7 pravidel, jak si rozdělit projekty a neutopit se v nich

Založit projekt ve Freelu je otázka jednoho kliknutí. Udržet v projektech pořádek i po půl roce už tak snadné není. Většina chaosu přitom nevzniká v úkolech, ale v tom, jak máte projekty rozdělené.

👀

Jak správně rozdělit projekty?

Projekty rozdělujte podle oblastí práce, které mají vlastní výstup a vlastní posádku: klient, web, marketing, zákaznická péče. Ne podle jmen lidí a ne podle termínů. Dobré rozdělení poznáte jednoduše: každý v týmu bez váhání ví, do kterého projektu má nový úkol zapsat.

1. Používejte jednoznačné názvy projektů

Ať už projekty rozdělíte jakkoliv, všechno začíná jejich pojmenováním. Nad názvem bude každý kolega přemýšlet vždy, když bude chtít konkrétní projekt otevřít. Nenuťte ho pokaždé sahat po fulltextu.

Zkratky používejte s mírou. Noví nebo externí kolegové jejich význam neznají a budou dumat nad tím, o co vlastně jde. Držte konzistentní názvy: freelancer může každý projekt pojmenovat jménem nebo značkou klienta, webová agentura zase názvem domény, na které web běží. A když potřebujete v názvu odlišit ještě typ práce nebo fázi, prefixy se začnou nabalovat rychle. Většinou to lépe vyřeší štítky projektu, podle kterých si projekty rovnou i vyfiltrujete.

Pokud řešíte pojmenování a pravidla pro celý tým, mrkněte na článek Nastavte Freelo tak, ať jsou všichni na jedné vlně.

2. Nemixujte v jednom projektu dlouhodobé a jednorázové úkoly

Trocha míchání ničemu nevadí. Jakmile se z toho ale stane pravidlo, začne to na velkých projektech zdržovat. Ke každodenním úkolům se posádka pracně proskrolovává skrz řadu položek, které ji dnes vůbec nezajímají.

Dlouhodobé věci proto odložte do plánovacího projektu (viz pravidlo 7). Úkoly, které patří k jedné konkrétní události, si dejte do jednoho krátkodobého projektu a po akci ho zavřete. A u věcí, které se vracejí každý měsíc, nastavte rovnou opakovaný úkol, ať je nemusíte zadávat znovu.

3. Nedělejte příliš velké projekty

Nejčastější důvod nepřehledného projektu je banální: úkolů je v něm zkrátka moc. Viděli jsme e-shop, který v jediném projektu řešil zákaznickou podporu, vývoj webu i marketing. Každý pak projektem dlouze projížděl, hledal to důležité a ztrácel čas.

V takovém případě je mnohem lepší založit jeden projekt na marketing, druhý na vývoj e-shopu a třetí na zákaznickou péči. Vodítko: když v projektu pracují lidé, kteří se navzájem vůbec nepotřebují, jsou to nejspíš dva projekty. Další chyby, na kterých projekty najíždějí na mělčinu, rozebíráme v článku 3 chyby, které vám zbytečně brání dotáhnout projekty do konce.

4. Nedrobte práci na desítky mrňavých projektů

Opačný extrém zdržuje stejně. Neustálé přepínání mezi projekty práci láme a přehled se rozpadne do desítek kartiček. Pokud máte řadu podobných projektů a v každém jen jednotky úkolů, zvažte jejich sloučení do jednoho projektu s několika To-Do listy.

Samozřejmě jen tehdy, když to dává smysl a nenabouráte si tím strukturu, na které jste se v týmu dohodli („co klient, to projekt“). A jestli chcete vidět, kolik projektů v týmu reálně žije a kolik už jen zabírá místo, poslouží Insights v Business panelu.

5. Nerozdělujte projekty podle lidí

Velmi častý nešvar, hlavně u firem, které teprve přecházejí z papíru a e-mailů na online spolupráci. „Frantovi budu dávat úkoly do projektu František TO-DO a Karlovi do projektu Karel maká.“

Netvrdíme, že to nemůže chvíli fungovat. Jenže pak Františkovu práci převezme Karel, začnou se vzájemně úkolovat a chaos je na světě. Nebo se v projektu Františka řeší úkoly ještě půl roku po tom, co z firmy odešel.

Za takovým rozdělením přitom stojí úplně legitimní potřeba: podívat se, co má na sobě konkrétní člověk. Na to ale nepotřebujete vlastní projekt. Ve Freelu vidíte úkoly podle řešitelů napříč všemi projekty hned na Dashboardu, v kalendáři úkolů, nebo přímo na profilu konkrétního člověka. Zjistit, kdo je vytížený, tak nemusí být detektivní práce.

6. Nerozdělujte projekty podle termínů

Tedy pokud nemáte železnou disciplínu a žádný úkol u vás nesnese odklad. V opačném případě bude tým lovit úkoly v projektu Březen ještě před Vánoci. ⚓

Termíny patří k úkolům, ne do názvů projektů. A když potřebujete vidět, co na co navazuje a kde se práce kříží, otevřete si Timeline místo toho, abyste zakládali projekt na každý měsíc.

7. Založte si plánovací projekt

Vytvořte si jeden samostatný projekt pro firemní plánování. Zadejte do něj jen to nejdůležitější: hlavní milníky, firemní roadmapu, zásadní termíny. Detaily do něj nepatří, tenhle projekt má být přehledný sumář.

Průběžně do něj přidávejte status updaty a všichni okamžitě vidí, v jaké fázi firemní plán je. Navíc ho snadno nasdílíte třeba společníkovi nebo nadřízenému jako report. Co dalšího do plánovacího projektu patří, najdete v článku 10 tipů, jak řídit malou firmu a nepustit kormidlo.

Projekt, To-Do list, nebo štítek? Kdy co použít

Většina otázek o rozdělení projektů se vyřeší tím, že si ujasníte, na jaké úrovni která věc žije. Ve Freelu máte čtyři a stačí je používat v následujícím pořadí:

1. Projekt je oblast práce s vlastním výstupem a vlastní posádkou. Zakládejte ho tehdy, když se liší lidé, přístupy nebo rozpočet.
2. To-Do list je fáze nebo typ práce uvnitř projektu. Sem patří „Zakázka: nový web“, „Průběžná správa“ nebo „Nápady“. Když váháte mezi novým projektem a novým To-Do listem, začněte listem: přesunout ho jinam je otázka pár kliknutí.
3. Úkol a podúkoly nesou konkrétní práci. Jakmile se úkol začne tříštit na deset kroků, přidejte podúkoly a nezakládejte kvůli tomu projekt.
4. Štítky jsou pohled napříč. Priorita, typ práce, klient nebo kanál patří na štítek, ne do názvu projektu.

Jak rozdělení projektů vypadá v praxi?

Aby se pravidla dala lépe představit, přidáváme tři ukázky podle typu týmu.

🌐 Webová agentura

Ideálně jeden projekt na jeden web. U velkých webů se vyplatí rozdělit je tematicky: „domena.cz: programování“, „domena.cz: marketing“. K tomu jeden interní projekt na chod agentury, aby vlastní věci nespadly do klientských projektů.

🧭 Freelancer

Jeden projekt na klienta a v něm kompletní spolupráce. Volnonožci k tomu většinou přidávají jeden vlastní projekt na akvizici, fakturaci a administrativu.

🛒 Středně velký e-shop

Uživatelům z řad e-shopů funguje například tohle rozdělení: vývoj e-shopu, marketing, plánování firmy, zákaznická péče, logistika, projekt pro každou prodejnu a případně projekt pro každého dodavatele, se kterým je spolupráce těsnější.

Jak rozdělení projektů řešíme my ve Freelu

Nejlíp se to ukazuje na vlastní posádce. Takhle máme rozdělenou práci my:

• Freelo devel: tady se maká! Moc toho tu není, ale najdete v něm všechny úkoly k aktuálnímu vývoji aplikace a nahlášené bugy k opravě.
• Freelo marketing: rozsáhlý projekt na všechny marketingové aktivity, od účasti na akcích přes newslettery až po nápady na blog a web. Máme sem přizvané i externí specialisty. Uvnitř máme To-Do listy s akčním plánem, s věcmi okolo brandu a s marketingovými nápady.
• Freelo content: všechno kolem psaní a tvorby obsahu. Přístup sem mají i externí copywriteři. Do jednotlivých To-Do listů si plánujeme, kdy má který článek vyjít.
• Freelo nápady: sem odkládáme vše, co nechceme, aby jinde „překáželo“. Je tu To-Do list s body k projednání na příští poradě, To-Do list s plánováním vývoje Freela a celá řada nápadů na vylepšení aplikace.
• Freelo feedback: zpětná vazba k aplikaci. Co jeden tip od uživatele, to jeden úkol. Když má víc uživatelů stejný názor, přidáváme jejich jména do komentářů pod daný úkol.

Všimněte si, že ani jeden projekt se nejmenuje podle člověka ani podle měsíce. 😉

Časté otázky

Kolik úkolů v jednom projektu je ještě v pořádku?

Přesné číslo neexistuje, protože rozhoduje počet lidí a délka projektu. Praktické vodítko: pokud musíte v projektu scrollovat, abyste našli svůj dnešní úkol, je projekt buď moc velký, nebo mu chybí rozdělení do To-Do listů.

Mám dělat projekt na klienta, nebo na jednotlivou zakázku?

Když s klientem řešíte průběžnou spolupráci, dejte mu jeden projekt. Když jde o zakázky s vlastním rozpočtem, termínem a týmem (třeba tvorba webu), vyplatí se projekt na každou zakázku. Rozhodující je, jestli má daná práce vlastní výstup a vlastní konec.

Jak poznám, že je čas projekt rozdělit?

Podle tří signálů: lidé v projektu si navzájem nečtou úkoly, hledáte to důležité déle než pár sekund, a v projektu žijí dva druhy práce s úplně jiným tempem (třeba každodenní podpora a půlroční vývoj).

Co udělat s projekty, které skončily?

Archivujte je. Dokončené projekty držte v archivu, ne v přehledu: data i diskuze zůstanou dohledatelné, ale nezabírají místo na Dashboardu. A než projekt zavřete, vytáhněte z něj šablonu, pokud se podobná práce bude opakovat.

Jak si rozdělení udržet, když tým roste?

Zapište pravidlo, ne jen výsledek. Jedna věta typu „projekt zakládáme na klienta, uvnitř To-Do list na každou zakázku“ v plánovacím projektu ušetří půlroční debaty. Nový člen posádky si ji přečte při onboardingu a nezačne si budovat vlastní strukturu.

Rozdělení projektů není věda, ale dohoda

Ať už si projekty rozdělíte jakkoliv, nejdůležitější je držet se pár základních pravidel a mít je zapsané. A pokud si rozdělením nejste jistí, projděte si ho s námi na online konzultaci. Máme za sebou tisíce projektů a rádi poradíme, co bude fungovat právě u vás.

Jakmile máte projekty rozdělené rozumně, můžete začít házet přes palubu rutinu, která se v nich opakuje. Jak na to, ukazujeme v článku Proč řešit automatizace při práci s klienty. Nebo si Freelo vyzkoušejte zdarma a rozdělte si první projekty hned.

Karel Dytrych Aktualizováno: 10. 9. 2026