvlášť, nezávisle na To-Do listech. Občas se hodí některé poznámky skrýt. Např. když ladíte s týmem zadání a nechcete, aby ho viděl klient. Podívejte se na bližší informace o omezení přístupu k poznámce.
Uživatelská práva u výkazů
Kapitán i Správce projektu vidí výkazy všech přizvaných uživatelů automaticky. Žádný přizvaný uživatel jim svůj výkaz na projektu nemůže skrýt.
Každý uživatel se ale může rozhodnout, kterému dalšímu uživateli chce výkazy na konkrétním projektu ukázat.
V sekci Výkazy na detailu projektu klikněte vpravo nahoře na ikonu Kdo vidí moje výkazy. Rozbalí se panel, ve kterém zaškrtnete uživatele nebo celé týmy a výběr potvrdíte tlačítkem Uložit. Mrkněte na detailní popis nastavení sdílení výkazů.
Role Správce projektu
Chcete, aby někdo další mohl k projektu zvát další uživatele nebo viděl finance a výkazy? Stačí, když uživateli nastavíte roli Správce v sekci Uživatelé na detailu projektu. Podívejte se na video o roli Správce. Tato funkce je dostupná v testovacím Trialu a placených tarifech Business nebo Premium.
Jděte na detail konkrétního projektu a přejděte do sekce Uživatelé. Pokud jste kapitán nebo správce projektu, můžete roli přidělit ostatním: otevřete u vybraného uživatele trojtečkovou nabídku Možnosti v pravé části řádku a zvolte Jmenovat správcem projektu. Správce poznáte podle modré koruny u jeho avatara.
Roli Správce nastavíte hromadně pro víc projektů najednou v sekci Všichni uživatelé. V pravé části řádku otevřete trojtečkovou nabídku, zvolte Projekty, ve kterých je… a u vybraných projektů zapněte přepínač Správce projektu. Změny uložíte tlačítkem Uložit.
Role Projekťák
Potřebujete od někoho pomoc s řízením více projektů? Nastavte mu roli Projekťák. Díky tomu pod vaším účtem může vytvářet nové projekty a je u takových rovnou nastavený jako Správce projektu.
Omezení pravomocí skrz role
Stejně tak, jako můžete uživatelům poskytnout víc pravomocí skrz přidělení role (projekťák, správce, firemní kapitán), můžete jim i role omezovat. Z toho vyplývá, že se tyto role navzájem vylučují – uživateli s rolí zvyšující jeho pravomoce nemůžete udělit omezující roli a naopak.
Kdo vidí co?
Vlastník (kapitán), Firemní kapitán a správce projektu vidí:
- Budget / Rozpočet projektu a To-Do listu.
- Finanční výkazy všech uživatelů.
- Naměřený čas všech uživatelů.
- Všechny poznámky.
- Všechny To-Do listy, úkoly a diskuze.
- Své vlastní štítky u projektu (nikdo jiný je neuvidí).
Přizvaný uživatel vidí:
- Vlastní finanční výkazy.
- Vlastní naměřený čas.
- Finanční a časové výkazy uživatele, který mu je sdílí.
- Všechny poznámky u projektu, dokud vlastník/správce poznámku nezpřístupní pouze konkrétním osobám.
- To-Do listy, úkoly a diskuze, kam mu dá vlastník/správce projektu přístup. Pokud není nastaveno, vidí po přizvání do projektu všechny To-Do listy.
- Své vlastní štítky u projektu (nikdo jiný je neuvidí).
- Všechny přizvané uživatele k projektu.
Praktické využití
- Klient v projektu bez interních informací – klientovi zpřístupníte jen potřebné To-Do listy; interní poznámky skryjete samostatným nastavením jejich přístupu
- Interní tým vs. externisté – interním kolegům zpřístupníte vše, externistům nebo klientům jen konkrétní část projektu
- Citlivé poznámky mimo dosah klienta – interní zadání nebo cenové kalkulace uzamknete pro konkrétní osoby, klient je neuvidí
- Přidělení správy projektu kolegovi – rolí Správce mu dáte pravomoc zvát uživatele a sledovat výkazy, aniž byste ztratili kontrolu kapitána
- Oddělená viditelnost výkazů – freelancer vidí své výkazy a ty, které mu ostatní sdílejí; Správce projektu vidí výkazy všech jeho účastníků