Kopírování a přesun To-Do listů vám pomohou přeskupit úkoly mezi projekty. Ukážeme výběr kopírovaného obsahu, zacházení s výkazy při přesunu i změnu listu na úkol nebo podúkol.
Funkci Přesunout, kopírovat, … najdete u každého To-Do listu v trojtečkovém menu na pravém konci jeho řádku. Otevře se okno se třemi záložkami — Přesunout, Kopírovat a Změnit na….
Obrázky můžete kliknutím otevřít v plném rozlišení. Videa lze zastavit nebo zvětšit ovladačem přehrávače.
Kopírovat To-Do list
Přepněte se na záložku Kopírovat, vyberte cílový projekt ze seznamu a zaškrtejte, co se má kopírovat s sebou: Popis a komentáře, Soubory a Sledující. Ve spodní části okna vidíte, co a kam kopírujete. Potvrdíte tlačítkem Potvrdit.
V této ukázce se do nového listu zkopíroval aktivní úkol Připravit nové záhony. Dokončený úkol Objednat sazenice ze zdrojového listu se do kopie nepřenesl. Zobrazený formulář nenabízí volbu pro zahrnutí dokončených úkolů.
Přesunout To-Do list
To-Do list se přesouvá mezi projekty s kompletním obsahem úkolů s komentáři, soubory, podúkoly, termíny a přiřazenými uživateli.
Otevřete Přesunout, kopírovat,… v trojtečkovém menu To-Do listu, zůstaňte na záložce Přesunout a vyberte projekt, do kterého má To-Do list putovat. Přesun potvrdíte tlačítkem Potvrdit.
Pokud jsou u úkolů v To-Do listu výkazy, Freelo se po potvrzení zeptá, co s nimi. Vyberte Ponechat výkazy ve zdrojovém projektu, nebo Přesunout výkazy do cílového projektu, a potvrďte přes Dokončit přesun.
Při volbě Ponechat výkazy ve zdrojovém projektu upozornění vysvětluje, že v původním projektu vznikne kopie To-Do listu bez komentářů, ve které zůstanou dosavadní výkazy. Před dokončením přesunu si proto zkontrolujte vybranou možnost.
V rámci jednoho projektu To-Do listy přeskládáte přetažením. Chytněte list za jeho název a táhněte ho na novou pozici — za ikonu vlevo od názvu to nejde, tou se list jen sbalí a rozbalí.
Změnit To-Do list na úkol nebo podúkol
Třetí záložka Změnit na… umí z celého To-Do listu udělat úkol nebo podúkol. Zvolte výslednou úroveň a rozbalte cílový projekt. Pro variantu Úkol vyberte cílový To-Do list, pro Podúkol konkrétní nadřazený úkol. Dole zkontrolujte nové umístění a až potom klikněte na Potvrdit. Hodí se, když se z toho, co vypadalo na samostatnou etapu, nakonec vyklubal jeden úkol.
Praktické využití
Kopírování a přesun To-Do listů se hodí v těchto situacích:
- Reorganizace projektu – přeskupíte práci mezi projekty, aniž byste přišli o komentáře, soubory nebo výkazy.
- Nový projekt podle existujícího vzoru – zkopírujete osvědčenou strukturu To-Do listů jako základ pro podobný projekt nebo nového klienta.
- Předání práce jinému týmu – přesunete celý To-Do list i s historií do projektu jiného týmu nebo kolegy.
- Opakované procesy – místo ručního zakládání stejných úkolů zkopírujete celý To-Do list (nebo ještě lépe: použijte šablony).