Rozpočet a časový fond u To-Do listu vám ukážou v reálném čase, kolik stojí konkrétní fáze projektu. Výkazy z úkolů se odečítají samy a hned vidíte, jak blízko jste limitu.
Představte si To-Do list jako kampaň, na kterou máte 10 000 Kč. Aby kampaň proběhla, je potřeba vytvořit a vyřešit několik úkolů. Úkoly můžete přiřadit svým kolegům nebo sobě. Nad úkoly si vykazujete finanční a časové náklady. Během práce tak můžete sledovat, jak se postupně z nastaveného rozpočtu ukrajuje a zda celá kampaň nemíří do červených čísel.
Možná zjistíte, že se blížíte k překročení částky, nebo můžete udělat něco navíc, s čím se nepočítalo.
Jak nastavit rozpočet To-Do listu
Jsou dvě možnosti, kdy můžete přidat k To-Do listu rozpočet/budget.
Budget To-Do listu nastavíte při vytváření To-Do listu nebo při jeho editaci, pokud jste Kapitán nebo Správce projektu.
Přidání k existujícímu To-Do listu
Pokud máte už vytvořený To-Do list, můžete k němu později přidat rozpočet přes ikonu tužky pro editaci.
V následujícím formuláři zadáte do Rozpočet To-Do listu částku budgetu a potvrdíte tlačítkem Uložit změny.
Podívejte se, jak vykazovat odpracovaný čas a náklady. Výkazy čerpají rozpočet projektu i rozpočet a časový fond příslušného To-Do listu.
Přidání při vytváření To-Do listu
Rozpočet můžete nastavit přímo při zakládání To-Do listu. V sekci Úkoly na detailu projektu klikněte nahoře na + To-Do list. Objeví se lišta pro zadání názvu. Rozpočet a časový fond rozbalíte ozubeným kolečkem vedle pole s názvem. Vyplňte název a požadované hodnoty a nový To-Do list potvrďte fajfkou vedle ozubeného kolečka.
V rozbaleném formuláři rovnou vyberete i uživatele s přístupem k To-Do listu a nastavíte, jakého řešitele a sledující mají dostat nově vytvořené úkoly.
Jak nastavit časový fond To-Do listu
Časový fond můžete nastavit, pokud jste Kapitán nebo Správce projektu. Stejně jako u rozpočtu To-Do listu ho můžete nastavit při jeho vytváření nebo editaci.
Přidání k existujícímu To-Do listu
Vedle názvu To-Do listu se po najetí myší zobrazí ikona tužky. Po kliknutí na ikonu se otevřou parametry To-Do listu, ve kterých najdete i časový fond. V poli časového fondu můžete změnit hodnotu nuly na konkrétní časový rozpočet, který To-Do listu chcete nastavit. Změnu potvrdíte tlačítkem Uložit změny.
Zobrazení zbývajícího rozpočtu a časového fondu
V přehledu úkolů vidíte u To-Do listu vykázanou částku a čas a vedle nich kroužek s procentem čerpání. Přehled čerpání a zůstatku najdete po kliknutí na název To-Do listu v hlavičce jeho detailu. Uvidíte vykázanou hodnotu, nastavený limit a kolik zbývá. Vyšší částky se mohou zobrazovat zkráceně v tisících.
Praktické využití
- Hlídání nákladů na kampaň – nastavíte rozpočet To-Do listu a průběžně vidíte, kolik z něj zbývá, aniž byste otevírali tabulky
- Řízení kapacity týmu – časový fond ukáže, kolik hodin je alokováno a kolik zbývá do překročení limitu
- Podklad pro fakturaci – výkazy úkolů v To-Do listu přesně mapují odvedenou práci a slouží jako základ pro fakturu klientovi
- Kontrola jednotlivých fází projektu – každá fáze má vlastní To-Do list s rozpočtem, takže vidíte, kde se přečerpává a kde je rezerva