Soubory se v projektu hromadí rychle a pak nikdo neví, kde je ta smlouva z října. Tady se dozvíte, jak je v sekci Soubory dohledat — podle názvu, přípony i data — a jak si výpis seřadit.
Pokud potřebujete najít jeden konkrétní soubor, nejprve přejděte na projekt. Z projektového menu přejděte na Soubory v horní liště. Tady najdete všechny soubory přiložené k jednotlivým úkolům u projektu a sekci Soubory, kam můžete samostatně nahrávat nové položky, nezávisle na úkolech.
Až vám příště zase někdo pošle link na soubor z nějakého cloudového úložiště, přidejte ho rovnou do správného projektu a složky jako typ souboru Odkaz. Vašemu týmu odpadne časté dohledávání typu „kde je ten odkaz na podklady?“.
Vyhledávat můžete podle různých parametrů. Pokud hledáte soubor nahraný v komentáři, přejděte do modré složky Všechny soubory z diskuzí. Tato složka je ve všech Souborech u projektů automaticky a ukládají se do ní soubory, obrázky a přílohy z diskuzí.
Vyhledávat a filtrovat můžete ve všech úrovních, podle názvu položky nebo přípony.
Vyhledávání podle názvu
Do pole dle názvu nebo přípony… zadejte, co hledáte. Výpis se filtruje rovnou při psaní. Hledání můžete upřesnit výběrem konkrétního typu položky. Zpátky na kompletní výpis se dostanete tlačítkem Zrušit filtry.
Vyhledávání podle přípony
V poli Vše… vyberte konkrétní typ položky podle její přípony. Zde můžete filtrovat podle:
- Složky
- Poznámky
- Dropbox
- Excel (XLS, XLSX, CSV)
- Google Doc, Google Sheet, Google Slides a Google ostatní
- Odkazy
- OneDrive
- S hvězdičkou
- Video (MP4, Mov)
- Word (DOC, DOCX)
Vyhledávání pomocí řazení
Výpis souborů můžete upravit podle potřeby. V nabídce řazení souborů a složek můžete vybírat z následujících:
- Od nejnovějších
- Od nejstarších
- Podle jména A-Z
- Podle jména Z-A
- Největší
- Nejmenší
- S hvězdičkou
- Vlastní řazení
Typ zobrazení
Můžete přepnout zobrazení z dlaždic vedle sebe (výchozí nastavení) na řádkový výpis pod sebou. Slouží k tomu dvě ikony úplně vpravo v liště filtrů: Zobrazení jako dlaždice a Zobrazení jako seznam.
Praktické využití
- Hledání konkrétního dokumentu – zadáte část názvu do vyhledávacího pole a Freelo vám okamžitě zúží výběr ze stovek souborů
- Přehled smluv nebo faktur – přefiltrujete typ na PDF a vidíte jen dokumenty, bez obrázků nebo odkazů
- Audit vizuálních podkladů – filtr Obrázky ukáže vše grafické v projektu na jednom místě
- Dohledání příloh z diskuzí – v modré složce Všechny soubory z diskuzí najdete přílohy nahrané v komentářích úkolů
- Rychlý přehled posledních nahrávek – seřadíte soubory od nejnovějších a hned vidíte, co bylo přidáno nedávno