Finanční rozpočet a časový fond vám ve Freelu ukáží na první pohled, jestli je zakázka stále v zisku - nebo jste se dostali přes čáru. Nastavíte je jednou v nastavení projektu a Freelo samo odečítá vykázané hodiny a náklady - aktuální stav pak vidíte přímo na detailu projektu. V článku najdete, jak rozpočet nastavit, jak ho nechat automaticky nulovat každý měsíc a kdo z týmu ho vidí.
Pokud jste Kapitán nebo Správce projektu, můžete na každém projektu nastavit finanční rozpočet a časový fond.
Měna projektu
Při vytváření nového projektu si můžete nastavit měnu, kterou chcete u projektu používat. Defaultně je nastavena měna v CZK. Ve vybrané měně bude rozpočet a všechny finanční výkazy.
Projekt může být v měně:
- CZK – Česká koruna
- EUR – Euro
- USD – Americký dolar
- RON - Rumunský lei
Jak nastavit rozpočet projektu
První nastavení rozpočtu projektu uděláte přes ikonu ozubeného kolečka (nastavení) v pravé horní části na detailu projektu > Nastavení budgetu rozpočtu.
V následujícím okně můžete zadat finanční rozpočet ve zvolené měně a časový fond v hodinách. Můžete zadat jedno nebo druhé, případně obojí. Potvrdíte přes Uložit nastavení rozpočtu.
Rozpočet a jeho stav pak najdete v pravém horním rohu na detailu projektu.
Součet všech výkazů na projektu se od rozpočtu odečte. Nastavená celková částka a čas (rozpočet projektu) se potom zabarvují do zelena nebo červena podle toho, kolik je aktuálně vykázáno.
Pokud je čas nebo nastavená částka překročena, zabarví se do červena. Zelená barva značí nepřekročený rozpočet.
Opakovaný rozpočet
Na detailu projektu klikněte na rozpočet a následně na Nastavení / opakování rozpočtu.
Následně si zvolíte datum, kdy se bude rozpočet nulovat a po kolika měsících. Potvrď přes Uložit nastavení rozpočtu.
- Každý měsíc budeš pracovat pro klienta 10 hodin.
- S klientem máš smluvenou fixní sazbu a chceš si kontrolovat, že neproděláváš a nepracuješ víc než máš.
Ruční nulování rozpočtu
Na detailu projektu můžete ručně rozpočet a časový fond vynulovat. Veškeré výkazy a historie nulování zůstanou zachovány. Hodí se, pokud nenulujete rozpočet pravidelně.
Klikněte na rozpočet a následně na žluté Vynulovat rozpočet ručně. Resetujete jak finanční rozpočet, tak i časový fond.
Vynulování potvrďte v následujícím okně > Vynulovat.
- Jednotlivé To-Do listy mohou mít své finanční rozpočty, pro ještě lepší přehled.
- Vykazování času a nákladů nad úkoly vás umožní sledovat finanční stránku projektu.
Kdo vidí rozpočet
Přístup k rozpočtu, výkazům a fakturaci má vždy pouze Kapitán projektu a jím určení Správci projektu. Vidí výkazy všech uživatelů, mohou nastavit hodinovku, zobrazit výkazy v Reportech.
Každý uživatel jinak vidí pouze své vlastní výkazy a hodinovou sazbu. Výkazy lze sdílet s ostatními pro transparentnost týmu.
Praktické využití
- Freelanceři a konzultanti na paušál - opakovaný měsíční rozpočet hlídá, že nepracujete víc, než máte sjednáno. Jakmile se čísla zabarví do červena, víte, že je čas o rozsahu mluvit s klientem.
- Agentury s fixními smlouvami - finanční rozpočet projektu vám jasně ukáže, kde končí dohodnutý rozsah a kde začínají vícepráce. Žádné dohledávání v tabulkách.
- Projektové týmy s kapacitním plánováním - časový fond řekne, kolik hodin máte k dispozici, a průběžný stav ukáže, kolik zbývá. Takže kapacity nerozdáte dvakrát.
- Vedoucí více projektů najednou - díky barevnému kódu přímo na detailu projektu vidíte, které projekty jedou v pohodě a které potřebují pozornost, aniž byste museli klikat někde hlouběji.