Finanční rozpočet a časový fond projektu ukazují, kolik času a peněz z nastavených limitů zbývá. Čerpání vidíte přímo na detailu projektu a hned poznáte, když limit překročíte.
Pokud jste Kapitán nebo Správce daného projektu, můžete u něj nastavit finanční rozpočet a časový fond. Stejné oprávnění má Firemní kapitán u projektů kapitána, u kterého má tuto roli. Běžný přizvaný uživatel bez rozšiřující role nevidí žádné rozpočty ani výkazy ostatních, pouze své vlastní výkazy.
Měna projektu
Při zakládání nového projektu musíte nastavit měnu projektu. Výchozí měna je CZK. Ve vybrané měně bude rozpočet i všechny finanční výkazy.
Projekt může být v měně:
- CZK – Česká koruna
- EUR – Euro
- USD – Americký dolar
- RON – Rumunský lei
Jak nastavit rozpočet projektu
Na detailu projektu klikněte na ukazatel Vykázaný čas vpravo nahoře. Otevře se okno Rozpočet projektu. Okno otevřete také přes tři tečky vedle názvu projektu, položku Nastavit a Rozpočet projektu.
Do pole Zadej rozpočet vyplňte finanční rozpočet v měně projektu. Do pole Zadej časový fond v hodinách vyplňte časový fond. Můžete zadat jedno, druhé, nebo obojí. Nastavení potvrďte tlačítkem Uložit nastavení rozpočtu.
Čerpání časového i finančního rozpočtu vidíte přímo na detailu projektu. U projektu bez výkazů začíná čerpání na nule a zbývá celý nastavený limit. Pro další úpravy klikněte na ukazatele nebo na tlačítko Spravovat budget / výkazy.
Časové a finanční výkazy za aktuální rozpočtové období se odečítají od nastaveného limitu. U času i u peněz vidíte, kolik Zbývá, poměr vykázaného k rozpočtu a kroužek s procentem čerpání. Oranžová patří času, zelená penězům. Barva neznamená překročení.
Když čas nebo částku překročíte, popisek se změní ze Zbývá na Navýšeno o a kroužek ukáže víc než 100 %. Na první pohled tak poznáte, o kolik jste nad limitem.
Opakovaný rozpočet
V okně Rozpočet projektu klikněte na Nastavení / opakování rozpočtu a zaškrtněte Opakovaný rozpočet. Zadejte den v měsíci a interval, po kolika měsících se má rozpočet nulovat. Pro nulování vždy první den každého měsíce vyplňte v obou polích 1. Nastavení potvrďte tlačítkem Uložit nastavení rozpočtu.
- Každý měsíc pracujete pro klienta 10 hodin.
- S klientem máte dohodnutý finanční nebo časový limit a chcete hlídat, kolik z něj zbývá.
Ruční nulování rozpočtu
Čerpání finančního rozpočtu a časového fondu můžete vynulovat i ručně. Hodí se to, pokud rozpočet nenulujete pravidelně. Všechny výkazy i předchozí období zůstanou zachované v Historii rozpočtů.
V okně Rozpočet projektu klikněte na Vynulovat rozpočet ručně. Dosavadní čerpání času i peněz se vynuluje a začne nové rozpočtové období. Nastavené limity zůstanou stejné.
Vynulování potvrďte v dalším okně tlačítkem Vynulovat.
- Jednotlivé To-Do listy mohou mít vlastní rozpočty pro ještě lepší přehled.
- Vykazování času a nákladů nad úkoly vám umožní sledovat finanční stránku projektu.
Kdo vidí rozpočet
Rozpočet, výkazy všech uživatelů a fakturaci vidí Kapitán projektu, Správce daného projektu a Firemní kapitán u projektů kapitána, u kterého má tuto roli. Mohou také nastavit hodinovou sazbu a zobrazit výkazy v Reportech.
Ostatní přizvaní uživatelé vidí své vlastní výkazy a hodinovou sazbu a také výkazy, které s nimi někdo výslovně sdílí. Podrobnosti najdete v části o uživatelských právech u výkazů.
Praktické využití
- Freelanceři a konzultanti na paušál - opakovaný měsíční rozpočet hlídá, že nepracujete víc, než máte sjednáno. Jakmile se objeví Navýšeno o, víte, že je čas mluvit s klientem o rozsahu.
- Agentury s fixními smlouvami - finanční rozpočet ukáže, kde končí dohodnutý rozsah a kde začínají vícepráce. Bez dohledávání v tabulkách.
- Projektové týmy s kapacitním plánováním - časový fond řekne, kolik hodin máte k dispozici, a průběžný stav ukáže, kolik zbývá. Kapacity tak nerozdáte dvakrát.
- Vedoucí více projektů najednou - přímo na detailu projektu zkontrolujete zbývající čas a peníze i procento čerpání. Překročení poznáte podle údaje Navýšeno o.