Vytvoření úkolu e-mailem: každému To-Do listu jde vygenerovat unikátní e-mailovou adresu a každá zpráva poslaná na ni se automaticky promění v nový úkol.
Hodí se to, když máte klienta, který Freelo nepoužívá, ale rád posílá e-maily – nebo když chcete přijímat požadavky z externích systémů rovnou jako úkoly.
Na vybraném To-Do listu si můžete vygenerovat unikátní e-mailovou adresu, na kterou lze posílat zprávy pro založení úkolů. Najeďte myší na řádek To-Do listu, vpravo na jeho konci klikněte na trojtečku a vyberte Nastavit → Email pro vytváření úkolů.
Jak to funguje?
Vygenerujte e-mailovou adresu
V trojtečkovém menu vyberte Nastavit → Email pro vytváření úkolů. Otevře se okno E-mailová adresa k To-Do listu. Pokud adresa ještě není aktivní, klikněte na Vygenerovat e-mail pro tento To-Do list. Tak vytvoříte unikátní adresu.
Adresu zkopírujte ikonou na konci řádku a zadejte ji jako příjemce zprávy. Můžete ji sdílet s klientem nebo kolegy, kteří nechodí do Freela. Tlačítko Deaktivovat adresu slouží ke zneplatnění adresy; ke kopírování používejte ikonu na konci jejího řádku.
Přidání úkolu z e-mailu
E-mail pošlete na celou adresu zkopírovanou z dialogu. V ukázce začíná adresa podle názvu listu Příprava sezóny částí priprava-sezony. Dále obsahuje unikátní část, která určuje správný To-Do list; samotný název listu jako příjemce nestačí.
Předmět e-mailu se použije jako název úkolu a text e-mailu se uloží jako nový komentář. Soubory, které chcete k úkolu předat, připojte k e-mailu.
Následující historická série ukazuje stejnou zprávu a úkol v původním rozhraní. Text zprávy je v ní zobrazen jako Popis úkolu, což zachycuje tehdejší podobu aplikace. Ukázka neobsahuje přílohu.
Notifikační e-maily
Na notifikační e-mail k danému úkolu můžete odpovědět ve svém poštovním klientu. Odpověď včetně příloh se uloží jako komentář příslušného úkolu, jako byste ji napsali přímo ve Freelu. Tento postup se netýká libovolné souhrnné nebo systémové zprávy.
To se hodí zejména pro uživatele, kteří nechodí přímo do Freela. Ohledně všeho důležitého jim přijde e-mail a oni na něj zareagují klasickou cestou, jak jsou zvyklí – jen dají odpovědět v e-mailu.
Následující historické kroky zachycují odpověď na jednu konkrétní notifikaci a odpovídající komentář v původním rozhraní. Ani tato zpráva neobsahuje přílohu.
Může se hodit přidání komentáře z e-mailu, kdy stačí vygenerovat unikátní adresu pro zasílání komentářů. Na detailu úkolu otevřete horní trojtečku Více nastavení → Nastavit → Nastavit email pro zaslání komentářů. V dialogu klikněte na Vygenerovat e-mail pro tento úkol a vytvořenou adresu zkopírujte.
Adresu můžete sdílet s kýmkoli, kdo vám má do daného úkolu poslat požadavek. Údaje o odesílateli hledejte u přijaté zprávy. U historické ukázky níže je dostupný odkaz na zbytek e-mailu.
Praktické využití
- Příjem požadavků od klientů – klient pošle e-mail a v To-Do listu se objeví nový úkol; text zprávy se uloží jako komentář a přiložené soubory najdete u úkolu
- Integrace s externími systémy – formulář na webu nebo CRM pošle notifikaci na e-mailovou adresu a ve Freelu vznikne úkol automaticky
- Sběr požadavků od týmu – sdílíte adresu To-Do listu s celým týmem a každý může přidávat úkoly bez vstupu do aplikace
- Vlastní alias na firemní doméně – na vygenerovanou Freelo adresu si nastavíte přesměrování z vlastní adresy (např. objednavky@xyz.com nebo reklamace@xyz.com), takže klienti píší na váš firemní e-mail a úkoly padají do správného To-Do listu