Obsah
Adam Bárta je mentorem digitální produktivity a jedním z uživatelů Freela. Na svém YouTube kanálu nedávno sdílel, jak postavil systém nástrojů, díky kterému jeho firma funguje i bez něj. A protože jsme vaším parťákem na plavbě za produktivnějšími zítřky, servírujeme vám Adamovy tipy i na našem blogu.
1. Google Workspace: Start, ne cíl
Email. Kalendář. Úložiště. Tři pilíře, bez kterých žádná firma nechytne pořádný vítr do plachet.
U Adama ve firmě je e-mail pořád stěžejní pro poptávky, potvrzení a některé dokumenty. Kalendář je jediným zdrojem pravdy – co není v kalendáři, jako by neexistovalo a díky propojení s Cal.com a Make se do něj schůzky propisují automaticky.
Google Drive = centrála všech dokumentů. Dřív jeden soubor lovili půl hodiny, dneska napíšou dvě slova a najdou ho za vteřinu. Největší výhoda? Když v dokumentu něco upravujete, neverzujete. To, co vidíte, je vždy nejaktuálnější verze.
💡 Freelo tip
Věděli jste, že dokumenty si můžete ukládat i ve Freelu? V projektu si vytvoříte složku, kam nahrajete buď soubor samotný, nebo si do ní uložíte odkaz na online soubor, abyste ho měli vždy po ruce.
2. Freelo: Tým na jedné vlně
Řídíte úkoly přes e-mail a zprávy? Adam to dělal roky – všechno nosil v hlavě, a to prostě nebylo udržitelné. Vy můžete být chytřejší a poučit se z jeho chyb.
Freelo řeší projektové řízení a týmovou komunikaci – tedy kdo co a kdy dělá. Ale já ve firmě potřebuju víc: fakturovat, sledovat cashflow, podepisovat smlouvy. Proto jsem hledal způsob, jak správně poskládat nástroje tak, aby na sebe navazovaly, ne aby si překážely.
– Adam Bárta, mentor digitální produktivity
Nejdřív procesy, pak nástroj
Adam si jednotlivé kroky své práce sepisoval na papír: Poptávka → odpověď → úvodní kolo → nabídka → smlouva → dalších 30 kroků k dokončené zakázce. Checklist nejen pro něj, ale i pro nové kolegy. Ale jak si ho předávali? Jak věděli, kdo má co na starost, a co je už hotové? Nevěděli…
Potřeboval jsem nástroj, kde bude mít každý krok bude mít jasně definovanou odpovědnou osobu, její jméno a termín.
– Adam Bárta, mentor digitální produktivity
Dnes už se v papírkách netopí, mají Freelo
- Všechno na jednom místě – od velkých zakázek po plánování videí.
- Už žádné týmové e-maily – vše řeší ve Freelu.
- Evidence nápadů s minimálním úsilím – své nápady nadiktují rovnou do Freela, a je to.
- Klasifikace úkolů na týdenní bázi – úkol do 2–3 min Adam vyřídí sám a hned, zbytek deleguje.
Někdo Freelu vyčítá, že je moc jednoduchý, ale právě v tom je síla. Je tak akorát složitý a přitom jednoduchý. Nezadržuje mě a funguju v něm přirozeně.
– Adam Bárta, mentor digitální produktivity
🛟 Freelo se přizpůsobuje vám, ne vy jemu
Věděli jste, že dokumenty si můžete ukládat i ve Freelu? V projektu si vytvoříte složku, kam nahrajete buď soubor samotný, nebo si do ní uložíte odkaz na online soubor, abyste ho měli vždy po ruce.
3. Tabidoo: Data místo pocitů
Jakmile máte úkoly pod kontrolou, potřebujete vidět celý byznys v datech. Adam dva roky pracoval v Tabidoo, takže když šel na volnou nohu, volba byla jasná.
V Tabidoo kormidluje především:
- obchodní tok: vidí stav každé poptávky v reálném čase
- automatizace: zakládání poptávek, generování nabídek a smluv
- ekonomiku zakázek: příjmy, náklady, vyfakturované částky, reálný cashflow
Rozhoduju se ne podle pocitu, ale podle dat. Tabidoo není jen další apka. Je to moje firma v číslech.
– Adam Bárta, mentor digitální produktivity
4. ABRA Flexi: Přehled o každé koruně
V minulosti Adam fakturoval přímo z Tabidoo. Pak přibyly zakázky, platby, lidi, účetní a rázem potřeboval komplexní účetnictví, které nevypadá jako z 90. let.
ABRA Flexi mu pomáhá sledovat:
- faktury (vystavené, po splatnosti, čeká na platbu)
- bankovní pohyby
- DPH
- cashflow (díky napojení na Tabidoo dopředu vidí, kolik peněz přijde)
5. Digisign: Smlouvy bez papírování
👉🏻 Dřív: otevřít dokument → vytisknout → podepsat → naskenovat → poslat.
A když se něco upravovalo, tak se tohle kolečko otočilo několikrát. Na první pohled prkotina, ale vezměte si, kolik času je jedno kolečko stálo.
S DigiSign sviští rychlostí torpedoborce:
- šablona → vygenerování smlouvy
- odeslání přes DigiSign
- lient podepíše online na mobilu
- Notifikace + automatická archivace na disk
Podpisy jsou právně platné, dokumenty automaticky archivované a zpětně dohledatelné.
6. YouTube: Důvěra už před schůzkou
Před třemi lety začal Adam natáčet videa. Žádný sofistikovaný plán. Prostě se chtěl naučit mluvit na kameru a sdílet zkušenosti. Dnes jsou sociální sítě jeho největším akvizičním kanálem.
Proč to funguje?
- Lidé rozkliknou popisek a domluví si konzultaci.
- Nemusí vysvětlovat, kdo je a jak přemýšlí – klienti to vidí ve videích.
- Vztah a důvěra vznikají dřív, než se vůbec potkají.
- Konkurence sype peníze do reklam, Adam má neplacený náskok.
Mám brand a zkušenosti, které sdílím zadarmo. Tím buduju něco, co se nedá koupit – důvěru.
– Adam Bárta, mentor digitální produktivity
🌟 Adamův bonus na závěr
Make: Tichý operátor v pozadí
Make je pro Adama srdcem celého appkového ekosystému – propojuje všechny předchozí nástroje. A my mu fandíme. Sami jsme vám už dávali návod, jak a proč automatizovat práci s klienty.
Co Make Adamovi pomáhá automatizovat:
- Přijde poptávka → propíše se do Tabidoo.
- Klient rezervuje schůzku → Make pošle notifikaci.
- Klient podepíše smlouvu → spustí se fakturační proces.
- Vytvoří se faktura v ABRA Flexi → odešle se email.
Automatizace není o tom nahradit lidi. Je o tom, že systém dělá rutinu – přeposílání, připomínání, zapisování. Dává mi to prostor soustředit se na věci, ve kterých mám reálnou přidanou hodnotu.
– Adam Bárta, mentor digitální produktivity
Jednou možná zjistíte to samé, co Adam: největší hodnota není v tom, že máte všechno zautomatizované. Spočívá v tom, že večer můžete zavřít notebook a žít svůj život.
A to se nestane, pokud vaši firmu bude ovládat chaos. Zkroťte ho nastavením firemních procesů a pohoda bude rázem na obzoru.
🔑 Začněte s projektovým řízením ve Freelu. Domluvte si konzultaci a ponořte se do systému šitého na míru své firmě.
