Mira Vlach: Jak odlišit projektové peklo od projektového nebe

Pro všechny manažery a projekťáky jsme přichystali rozhovor s jednou z nejvíce viditelných osobností projektového řízení. Mira dělá co ho baví, organizuje pravidelná projektová setkávání a v tomto rozhovoru se podělil o spoustu inspirativních tipů.

Ahoj Miro, můžeš se čtenářům v krátkosti představit? Jak si myslíš, že tě vnímají ostatní?

Ahoj Karle, jsem odborník na volné noze, který se specializuje na řízení projektů. Pomáhám lidem i firmám řídit lépe projekty – některé projekty sám řídím, školím, poskytuji konzultace a k tomu organizuji pár doplňkových aktivit, hlavně Banku projektů a Projektový klub.

Mým typickým klientem je většinou firma, kterou živí projekty, nebo jednotlivec, který si neví rady s konkrétním projektem. Jak mě vnímají ostatní, to se strašně liší podle toho, v jaké roli se se mnou setkali.

Někdo mě vnímá jako lídra týmu, někdo jako lektora, někdo zná jen můj hlas z konzultací po skypu a někdo mě zná např. jen jako moderátora Projektového klubu. A pak jsou lidi mimo obor, se kterými jsem nic pracovně neřešil a kteří si občas jen těžko představí, co vlastně dělám 🙂

Jak vypadá tvůj běžný den?

To se hodně liší podle aktuální pracovní náplně a taky i ročního období. Např. květen bývá převážně zaplněný zařizováním a koordinací srazů portálu Na volné noze (srazy jsou projekt, se kterým každoročně pomáhám bráchovi Robertovi a který v posledních letech řídím – i proto, aby si on uvolnil ruce pro jiné věci).

Jindy mám např. 2 dny školení v roli lektora, po kterém doháním, co se mezitím nakupilo v emailu 🙂 Často si potřebuji udělat místo pro důležité schůzky na projektu, najít klid na hlubokou práci, abych např. udělal analýzu pro klienta nebo posunul dopředu své vlastní podnikání.

Teď momentálně pracuji pro klienta na dlouhodobějším projektu z oblasti business development, ale dá se dobře skloubit i s mou ostatní prací.

Získal jsi celou řadu ocenění za práci v oblasti projektového řízení. Co tě k tomuhle oboru přivedlo?

U mě specializace na projektové řízení vyplynula přirozeným výběrem. Na začátku podnikání jsem nabízel služby i v oblasti IT a marketingu. Tyto obory jsou mi pořád blízké, ale u nich bych si netroufnul tvrdit, že jsem v nich specialista. Tedy rozhodně ne ve srovnání s projektovým řízením. Tam investuji trvale nemalé úsilí, abych dokázal svým klientům poradit nejlépe jak to jde a abych se i jako manažer sám zlepšoval a měl toho co nejvíce vyzkoušeného i v praxi.

Peníze pro mě nejsou hlavní motivátor – dělám to, v čem vidím největší smysl a v čem myslím, že jsou mé nejsilnější stránky. Možná i proto se má praxe a aktivity časem výrazně odklonily od toho, co dělají ostatní známí a kamarádi z oboru. Vlastně ani nemám pocit, že bych si s někým výrazně konkuroval.

Nejvíce pozornosti – a s tím spojená ocenění – je myslím díky Bance projektů. Tam dávám se spoluautory návody na časté typy projektů. Můžeš být sebelepší manažer, ale i tak – pokud jdeš poprvé do úplně nového projektu, tak oceníš přehledné informace, které tě uvedou do problematiky.

Jak dlouho se řízení projektů už věnuješ?

Studoval jsem Systémové inženýrství a informatiku na Ekonomické fakultě VŠB a už tam jsem měl předmět Projektové řízení, to mohlo být tak v roce 2002. V Anglii jsem si v roce 2005 dělal certifikát PRINCE2 a naplno prakticky pak od návratu do Česka a začátku podnikání od roku 2006.

Myslíš, že je pro projektové manažery certifikace důležitá? Co ti to opravdu dalo? Držíš se striktně nějakých metodik na projektech?

Certifikace má na trhu rozhodně své místo. Myslím ale, že opravdu důležitá je jen pro určitý segment trhu. Zejména udělení vyšších stupňů certifikátů (např. PMP nebo IPMA level B) vyžaduje, abys měl za sebou určitý objem náročných projektů, u kterých mohou hodnotitelé i ověřovat reference. Je to spíše záležitost korporací, větších projektů a profesních projektových manažerů, kdy někomu chceš deklarovat svou potvrzenou dovednost řídit projekty. Může to být i podmínka výběrového řízení. Když k ceně certifikace připočteš i přípravný kurz, který je většinou povinný, tak nejde o levnou záležitost.

Troufnu si říct i kacířskou myšlenku, že certifikace může částečně škodit. Hlavně v období těsně po první certifikaci následuje podle mě fáze “vystřízlivění z certifikace”, která může trvat i pár let. Odhaduji, že takových 30-90% vědomostí z certifikace v praxi menších projektů vůbec nevyužiješ (to % závisí podle projektu a typu certifikace). Až test praxí ti řekne, co skutečně pomáhá a co je spíše blbost v dané situaci použít, protože tě to brzdí od práce s větší přidanou hodnotou.

Ale i ty věci, které nakonec aktivně nepoužíváš v hlavě zůstanou a zkvalitní tvoje projektové myšlení – dají ti širší přehled. V tom přehledu stejný účel splní i přečíst si knihy, podle kterých se certifikuje – např. Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Managing Successful Projects with PRINCE2 nebo Projektový management podle IPMA. Za zlomek peněz a pár desítek hodin nezáživného čtení můžeš vědět na teoretické úrovni cca to samé, jenom na to nebudeš mít ten papír. Striktně se metodik nedrží snad téměř nikdo, protože to by musela striktně podle metodiky fungovat celá firma – a ty to taky většinou nedělají. Dá se v nich ale najít inspirace a zbytek si dělat po svém.

Co tě na tvé práci nejvíc baví?

Upřímně? Líbí se mi, že je má práce hodně pestrá a že se mám vlastně pořád co učit. Líbí se mi, že je adekvátně zaplacená. To mi dává svobodu dělat co chci, věnovat se rozumně rodině, sledovat trendy a rozvíjet směry, které mi dávají smysl. Nebát se třeba i oborově experimentovat a hledat nejefektivnější pracovní postupy s cílem předat pak tyto zkušenosti ostatním.  Nemyslím si, že jsem nejlepší podnikatel a nebudu ani nejlepší projektový manažer.

Ty nejnáročnější projekty vyžadují fulltime nasazení a nerozptylovat se ničím kolem. Na to mám já jednak už dost vlastních kontinuálních aktivit, které mi brání ujmout se cizích projektů na plný úvazek, a taky jsem možná povahově v určitých chvílích až moc přemýšlivý (tj. bohužel pomalý) na to, abych hrál nejvyšší projektovou extraligu.

Vyhovuje mi při řízení projektu mít i ten luxus, že mám čas o práci přemýšlet. Zpracovávat téměř v přímém přenosu své zkušenosti a snažit se je přetavit do univerzálnějších principů, které se dají předat ostatním. Já své poslání vidím hlavně v tom, pomáhat ostatním co nejvíce zkrátit cestu k efektivnímu řízení vlastních projektů. V tom jsem myslím sám udělal obrovský pokrok, i když mi to trvalo déle, protože některé věci jsem si musel zkrátka sám prošlapat.

Díky tomu si dnes troufnu a věřím i na řízení projektů v poměrně široké škále oborů, u kterých bych před 10 lety ani nevěděl, jak pořádně začít. A do určitého počtu je zvládnu i v rozumném souběhu. Takže jde o rozvíjení organizačního potenciálu – umět z někoho průměrného co nejrychleji udělat schopného manažera.

Odkud čerpáš informace a znalosti ke své práci?

Jak řízení projektů tak poradenská činnost jsou z velké části o prožitých zkušenostech, které se dají předat jen do určité míry. Můžete si nechat poradit, ale i tak je třeba si to nakonec prožít a vyzkoušet v praxi. Díky dobrým radám nebo vzoru zkušených manažerů může být ale křivka učení mnohem strmější. Já navíc rozlišuji mezi univerzálními dovednostmi (vedení týmu, soft skills, znalost metod a technik,..) a oborovými znalostmi.

Pokaždé, když přestupuješ do nového oboru (např. z eventů na IT projekty), chce to podle mně velkou pokoru, chuť se hodně učit a nebát se ptát. Informací je někdy až moc – já dám dost např. na informace od členů týmu, nebojím se obrátit na síť svých kontaktů nebo zaplatit si konzultaci s odborníkem.

Jak se sám vzděláváš?

Mě se kromě knížek osvědčilo na začátku absolvovat školení řízení projektů (vlastně rovnou několik) – to je super na to, aby měl člověk ucelený pohled. Takové školení si ale musíš sám pro sebe kriticky přebrat. Mimochodem – myslím, že čím lepší lektor, tím méně tě zatíží balastem, který tě nakonec u projektů spíše brzdí, než aby pomáhal.

V ranných letech jsem projel (a spolupořádal) i dost odborných konferencí, ale to mi přijde opravdu dobré spíše na rozkoukání se. Na konferencích bývá na většině prezentací menší nebo větší vrstva pozlátka, díky které se nedostanete dostatečně do hloubky. Čest výjimkám.

Mě přijde, že nejvíc a nejlépe se teď učím díky tomu, že sám školím, dále díky poskytování konzultací a přímému nezastřenému vhledu do mnoha firem a v neposlední řadě diskuzí s ryzími praktiky v komorním prostředí projektového klubu.

Co ti pomáhá určovat tvé priority? Máš nějaký systém osobní produktivity?

Jako u mnoha jiných lidí, i můj systém osobní produktivity urazil pod různými zatěžkávacími zkouškami velký kus cesty. A i do budoucna je co ladit, i když teď s ním jsem už mnohem spokojenější. V určování priorit mi pomáhá můj vlastní přehledový dokument v Google Docs o velikosti cca 2-3 stran A4, kterého mě zatím žádný jiný SW nedokázal zbavit, a používám ho souběžně s balíkem ostatních nástrojů (Todoist, Google Calendar, dílčí nástroje pro jednotlivé týmy a projekty,…).

Máš nějaký tip, jak skloubit projekty a plný diář?

Když jde o projekty, tak k tomu určitá míra nepohodlí asi už z povahy věcí patří. Dá se na to nahlížet tak trochu i citátem automobilového závodníka Andrettiho „Pokud máte všechno pod kontrolou, tak prostě nejedete dostatečně rychle.“ Ale kdo takhle jede dlouho a nonstop, stojí ho to dost sil, vybírá si to daň na zdraví a máte štěstí, když nevyhoříte.

Navíc mimo automobilovou dráhu to nemusí plně platit – přetížený člověk nebývá nutně výkonnější a efektivnější. To skloubení je boj na více frontách – delegování úkolů i projektů, umět říkat ne, mít v malíku základy řízení projektů, rozeznat podstatné od nepodstatného, úspory času plynoucí z opakování projektů atd. A hlavně se nepos*at.. 🙂

Preferuješ u projektového řízení agilní nebo klasické postupy?

Za mě je to trochu falešné dilema, je třeba umět vybrat podle toho, co si projekt svojí povahou vyžaduje. Pro mě to není o preferencích, ale o pochopení, že nemá smysl cpát do trojúhelníkového otvoru čtverec. Když budeš projekt agilní povahy řídit klasickým postupem, tak téměř jistě promarníš čas plánováním a navíc vytvoříš nereálný plán, který pak buď nedodržíš nebo harmonogram dodržíš jen za cenu vytvoření paskvilu. Navíc ty postupy jde i kombinovat. Takže o preferencích bychom se mohli bavit jenom ve vztahu ke konkrétnímu projektu.

Jakých chyb se lidé nejčastěji dopouští při vedení projektů?

Často se dopouštějí té chyby, že si toho naloží až moc. A ty další chyby, které by třeba normálně neudělali, na sebe pak nedají dlouho čekat. Na to občas navazuje další chyba, že si neumí říct o pomoc. Dále se dá třeba nepěkně seknout v nacenění zakázky-projektu. Chronický sklon dělat věci až na poslední chvíli se taky často vylučuje s včasným dokončením nebo s výborným výsledkem projektu.

Kde vidíš budoucnost projektového řízení? Zasáhne do ní umělá inteligence? Nebo něco jiného?

Řadím tento obor mezi profese nejméně ohrožené umělou inteligencí. Jisté je jenom to, že projektoví manažeři budou u nasazování všech technologických či jiných novinek. Dá se čekat nástup nových komunikačních nástrojů (jako byl někdy nový mobil či email). Např. díky inteligentním překladům v reálném čase nebude nutné, aby projekťák uměl cizí jazyky.

Nicméně když je umět bude – bude pak o to cennější, protože ho zahraniční tým lépe přijme, bude lépe rozumět cizí kultuře atp. Pravděpodobně vznikne ještě větší rozdíl mezi rutinními a jedinečnými komplexními projekty. Rutinní projekty možná uřídí Siri 8. generace po krátkém zaučení víceméně sama, u komplexních projektů si umím představit nanejvýš chytřejší umělé asistenty.

Líbí se mi tvé projekty Banka projektů a Projektový dotahovač. Jaké s tím máš plány?

Obojí je nastartováno v základní podobě a obojí má pevné místo v mém portfoliu služeb. Banku projektů v současnosti provozuji jako pro bono službu, kterou financuji z mých ostatních aktivit. Ambice jsou větší, ale v tuto chvíli bych je nerad formuloval jako veřejný závazek. Projektový dotahovač je funkční osvědčený model s krásnými výsledky. Proškolil jsem na její použití i spolupracovnice – hlavně Katku Kalačovou a Dominiku Špačkovou, protože moje kapacity jsou omezené.

Metodický balíček Projektového dotahovače dostávají také účastníci mých otevřených termínů školení, takže si to žije tak trochu vlastním životem a uvidíme, kam se to vyvine.

Jak zmiňuješ, pořádáš školení projektového řízení. Jak tvé kurzy hodnotí účastníci? Co na nich nejvíce oceňují?

Zpětné vazbě na školení věnuji velkou pozornost a těší mě, že účastníci bývají velmi spokojeni a rádi školení doporučují i dále. Myslím, že kromě praktičnosti a ucelenosti školení si nejvíce cení individuální přístup – v ceně školení má např. každý účastník 1 hodinu konzultace zdarma. Tam se můžeme pak věnovat tomu, na co na školení nebyl prostor nebo co chce účastník řešit už jen mezi 4 očima.

Kolik lidí už prošlo tvým školením?

Se započtením i firemních školení to tipuji na 700 až 1000 lidí.

Školíš tedy kromě otevřených termínů také celé firmy / týmy? Jak to obvykle probíhá?

Stejně jako se snažím o individuální přístup k účastníkům otevřených školení, vždy se snažím přizpůsobit obsah školení firmě na míru. Proto už prakticky nedělám univerzální 2-denní základy, kdy bych přišel do firmy a odškolil tam svoji rutinu bez bližší znalosti cílové skupiny. Snažím se v rámci možností poznat firmu co nejvíce předem, aby se čas školení využil naplno a účastníci se dozvěděli přesně to, co potřebují pro svou práci a projekty.

Jakou nejdůležitější věc si z tvého školení lidé obvykle odnesou?

Každý si odnáší něco úplně jiného, protože se liší vstupními dovednostmi, osobností i projekty, které řeší. Hodně z nich je ale rádo právě za tipy, jak lépe zvládat souběh více projektů najednou.

Je to asi rok co jsi nás pozval do svého projektového klubu. Pro nás to byla akce s úžasnou atmosférou. Pověz našim čtenářům něco o klubu. Proč jsi se ho rozhodl založit? Jak ti pomáhá v podnikání? Jak vybíráš témata?

Souhlasím, Projektový klub je rozjetý výborně a jako organizátorovi mi dělá velkou radost, že na setkáních bývá plno a ohlasy na diskuze bývají výborné. Na začátku v roce 2010 byla hlavně snaha diskutovat, více se naučit, sdílet zkušenosti s dalšími odborníky a posouvat se společně dopředu. To přetrvává pořád.

K tomu ale přibylo i to, že to mám částečně jako následný servis pro absolventy mého školení (nicméně klub je otevřený komukoliv) – školení nabídne ucelený základ a rozhled, na Projektovém klubu se pak dá jít v tématu nepoměrně více do hloubky a navíc s mnohem větší pestrostí pohledů.

Někdy téma vyplyne tak, že se na školení nakupí otázky z oblasti, kterou neumím sám dostatečně odpovědět, tak na to téma uspořádám setkání klubu – jako např. teď naposledy v Praze téma Jak nejlépe vést tým IT vývojářů. Téma mě musí samotného zajímat a myslím, že po těch letech mám už i docela cit pro to, co lidi zaujme a jaké problémy v praxi řeší.

Bez jakých pomůcek a nástrojů si nedovedeš představit fungování firmy?

Firmám, které realizují více projektů, nebo které projekty dokonce živí, se rozhodně vyplatí investovat do zlepšování projektového prostředí ve firmě. Za mě to určitě není jen o výběru SW nástrojů – to je v podstatě nutnost.

Tady bych rád pochválil Freelo. Sleduju vás už od začátku a moc se mi líbí tempo, jakým přibývají nové funkce. Jde vidět, že na vývoji se fakt maká. Myslím, že Freelo je díky tomu už zralý ustálený nástroj s výborným poměrem ceny k výkonu. Při větším počtu projektů je týmový úkolovník s podporou komunikačního prostředí skutečně nutnost.

Je ale důležité se uvědomit, že jenom SW nástroj to nevytrhne. Vřele doporučuji zaměřit se na další oblasti. Např. na práci se znalostmi ve firmě – budovat si projektové know-how z vašich projektů v podobě firemní wiki. Ladit projektové procesy (jako je např. zahajování projektů), myslet na zastupitelnost a mnoho dalších střípků, které v součtu odlišují projektové peklo od projektového nebe.

Kam dále?

Určitě se vyplatí zajít na některý večer projektového klubu a pokud si chcete opravdu naostřit svou projektovou pilu, tak se přihlašte na některé Mirovo školení.

Karel Dytrych 7. 12. 2017