Los errores más comunes en la gestión de proyectos y cómo evitarlos

La gente siempre aprende de sus errores. Pero tú no tienes por qué hacerlo, no cuando se trata de la gestión de proyectos. Hemos recopilado los errores más comunes que suelen hacer naufragar proyectos enteros. Resulta que, de media, el 21% de los proyectos que no cuentan con procesos de proyecto bien establecidos fracasan. Y nadie quisiera estar en esa estadística… 🙅🏻‍♂️

1. Un gestor ocupado y sin empatía

Más de la mitad de los gestores de proyectos suelen trabajar en entre dos y cinco proyectos a la vez, y el 15% de los gestores maniobran incluso con más de 10 proyectos a la vez. Pero eso no es tan importante como la cuestión de lo exigentes que son los proyectos y si tienen la capacidad para gestionarlos. Todos lo hemos vivido – procrastinando las tareas y evitando los correos electrónicos.

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Sin embargo, cuando un director de proyecto se ve atrapado en todo ello, puede arrastrar a todo el proyecto. Una tarea se acumula sobre otra, el gestor queda enterrado bajo la labor y no se le encuentra por ninguna parte, y no puede continuar con sus compromisos.

Y ahora pasemos a la segunda característica fundamental de los mejores gestores de proyectos – la empatía y las habilidades interpersonales. Un gerente cuyo principal objetivo es hacer el trabajo y no se interesa por el bienestar de sus empleados ya no está muy solicitado. Cuando un líder no se preocupa por sus empleados, la motivación del equipo cae en picado.

¿Cómo evitarlo? Empezando por la perspectiva del jefe – elige cuidadosamente al gestor de proyectos adecuado. ¿Encaja de forma natural en el equipo? ¿Dispondrá de tiempo suficiente para el proyecto? Siguiendo con la perspectiva del gestor del proyecto – piensa si estás capaz o no de invertir suficiente energía en el proyecto. ¿Te podría ayudar un asistente en algunos asuntos? ¿Delegas tu trabajo correctamente?

2. La falta de la herramienta adecuada

Un archivo Excel lleno de colores, comentarios, preguntas numeradas y respuestas – ese puede ser un breve ejemplo enciclopédico de gestión caótica de proyectos. En cualquier caso, sólo 1 de cada 4 organizaciones utiliza software idóneo para la gestión de sus proyectos. Pero una vez que tu equipo dé ese gran paso, no sabréis cómo vivíais sin él.

Una referencia del grupo de consultoría global Mazars. Lee el estudio de caso completo.

¿Cómo evitarlo? He aquí una solución realmente sencilla – incorpora  una herramienta de gestión de proyectos a tu empresa, que te ahorrará tiempo, dinero y te evitará mucho estrés.

3. Integración engorrosa de un software

A nuestro cerebro humano no le gustan los cambios, por lo que se resiste innatamente a ellos hasta cierto punto. Por eso, introducir una aplicación de organización del trabajo a todo el equipo puede resultar un poco pesado, más aún si la dirección se hace de forma desordenada y chapucera. ¿Estás cometiendo estos errores como jefe?

• Omitiendo por qué se produce el cambio y cómo ayudará a todos
• No mostrando al equipo cómo funciona la herramienta (p. ej. con seminarios web)
• Olvidandote de dar un buen ejemplo utilizando el software elegido a diario
• Eligiendo un programa demasiado complicado, que sólo te conviene a ti y no a los demás

¿Cómo evitarlo? Informando y comunicando. Dale a tu equipo razones claras de por qué se está produciendo el cambio y cómo beneficiará a toda la empresa, pero principalmente a ellos. ¿Incorporáis Freelo? Facilite tu trabajo y envía a tus empleados y clientes esta carta persuasiva.

Una ayuda práctica para gestionar el cambio en las empresas. Fuente

4. Un presupuesto mal planificado

En primer lugar, veamos algunas cifras:

• Sólo el 43% de las empresas terminan sus proyectos dentro del presupuesto fijado
• Cuando un proyecto no alcanza sus objetivos, se pierde el 32% del presupuesto

Un gran número de empresas no hace ningún seguimiento del presupuesto. Es cierto que cuando no se tiene presupuesto, nunca se puede rebasar. Pero, ¿realmente se dispone de recursos ilimitados y no importa la cantidad de dinero gastado?

¿Cómo evitarlo? Elabora un presupuesto realista y acorde con la situación económica actual del mercado. Utiliza una aplicación de gestión de proyectos para tener una visión completa de los costes incurridos y para comparar el plan con la realidad.

5. Asignación poco clara de tareas

Por supuesto, por qué no – pasala a un colega. Pero de la forma correcta.

Las tareas no deben ser demasiado vagas, pero tampoco deben consistir de un montón de subtareas innecesarias. Considera si es realista que un compañero resuelva las tareas encomendadas a tiempo. Porque de qué vale un gran empleado si se le ha agotado toda su chispa.

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Lo más importante es asignar las tareas correctamente.

«Antes de introducir Freelo en nuestra empresa, a veces se malinterpretaba un correo electrónico porque se enviaba a varias personas del equipo y todos pensaban que otra persona se encargaría de la tarea. Al asignar tareas a una persona específica en Freelo, esto prácticamente nunca sucede.»
Jakub Kofron, Fundador, Beneficio (estudio de caso completo)

Lo más fácil será mostrártelo de forma realista:

Un ejemplo de mala asignación de tareas

¿Qué ocurre cuando Frank asigna una tarea de esta forma tan caótica?

• Martin tiene que leer el mensaje al menos dos veces para entender lo que Frank le está pidiendo
• Él mismo (idealmente en una herramienta de planificación de tareas) escribirá cada subtarea y perderá mucho tiempo con eso
• Tendrá más preguntas (qué extensión tiene el artículo, qué tipo de gráficos, etc.) y enviará a Frank más mensajes innecesarios
• Es muy probable que Martin se olvide de algo

Un ejemplo de asignación correcta de tareas

La asignación de tareas debe incluir:

• Solucionador
• Tarea principal (el resultado esperado y otros detalles)
• Subtareas
• Fecha límite

¿Cómo evitarlo? Asigna tareas de forma transparente y pregúntate: «Si yo mismo tuviera que trabajar en esta tarea, ¿sería capaz de hacerla a tiempo?» Ten expectativas realistas sobre los plazos y el alcance de las tareas. No lances tareas desconsideradamente a tus colegas. Piensa también en la estructura de la tarea: ¿Es buena idea dividirla en subtareas? Para hacer un seguimiento de las tareas completadas utiliza el diagrama de Gantt o un software de gestión de proyectos.

6. Mejor lo hago yo mismo

Un problema habitual de los líderes y gestores de proyectos es delegar el trabajo en otros, ya que creen que lo hacen mejor y no disfrutan confiándoselo a otra persona.

¿Por qué es bueno delegar el trabajo?

1. Consigues más tiempo para asuntos más importantes (gestión de la empresa, actividades empresariales y estratégicas, o crecimiento de la empresa)
2. Demuestras confianza a tus empleados (sentirán que pertenecen a la familia de la empresa y participarán en su crecimiento)
3. No te quemarás ni te llevarás al límite (ni siquiera el jefe o gestor de proyectos más dedicado puede trabajar bien bajo un estrés prolongado)

¿Cómo evitarlo? No te limites a encomendar al empleado una tarea, sino toda la responsabilidad que conlleva. Confía en él. Aunque sea duro, recuerda que gracias a encargando trabajo a otros puedes centrar tu atención en cosas más importantes.

7. Comunicación mal establecida

En primer lugar, ¿cómo os comunicaréis en el equipo? ¿Qué canales utilizaráis?

En segundo lugar, ¿con qué frecuencia celebraréis reuniones y qué método elegiréis?

Parece muy fácil: basta con comunicarse. En realidad, es un contratiempo habitual en las empresas. Una comunicación mal establecida puede provocar el caos, retrasos innecesarios y el aplazamiento de otros trabajos.

Un ejemplo de mala comunicación en equipo. Fuente

¿Cómo evitarlo? Define el medio que utilizaráis para asignar el trabajo y comunicarse. Nosotros utilizamos Freelo para la gestión de proyectos y la comunicación asíncrona. Por otro lado, Slack es una gran herramienta para la comunicación instantánea o sincrónica. También debes mantener un conjunto de reglas claras. Recomendamos sprints regulares y retrospectivas de equipo 1 a 1.

8. Confusión de funciones y competencias

¿Quién es mi superior y quién es mi responsable? Estas preguntas deben aclararse antes de iniciar cada proyecto. Cada miembro del equipo debe saber a quién debe entregar su trabajo, con quién debe consultar y de quién es importante recibir feedback. Puede surgir un problema de roles si hay muchos responsables. En ese caso, cada supervisor debe tener y ocuparse de su propio departamento, y los empleados deben saber a qué persona deben dirigirse.

¿Cómo evitarlo? Divide claramente los papeles dentro del equipo al principio de la planificación del proyecto. Todos deben saber de qué son responsables y a quién deben consultar. Crea modelos de competencias para cada puesto del equipo, de modo que quede claro cuál es la distribución del trabajo para cada miembro. Tomemos como ejemplo a Dori, representante de soporte técnico en Freelo:

Modelo de competencias: Dori, representante de soporte técnico

9. In/capacidad para terminar el proyecto a tiempo

No siempre merece la pena llevar un proyecto hasta el final a cualquier precio. Lo más difícil es el momento de admitir que ya no funciona. «A veces es difícil convencer a la dirección de que lo mejor es parar el proyecto en este momento si se aferran obstinadamente a su finalización, aunque todos en el equipo sepan que el proyecto ha perdido su sentido», afirma Jiri Kratky, conferenciante, gestor de proyectos y director general de PM Consulting.

La tristemente célebre PepsiCo, que presentó el fallido proyecto Crystal Pepsi a principios de los noventa, también podría contar una historia. Los propios embotelladores señalaron a David Novak, entonces director de operaciones de PepsiCo, que la bebida incolora no sabía a Pepsi de verdad. Al cabo de un año, Crystal Pepsi desapareció de las estanterías debido a las bajas ventas. Pero Novak superó el contratiempo: «Allí aprendí que hay que reconocer que cuando la gente plantea problemas, ¡puede que tengan razón!»

El fallido proyecto Crystal Pepsi de los años 90. Fuente

¿Cómo evitarlo? Es importante admitir abiertamente ante uno mismo y todo el equipo que dejar de trabajar en el proyecto es la mejor solución posible si la empresa no quiere perder más recursos malgastados. Aprende de los errores cometidos durante la gestión del proyecto.

«Intenta averiguar con tu equipo qué aprendió en el proyecto y qué podría aplicar a proyectos futuros», aconseja Jiri Kratky.

10. Un proyecto sin evaluación, agradecimiento y celebración

Hurra, has completado con éxito el proyecto, entregado los resultados aprobados, cerrado todas las necesidades administrativas y… ¡adelante con el nuevo proyecto! Este es exactamente el error que no debes cometer en la fase de cierre del proyecto. Al fin y al cabo, has dedicado tu tiempo, esfuerzo y energía y los de tu equipo al proyecto, así que no puedes pasar página sin más.

¿Cómo evitarlo? Hay que celebrar como es debido el éxito de un proyecto y dar las gracias a todos los participantes. «Aunque al final del proyecto estés ocupado con nuevos proyectos, no está de más parar, dar las gracias al equipo y elogiarles por lo que han hecho. Puede hacer mucho por aumentar la motivación de la gente y, en realidad, no cuesta nada, sólo un momento de tiempo», dice Jiri Kratky.

No olvides celebrar la finalización exitosa del proyecto y dar las gracias a todo el equipo. Fuente

CONSEJO FINAL

Aprende de ti mismo. ¿Ha fallado algo en la gestión del proyecto? ¿No os ajustasteis al presupuesto, os salisteis del calendario, estableciste normas ineficaces para la comunicación del equipo? Tómate siempre el tiempo necesario para averiguar la causa y no repitas el error en tu próximo proyecto. Al final, el fracaso es en realidad una ventaja (cuando lo reconocemos) que nos hace avanzar.

Freelo team 18. 1. 2023