Mimo kancelář označí vaši nepřítomnost ve Freelu. Nastavte období dovolené nebo jiné nedostupnosti; kolegové pak u vašeho avatara v detailu úkolu zjistí, do kdy jste pryč.
Status zapnete přes svůj avatar v pravém horním rohu a položku Mimo kancelář.
V okně Jsem mimo kancelář zapněte přepínač Jsem mimo kancelář a vyberte, od kdy do kdy bude nepřítomnost trvat. Nastavení potvrďte tlačítkem Uložit.
Najednou můžete mít nastavené jen jedno období nepřítomnosti. Když v okně vyberete nové datum a uložíte ho, přepíše to původní.
Zobrazení statusu napříč Freelem
Status je vidět například u sledujících v detailu úkolu. U avatara se objeví oranžová značka; po najetí kurzorem se zobrazí Pryč a období nepřítomnosti.
Stejnou informaci najdete také u řešitele v detailu úkolu, na kartě v Kanbanu a na Dashboardu v pohledu Tabulka. Samotné zapnutí statusu úkoly nepřeřadí na jiného řešitele.
Nastavení v Business Panelu
Nastavení nepřítomnosti jinému uživateli vyžaduje oprávnění Kapitána nebo Firemního kapitána a ověřenou firemní doménu. E-mail spravovaného uživatele musí patřit na tuto doménu.
V Business panelu otevřete správu uživatelů a nabídku u konkrétního uživatele. Pokud obsahuje Mimo kancelář, otevřete ji, nastavte období a potvrďte tlačítkem Uložit a zavřít.
Pokud položku Mimo kancelář nevidíte: ověřte svou roli a shodu e-mailové domény uživatele s ověřenou doménou. Samotná absence této položky v jedné nabídce neznamená, že byla funkce zrušena všem. Dostupnost pro konkrétní účet potvrďte s podporou Freela. Uživatel si může nepřítomnost nastavit sám přes svůj avatar.
Automatizace
Po vytvoření a otestování vlastního scénáře využívajícího API a integraci s Make lze proces automatizovat oběma směry. Při vytvoření události ve vašem Google kalendáři se vám může automaticky nastavit na stejný termín Mimo kancelář ve Freelu nebo naopak.
Vlastní scénář může termín ukládat do evidence, například Google Sheets, nebo nastavovat odpovídající stav ve Slacku, pokud to jeho API a oprávnění umožňují. Samotné zapnutí statusu ve Freelu žádnou synchronizaci s kalendářem, tabulkou ani Slackem nezapíná.
Dokumentaci API naleznete na odkaze a v případě Make integrace využijte Freelo modul Make an API call.
U scénáře pro jiné uživatele ověřte oprávnění API a podmínku ověřené domény. Před zapnutím vyzkoušejte správného uživatele, data i návrat ze stavu nepřítomnosti.
Praktické využití
- Dovolená bez vysvětlování - období nepřítomnosti si nastavíte předem a kolegové u vašeho avatara uvidí, do kdy jste pryč. Nemusíte nikomu psát.
- Plánování podle dostupnosti - v Kanbanu najedete na avatara řešitele urgentního úkolu a zjistíte, do kdy je pryč. Podle toho domluvíte jiného řešitele nebo upravíte plán.
- Nečekaná nemoc kolegy - když kolega onemocní a status si sám nastavit nemůže, nastavíte mu ho jako kapitán v Business panelu. Tým hned ví, že úkoly přiřazené jemu teď nikdo neřeší.
- Dovolená z kalendáře - přes API a Make si napojíte Google kalendář nebo docházkový systém. Událost dovolené pak sama nastaví Mimo kancelář ve Freelu a nemusíte ji zadávat dvakrát.