Jak nahrát soubory k projektu: buď je přiložíte ke komentáři u konkrétního úkolu, nebo je dáte rovnou do sekce Soubory, kde leží nezávisle na úkolech.
Do Souborů patří i složky, odkazy na cloudová úložiště a poznámky. Všechno se dá řadit, filtrovat podle typu a připnout na detail projektu.
Fotky a obrázky se v diskuzi zobrazí a můžete je zvětšit do plné velikosti. Nahraný zvuk nebo video přehrajete přímo, pokud jeho formát a kodek podporuje přehrávač a váš prohlížeč. Samotná možnost nahrát například AVI nezaručuje jeho přehrání bez stažení.
Jak nahrát nový soubor do Freela
- Přidáním do sekce Soubory: V této sekci můžete soubory třídit do složek, kde nejsou spojené s konkrétními úkoly. Každý projekt má svou sekci Soubory. Sekci najdete na detailu projektu v liště pod názvem projektu.
Přes + Přidat vpravo můžete vybrat, jaký typ souboru chcete nahrát.
- Přetažením do okénka editoru komentáře: Přetáhněte myší jakýkoliv soubor (nebo více najednou) do textu, který zrovna píšete a on se nahraje ke komentáři.
- Klávesovou zkratkou CTRL (CMD) + V: Zkopírujte obrázek do schránky a potom klávesovou zkratkou vložte přímo do textového editoru při psaní komentáře. Obsah ze schránky můžete vložit i klasicky přes kontextové menu myši (pravé tlačítko).
- Tlačítkem Přiložit soubor: Tlačítko je v dolní liště textového editoru. Klikněte na něj a vyberte jeden nebo více souborů, které chcete ke komentáři připojit.
Všechny nahrané soubory k diskuzím najdete v modré složce Všechny soubory z diskuzí, která je jako první v sekci Soubory a nelze ji odebrat, přejmenovat nebo dále upravovat. Pomůže vám vyhledávat a filtrovat v souborech z diskuzí.
Nahrávání v Souborech
V sekci Soubory klikněte vpravo na + Přidat a ze seznamu vyberte typ položky, kterou chcete vytvořit nebo nahrát.
Přidat můžete:
- Novou poznámku
- Vytvořit složku
- Nahrát soubor (podporujeme všechny formáty)
- Odkaz na soubor třetí služby (Google Drive, Dropbox, OneDrive, jiná URL)
Ve formuláři k nahrání souboru zadejte název, ten se jinak automaticky zadá podle názvu souboru, libovolně můžete přidat poznámky a vybrat, zda chcete o změnách informovat někoho dalšího. Uložíte tlačítkem Přidat.
Sekce Soubory
U každého projektu najdete v menu sekci Soubory. Přílohy můžete řadit a filtrovat, organizovat do několika úrovní složek nebo doplnit odkazy na Google Drive, Dropbox a OneDrive. U souborů a poznámek můžete procházet historii uložených verzí.
Podklady k projektu můžete díky této funkci mít na jednom místě, bez nutnosti zakládat úkol.
S hvězdičkou
Soubory i poznámky můžete označit hvězdičkou. V nabídce typu, kde je původně Vše…, pak vyberte S hvězdičkou. Zůstanou jen vaše označené položky. Vedlejší nabídka určuje jejich pořadí; jde o samostatný ovladač.
Funkce u souborů
Na detailu každého souboru najdete menu, které nabízí další možnosti, jak se soubory pracovat > Soubor chci…
Soubory můžete:
- Komentovat, označovat kolegy, diskutovat
- Upravovat podle svých oprávnění v projektu
- Procházet historii úprav
- Sledovat a dostávat notifikace při úpravách
- Připnout k projektu, aby byl všem na očích
- Kopírovat (hodí se jako šablona, kterou vyplňujete, např. karta klienta)
- Přesunout do jiného projektu nebo složky
- Nastavit prioritu
- Vytvořit URL souboru – hodí se, když na soubor chcete odkázat v komentáři
- Sdílet přes veřejný odkaz – hodí se, pokud kolega/klient nepoužívá Freelo
- Stáhnout soubor
- Smazat soubor
Verze a procházení historie
Novou verzi vložíte z detailu souboru přes Upravit → Nahrát nový soubor. Vyberte soubor, případně upravte poznámku a příjemce upozornění, a potvrďte Uložit. Přes Historie úprav pak otevřete jednotlivé uložené verze a každou můžete samostatně stáhnout.
U poznámky použijte Upravit a změnu potvrďte přes Uložit novou verzi. Tlačítko Historie verzí otevře okno Historie úprav. Rozbalte starší záznam. Tlačítkem Obnovit tuto verzi obnovíte celou poznámku; chcete-li jen stáhnout její tehdejší přílohu, otevřete nabídku přílohy a zvolte Stáhnout soubor.
Diskuze u souborů a poznámek
Pod každým souborem a poznámkou můžete s týmem vést diskuzi, formátovat text, jak jste zvyklí v komentářích u úkolů, používat @zmínky, posílat upozornění ostatním nebo odpovídat na komentáře.
Jak upozornit ostatní
Při úpravě nebo přidávání položky můžete vybrat, zda chcete o změnách informovat ostatní. Když zvolíte O změnách nikoho neinformovat, notifikace nikomu nepřijde. Když zvolíte Vybrat, koho o změnách informovat…, vyberete konkrétní uživatele, kterým chcete poslat upozornění > zaškrtněte checkbox.
Úpravy potvrdíte přes Uložit.
Sdílení mimo Freelo přes veřejný odkaz
Funkce se hodí, pokud máte kolegy (třeba z jiného oddělení) nebo klienty, kteří nepoužívají Freelo. Odkaz je vždy aktuální a tak můžete sdílet i diskuzi s poznámkami k danému souboru. Není třeba soubor stahovat.
V pravém menu klikněte na Sdílet přes veřejný odkaz. Pokud ještě není vytvořený, zvolte Vygeneruj veřejný odkaz. Potom použijte Přejít na veřejnou stránku nebo ikonu pro zkopírování adresy. Obsah uvidí každý, kdo získá odkaz. Sdílení ukončíte volbou Zrušit tento veřejný odkaz; původní adresa pak už obsah nezpřístupní.
Jak připnout soubor k projektu
Připnutí důležitého souboru se může hodit pro zadání projektu nebo údaje o klientovi. Připnuté informace budou všem přizvaným hned na očích. Doporučujeme ještě nastavit sekce projektu.
Přejděte na detail souboru a v pravém menu klikněte na Připnout k projektu. Položku můžete připnout pouze k tomu projektu, ve kterém se nachází.
Připnutá položka se zobrazí v sekci Informace na detailu projektu.
Složky Souborů
Složky usnadní orientaci v podkladech. Novou přidáte přes + Přidat → Vytvořit složku. Do pole Název složky napište její jméno a potvrďte Uložit.
Název později změníte přes trojtečku u složky → Upravit název.
Práce s položkami
V Souborech můžete mít několik úrovní složek a dokumenty do nich různě zanořovat. Systém funguje stejně, jako jste zvyklí pracovat se složkami na počítači.
Jak přesunout položku
V trojtečkovém menu položky zvolte Přesunout. Stejnou akci najdete v pravém panelu detailu souboru. V ukázce přesouváme Plán výsadby – ukázka.
V následujícím formuláři zvolíte projekt > Kam chceš položku přesunout… a složky, kam soubor zařadit > Vyber složku… Složek může být k zanoření několik úrovní. Nastavení potvrďte přes Přesunout.
Jak kopírovat položku
Kopírování položek se může hodit v případě, že máte připravenou šablonu pro doplnění položky – třeba u poznámky, kde doplňujete údaje o klientovi.
V trojtečkovém menu položky nebo v pravém panelu detailu souboru klikněte na Kopírovat.
Vyberte projekt a cílovou složku, případně další úroveň složek, a potvrďte Kopírovat. Původní položka zůstane na svém místě; v cíli vznikne její kopie.
Barevné složky a soubory
V současné nabídce složky ani ve formuláři Upravit název volba pro změnu barvy není. Pro přehlednost používejte srozumitelné názvy a podklady rozdělte do podsložek.
Navigace a umístění
Nad obsahem otevřené složky najdete drobečkovou navigaci. V ukázce vede přes Soubory → Marketing – ukázka 404 → Články – ukázka 404. Kliknutím na jméno nadřazené složky se do ní vrátíte.
Filtrování dle názvů a typů souborů
Napříč položkami u daného projektu můžete vyhledávat podle názvu nebo přípony souboru, podle typu položky (poznámka, Google dokument, Obrázek, PDF atp.).
Řazení položek a zobrazení
V nabídce řazení souborů a složek můžete vybírat z následujících:
- Od nejnovějších x nejstarších
- Podle abecedy
- Od největších x nejmenších
- Podle nastavené priority
- Podle vlastního řazení
Ikonami vpravo nad položkami přepnete Zobrazení jako dlaždice a Zobrazení jako seznam. Změní se způsob zobrazení stejných položek, nikoli jejich umístění.
Jak nalinkovat soubory z cloudových služeb
Nadále platí, že můžete přidávat odkazy na externí úložiště přímo do diskuze u úkolů. Do sekce Soubory můžete přidat odkaz z úložiště nezávisle na konkrétním úkolu. Na výběr máte propojení na:
- Dropbox
- OneDrive
- Jiný odkaz – jakákoli URL
V sekci Soubory klikněte vpravo na + Přidat a z části Přidat odkazy ze služeb vyberte službu.
Ve formuláři pro přidání odkazu na soubor je nutné zadat Název a vložit odkaz. Dále vyžadujeme výběr typu souboru (u Google dokumentů). Libovolně můžete připsat poznámku – co soubor obsahuje nebo instrukce, jak s ním pracovat. Text lze formátovat jako běžné komentáře ve Freelu.
V tomto kroku můžete vybrat, zda bude někdo další dostávat upozornění o změnách.
Přiložený odkaz se zobrazuje s ikonou dané cloudové služby. Když na ikonu kliknete, přesměrujeme vás na detail souboru. Zde můžete nad souborem diskutovat s kolegy, přidat si ho do priorit nebo vytvořit veřejný odkaz.
Na detailu souboru se přes Přejít na stránku odkazu dostanete přímo na přiložený dokument. Přístup k němu nastavte také v původní službě, například Google Drive nebo OneDrive. Uložení odkazu ve Freelu samo neoprávní ostatní uživatele k otevření dokumentu.
Praktické využití
- Firemní wiki a knowledge base – zařadíte soubory, poznámky a dokumenty s návody do složek, know-how je snadno dostupné pro celý tým na jednom místě
- Workflow ke zpracování – nahráváte soubory do složky Ke zpracování a po dokončení je archivujete do složky Hotovo
- Podklady k projektu – vytvoříte složku pro podklady nezávisle na úkolech, vše pohromadě bez zakládání úkolu
- Grafické návrhy s revizemi – sérii návrhů nahrajete do Freela, proberete změny v diskuzi pod každým souborem a verzováním sledujete historii úprav
- Cloud linky na jednom místě – odkaz z Google Drive, Dropbox nebo OneDrive přidáte do projektu jako Link, tým ušetří čas s dohledáváním
Další časté dotazy
Pokud chcete odstranit přílohu, smažte ji samostatně v diskuzi nebo v sekci Soubory.
Smazáním úkolu se jeho přílohy z projektu neodstraní. Zůstávají v Souborech z diskuzí. Pouhé odstranění úkolu proto nepovažujte za uvolnění místa v úložišti.
Co se stane s rozepsaným textem a soubory, když zavřu okno prohlížeče bez uložení komentáře?
Koncept není odeslaný komentář. Obnovení závisí na tom, ve kterém editoru pracujete a jak ho opustíte:
- Na detailu úkolu: Rozepsaný komentář s nahranými soubory i rozpracovaná úprava komentáře se při návratu na stránku mohou obnovit z konceptu. V ukázce zůstaly zachované po obnovení stránky. Ostatním se komentář nebo jeho změna zveřejní až po odeslání.
- Při přidávání úkolu do To-Do listu: Nespoléhejte na uchování po výslovném zavření formuláře. Po jeho zavření klávesou Esc a novém otevření byl název i popis prázdný.
- V okně nového úkolu z horního plus: Ani dvě stisknutí Esc nemusí okno zavřít. Po použití tlačítka Zavřít a novém otevření formuláře byl název i popis prázdný. Před zavřením si rozpracovaný obsah uložte; stejný průběh nelze zaručit při ukončení prohlížeče.
Jak můžu stáhnout všechny soubory v komentáři najednou?
V trojtečkovém menu komentáře najdete Stáhnout soubory v komentáři. Tato volba slouží k vyžádání ZIP archivu příloh tohoto komentáře. Pokud se stahování nespustí, otevřete jednotlivé přílohy a stáhněte je samostatně.
Jak můžu stáhnout všechny soubory v celé diskuzi?
Na detailu úkolu otevřete Více nastavení (trojtečka vpravo nahoře) → Export → Stáhnout všechny soubory. Tato volba slouží k vyžádání ZIP archivu příloh ze všech komentářů úkolu. Pokud se stahování nespustí, stáhněte přílohy jednotlivě.
