Ghid pentru un șef bun: Cum să delegi sarcini și să economisești bani și timp, cu ajutorul unui instrument de management de proiect

Știai că proiectele gestionate corespunzător au șanse de succes de 2,5 ori mai mari? Dar cum să gestionezi, în mod practic, un astfel de proiect? 👉 Am chestionat managerii unor companii mici și mari, pentru a afla care sunt 10 dintre probleme cele mai presante de zi cu zi și cum le rezolvă aceștia folosind un instrument de management de proiect, precum Freelo, Asana sau Trello.

Dacă toți din echipă țin pasul unii cu alții, succesul vine de la sine.

Henry Ford

1. Sarcini haotice

De ce sunt prost comunicate cerințele sarcinilor?

Ai delegat o sarcină în mijlocul unei conversații pe hol, iar colegul responsabil nu a finalizat-o conform așteptărilor tale. Îl poți învinovăți? Desigur că nu. Greșeala îți aparține – sarcina ar fi trebuit comunicată oficial, ideal în cadrul unui software de management de proiect, așa încât colegului să-i fie clar ce are de făcut. 

Înainte să începem să folosim Freelo în compania noastră, se întâmpla deseori ca un e-mail, trimis mai multor persoane din echipă, să fie înțeles greșit. Cu toții erau pasivi, crezând că altcineva se ocupă de sarcina comunicată în e-mail. Atribuind în mod transparent sarcina unei anumite persoane în Freelo, confuziile de acest fel pot fi evitate.

Jakub Kofroň, co-fondator al Beneficio Media

Ce câștigi atunci când creezi și deleghezi sarcini în mod corect?

Deoarece aproape 40% dintre proiecte eșuează din cauza cerințelor prost definite, este clar că această problemă nu trebuie subestimată. Deci, depinde de tine să înveți cum să atribui și să gestionezi sarcinile corect și să le pui în practică pentru întreaga echipă. Merită să acorzi atenție acestor aspecte și pentru că…

• economisești timp pe care îl poți investi în ceva mai important, iar prin urmare economisești și bani,
• minimizezi neînțelegerile și rezolvatorul nu va fi nevoit să-ți pună întrebări lămuritoare
• este puțin probabil să-ți scape vreo sarcină din vedere,
• o sarcină clar structurată, din care înțelegi exact ce ai de făcut, este cu mult mai abordabilă,
• scopurile se îndeplinesc și există mai multă coeziune în echipă, în urma unei sarcini finalizate.

Cum să delegi o sarcină în mod corespunzător?

Pune-te în pielea rezolvatorului sarcinii – gândește-te la întrebările pe care cu siguranță le-ai avea dacă ți s-ar atribui o astfel de sarcină și fă așa încât în cerința sarcinii să răspunzi la acestea. În același timp, nu uita să incluzi:

1. suficiente informații – de multe ori nici nu realizezi că doar tu cunoști anumite detalii. De aceea, ai grijă să nu omiți să le comunici și rezolvatorului. Cu cât este mai specifică sarcina, cu atât este mai probabil ca persoana responsabilă să o finalizeze exact conform așteptărilor tale.
2. termenul limită al sarcinii – atunci când avem un termen limită stabilit de altcineva, suntem mai conștiincioși în a finaliza sarcina la timp
3. model de procedură – ai la îndemână un set de pași de urmat în finalizarea unei sarcini? Sau poate chiar ai dezvoltat un întreg model? Atunci împărtășește și cu echipa, pentru a accelera ritmul de muncă! 
4. rezolvatorul sarcinii – ar trebui să fie întotdeauna doar unul singur, astfel încât să se înțeleagă clar cine este responsabil pentru sarcină la momentul actual.
   Atribuirea sarcinii unui rezolvator,  în aplicația Freelo.
5. prioritate – cât de urgentă este sarcina, dar și cât de importantă: este ceva de care rezolvatorul trebuie doar să scape pe moment, sau ceva de care ar trebui să-i pese cu adevărat și pe viitor

💡 RECOMANDARE: ATRIBUIE SARCINI PE CALE VOCALĂ SAU VIZUALĂ

Un proverb chinezesc spune că o imagine valorează cât o mie de cuvinte – la fel și o înregistrare video sau audio. Deliberează dacă ar fi mai eficient să explici sarcina în scris, cu ajutorul unei capturi de ecran, sau printr-un mesaj video/audio. În Freelo poți face toate acestea, fără a fi necesară vreo altă aplicație specială. 👇

2. Comunicare ineficientă

De ce o comunicare defectuoasă (sau chiar lipsa acesteia) poate fi o adevărată problemă?

Similar unei sarcini communicate în mod haotic, și comunicarea haotică în echipă se clasează în TOP 5 cauze principale ale eșecului unui proiect. Nu doar faptul că începi discuții despre sarcini în mai multe locuri (email, WhatsApp, Slack, la prânz…) cauzează haos, ci și nesfârșitul schimb de e-mailuri, rezultate în „RE:RE:RE…”

Sau, ca manager de echipă, nu comunici deloc și te aștepți ca echipa să deducă singură ce dorești. Dar lucrurile nu așa funcționează. 🙂

Ce ai de câștigat învățând să comunici în echipă?

În medie, este nevoie de 23 de minute pentru a te concentra din nou pe deplin, atunci când un coleg te întrerupe cu un simplu mesaj de chat. Sunt 3 ore pierdute pe zi, dacă primești un astfel de mesaj la fiecare oră, în timpul orelor normale de lucru.​​ Ce poți face ca manager, în acest sens? Întocmește reguli clare privind comunicarea (online) și favorizează comunicarea în cadrul unei platforme dedicate de project management, la care întreaga echipă va trebui să adere deoarece:

• petreci mai puțin timp comunicând și căutând informații (de exemplu, cu Freelo, fiecare membru economisește în medie 30 de minute pe zi),
• nu ești deranjat de discuții inutile și te poți concentra pe task-urile tale,
• poți găsi istoricul discuției într-un singur loc și poți reveni oricând asupra ei.

O dificultate pentru noi, atunci când lucrăm într-o echipă atât de mare, este șirul nesfârșit de e-mailuri. Ne pierdem, pur și simplu, în valul de mesaje: fiecare răspunde la o altă parte a firului de discuție și, în scurt timp, nu mai înțelegi cine ce-a zis. De aceea, am decis să luăm taurul de coarne și așa am ajuns la Freelo.

Jaromír Krpálek, manager al echipei de IT în Sanasport.cz

Sfaturi garantate pentru cum să comunici eficient

COMUNICĂ ASINCRON

Asta pentru că nu pui presiune pe un răspuns imediat și nu întrerupi concentrarea echipei, iar destinatarul are suficient timp să-ți răspundă. Este în regulă să clarifici lucrurile în persoană sau rapid, prin chat, dar rezumă întotdeauna rezultatul direct sub sarcină, în platforma de project management, pentru a nu se pierde lucruri din vedere.

STRUCTUREAZĂ-ȚI COMENTARIILE

Utilizează paragrafe, marcaje, numerotare, evidențiere – toate acestea îi ajută pe ceilalți să răspundă concret, pe anumite puncte, fără a omite ceva important.

UN SIMPLU „LIKE” POATE FI SUFICIENT

Sarcina se apropie de final, iar tu nu mai ai nimic de zis? Atunci poți doar să-ți exprimi aprobarea sau mulțumirea cu un simplu Like, la comentariul colegului. Astfel, nu mai scrii mesaje inutile, iar pe de altă parte, îi dai de înțeles colegului că ai recepționat și că ești de acord.

💡 SFAT: ÎNAINTE DE A DECIDE SĂ ÎNCEPI O DISCUȚIE CU UN COLEG, GÂNDEȘTE-TE DACĂ…

• o problemă similară nu a fost deja soluționată în trecut și dacă soluția problemei nu se găsește în discuția pe sarcină,
• nu cumva Google are deja soluțiile la problema ta.

3. Neprofitabilitatea proiectelor

De ce sunt unele proiecte neprofitabile?

Bugetul se epuizează rapid și nu înțelegi de ce. Aceasta nu este chiar o situație ideală, mai ales când dispui de un buget fix pentru proiect. Știi ce se întâmplă? Cel mai probabil risipești din resurse cu activități neprofitabile sau care chiar produc pierderi. De aceea, îți recomandăm să încerci să ajungi la miezul problemei – ai o imagine de ansamblu al timpului alocat fiecărei sarcini, de către echipa ta?;  ai prioritizat în mod corespunzător proiectul?

Ce ai de câștigat atunci când deții cu adevărat controlul asupra bugetului proiectului?

• vei ști, în sfârșit, în ce investești cei mai mulți bani și ce activități aduc venit organizației și ce activități nu merită continuate,
• vei ști cine petrece cât timp pe sarcini și dacă este eficient,
• vei ști cine din echipă contribuie la succesul proiectului și cine, pe de altă parte, trage proiectul în jos,
• poți interveni la timp când ceva nu decurge conform așteptărilor.

Datorită fișei de pontaj pentru sarcinile individuale din Freelo, știm în sfârșit cât timp alocăm fiecăreia și astfel analizăm dacă ar fi mai indicat să ne orientăm eforturile în alte direcții.

Pavel Černý, șef al departamentului de IT al Autocentrum BARTH

Cum să monitorizează și să nu depășești bugetul proiectului?

Imaginează-ți aplicația de management de proiect ca o casetă, pe care o completezi treptat cu toate informațiile despre proiect – o poți deschide oricând și o poți analiza sau face o revizuire completă a conținutului casetei. Totul într-un singur loc – inclusiv o imagine de ansamblu a bugetului alocat proiectului. În acest sens, îți vor fi de ajutor următoarele feature-uri… 👇

TIME TRACKING (PONTARE DE TIMP PE SARCINI)

Monitorizarea corectă a timpului alocat, prin funcția Time tracking, va indica cine a lucrat la sarcină, când anume, cât timp a durat și dacă a dat rezultate. Practic, cum funcționează? Pur și simplu declanșezi cronometrul chiar din cadrul (sau din dreptul) sarcinii, atunci când începi să lucrezi la ea. Vestea bună e că, împărțind sarcina în subsarcini, echipa poate monitoriza timpul pas cu pas. Când alegi un software potrivit de project management, poți ponta timp direct din platformă și astfel, poți, în sfârșit, renunța la aplicații precum Toggl sau Harvest.

Așa arată în aplicația Monday…

Și astfel pontează timp utilizatorii în Freelo…

SETEAZĂ TARIFUL ORAR, URMĂREȘTE RAPOARTELE ȘI STABILEȘTE BUGETUL PROIECTULUI

Când toți membrii echipei folosesc time tracking, monitorizarea costurilor întregului proiect e o nimica toată. Știi exact cât timp și bani ți-au mai rămas, dacă nu ai depășit bugetul și dacă nu ar fi mai bine să-ți revizuiești prioritățile proiectului, folosind metoda triplului imperativ. 

4. Roluri și competențe neclare

De ce competențele neclare sunt o mare problemă în companie?

Cine este responsabil pentru (eșecul) proiectelor tale – știi? 🤔 Dacă tu nu știi, atunci nici echipa ta. Astfel, vă puteți găsi în situații neplăcute în care:

• nimeni nu știe de ce activități este responsabil,
• rezolvatorii nu știu cu cine să se consulte, iar rezultate au de suferit,
• echipa nu știe câtă energie și timp să dedice sarcinilor individuale, așa că pierd timpul cu lucruri inutile,
• substituibilitatea oamenilor din echipă nu este stabilită, așa că sarcinile se împotmolesc atunci când cineva se îmbolnăvește sau pleacă în vacanță,
• echipa aruncă cu task-uri în stânga și-n dreapta, nimeni nu vrea să-și asume responsabilitatea, așa că sarcinile rămân doar pe jumătate finalizate sau deloc.

Care este câștigul când toți membrii echipei își cunosc rolul?

Știai că angajații dau mai mult randament atunci când își cunosc exact rolul, înțeleg ce competențe au, cât și ce competențe trebuie să-și dezvolte? Iată câteva adevăruri…

• oamenii îndeplinesc o sarcină mai atent și mai rapid atunci când știu clar că ține de responsabilitatea lor,
• nu vei mai auzi o scuză de genul „ X ar fi trebuit să facă asta”.,
• tuturor sarcinilor li se acordă doar timpul convenit cu echipa, economisind astfel timp și bani pentru activități mai importante,
• managerii de proiect pot economisi mult timp, deoarece membrii echipei știu care este poziția lor în proiect, ce pot decide de unii singuri și în ce privință trebuie să se consulte cu managementul. Se evită astfel micromanagementul.

Cum să stabilești care sunt competențele necesare și rolurile în echipă?

Primul pas ar fi să evaluezi toate skill-urile angajaților și să determini care dintre acestea trebuie perfecționate și care pot fi deja utile echipei și proiectului. 

Practicalitate? 👉 În cadrul unui software de project management, poți crea o notiță atașată la proiect, cu competențele și rolurile fiecăruia. Astfel, aceste informații vor fi mereu la vedere și le vei putea actualiza. 

Cum altfel poți contribui la o înțelegere adecvată a rolurilor și competențelor membrilor, așa încât echipa să devină și mai eficientă? 👇

TAG-UL ȘI ÎNDEPĂRTAREA UNEI PERSOANE ÎN / DINTR-O DISCUȚIE

Am menționat deja că sarcina ar trebui să aibă întotdeauna un singur rezolvator. Dar uneori trebuie să implici alți oameni în discuție. Sau chiar toată echipa…

💡 SFAT: NU-ȚI FIE TEAMĂ SĂ ÎNDEPĂRTEZI UTILIZATORI DE LA URMĂRIREA UNEI SARCINI

După și-au îndeplinit deja partea lor de responsabilitate asociată sarcinii, nu ar mai avea sens să fie deranjați de diverse notificări.

ISTORIC COMPLET AL DISCUȚIEI

Poți reveni cu ușurință asupra unei sarcini, chiar și ani după finalizarea acesteia. Astfel, vei putea combate mai ușor argumente din partea colegilor, precum: „Eu nu am fost implicat în așa ceva” sau „Cu siguranță nu am fost eu responsabil pentru asta”.

5. Nu a mai rămas timp pentru sarcinile importante

De ce nu reușești să-ți îndeplinești obiectivele cu adevărat importante?

Lista de sarcini este lungă, iar timpul scurt. Cu cât ești mai ocupat, cu atât ai tendința de a te concentra mai mult pe sarcinile urgente, cu un termen limită clar, indiferent de importanța lor – acest lucru se numește Mere Urgency Effect. Și astfel amâni mereu sarcini cu mult mai importante, doar pentru că acestea nu au un termen limită și presupui că-ți ocupă mai mult timp. Ce ai zice să te oprești pentru o oră, pentru a veni cu noi idei de marketing, de exemplu? Când ai făcut asta ultima dată? Învață să gestionezi mai mult decât simpla respectare a termenelor limită.

Ce obții când înveți să deosebești importantul de urgent?

Bineînțeles – nu neglija complet termenele limită fixate. Ele sunt importante. Acum depinde de tine să înveți să faci distincția între o sarcină urgentă și una importantă, cât să-ți și faci timp pentru toate. Permite-i echipei tale să procedeze în aceeași manieră, ca să…

• nu fiți împovărați cu o serie de sarcini importante nefinalizate,
• lucrați mai armonios și fără stres,
• dezvoltați un flux productiv de muncă,
• datorită termenelor limita, sarcinile se succed mai ușor și echipa este motivată să le îndeplinească la timp.

Cum să-ți faci timp, chiar dacă sunt multe sarcini?

FII PROACTIV CU SARCINILE IMPORTANTE

Pune o fereastră de o oră în calendar, în fiecare zi, pentru sarcini importante (nu neapărat urgente), și concentrează-te cu adevărat asupra lor. Pentru inspirație…

… Ei bine, probabil vei găsi o modalitate mai inspirată de a te concentra, decât Izolatorul. Ce ai zice, în schimb, să dezactivezi toate notificările din aplicație? 🔕

📈 CERCETĂRILE RECENTE ARATĂ CĂ ATUNCI CÂND ÎȚI PROGRAMEZI FERESTRE DE PRODUCTIVITATE:

• ești cu 14% mai eficient în gestionarea timpului
• ești cu 9% mai puțin copleșit de sarcinile de muncă
• îți crești capacitatea de lucru, respecți termenele limită și rezolvi sarcinile importante mai rapid cu 12% 

SETEAZĂ TERMENE LIMITĂ PENTRU SARCINI

Atribuie sarcini membrilor echipei și stabilește termene limită pentru finalizare. Fii la fel de „dur” și cu tine însuți. Acordă-ți termene limită pentru toate task-urile, pe care știi că de altfel le-ai amâna.

Setarea de termene limită se face din doar câteva clicuri, într-un software de gestiune de proiect.

În Freelo, poți seta termene limită chiar și pentru subsarcini.

Toate sarcinile sunt apoi introduse automat în calendar, unde le vei avea ca în palmă.

MONITORIZEAZĂ ÎNDEPLINIREA SARCINII

De exemplu, poți să-ți urmărești ușor sarcinile pe baza filtrelor. În acest fel, poți vizualiza sarcinile în funcție de termenul limită, de modificările aduse termenului limită sau în funcție de stadiul de finalizare al sarcinii.

Demonstrație de filtrare, în Freelo.

SETEAZĂ MEMENTO-URI PENTRU SARCINI

Pentru a te asigura că nu-ți vă scăpa din vedere o anumită sarcină, setează-i un memento. Acest lucru este foarte simplu de făcut într-un software de gestionare a proiectelor, și chiar mai practic decât setarea unei alarme pe telefon sau marcarea în calendar, nu crezi? 🙂

UTILIZEAZĂ OPȚIUNEA DE SARCINI RECURENTE

La fel de utile sunt și sarcinile recurente (sau repetitive) – le poți folosi pentru activitățile pe care le derulezi în mod regulat: întâlniri săptămânale, campanii anuale de marketing, situații financiare, etc.

Echipa noastră apreciază faptul că în Freelo putem să setăm o anumită activitate ca fiind recurentă. Astfel, nici măcar contabilii nu mai trebuie să-și facă griji cu privire la ratarea termenului limită fiscal.

Michal Polesný, CFO la Fruitisimo

Trello, de exemplu, rezolvă sarcinile repetitive cu ajutorul a ceea ce se numește repetition card.

6. Slabă delegare a muncii

De ce este delegarea muncii absolut necesară pentru un proiect de succes?

Vrei să ai o imagine de ansamblu asupra tuturor sarcinilor din cadrul proiectului, să controlezi toate micile rezultate ale echipei tale și preferi să te ocupi singur de cea mai mare parte a muncii. Știi cum se numește acest lucru? Micromanagement. Te gândești că „nimeni nu va face asta în locul meu” sau „nimeni nu o va face mai bine decât mine”? Și atunci pentru ce ai la dispoziție o întreagă echipă de oameni calificați? 👀

Semnificația cuvântului delegare ➡️ A delega îndatoriri, responsabilități și autoritate altcuiva. Se folosește în special în domeniul managementului.

Ce obții când începi, în sfârșit, să delegi munca către colegi?

Îți dai toată silința, dar volumul de sarcini continuă să crească, în loc să scadă. Ce poți mai mult face în această privință? Ceva destul de simplu – să începi să delegi altora din sarcinile tale, pentru că astfel…

• îți eliberezi timp pentru activități mai importante,
• transmiți echipei că ai încredere în ea,
• vei avea o perspectivă mai generală asupra proiectelor derulate,
• te vei concentra pe principalele probleme și vei putea evalua posibilele riscuri.

Cum să delegi munca în mod eficient?

Cheia, desigur, e să alcătuiești o echipă de proiect solidă, în care ai încredere și despre care știi că va îndeplini sarcinile cel puțin la fel de temeinic ca tine. După acest prim pas, delegarea devine floare la ureche. Iată și câteva funcționalități disponibile într-o platformă de gestionare a proiectului, care, de asemenea, îți vor fi de ajutor în procesul de delegare a muncii:

ȘABLOANE PENTRU PROCESE REPETITIVE

Ar putea cineva să preia rapid ștafeta? Șabloanele garantează o înlocuire ușoară.

Ca organizație non-profit, nu avem mulți bani. Trebuie să ne suplinim unii pe alții și să improvizăm. Ne împărțim sarcinile, dar în orice moment cineva poate fi nevoit să preia conducerea. Asta nu mai este o problemă acum, mulțumită lui Freelo.

Nikol Burešová, fondatoarea organizației nonprofit Pet Heroes

Acestea sunt ideale, în special, pentru sarcinile care se repetă în mod regulat și pentru care ai deja un proces funcțional bine stabilit.

Creezi pur și simplu sarcini, pornind de la un șablon predefinit. Un model de șablon în Freelo care ajută echipa FotoŠkoda să nu uite nimic important atunci când lansează un nou produs de TOP.

Treptat, îți vei construi o galerie de șabloane (templates), ce îți vor permite să delegi sarcini, dar să și menții procesele funcționale din cadrul companiei și să le îmbunătățești în mod constant.

PUȚINĂ TEORIE: 👩🏻‍🏫 LEAN MANAGEMENT ÎNSEAMNĂ…

…o metodă de management care are ca scop reducerea risipei de resurse și, concomitent, obținerea de rezultate mai bune din activitățile companiei. Așa-numitul manager de tip Lean se ocupă, printre altele, de optimizarea proceselor, astfel încât acestea să fie cât mai funcționale, pentru a economisi timp și bani.

7. Pierzi din vedere proiectul

De ce este haosul în sarcini o problemă și pentru psihicul tău?

Pierzi din vedere ce sarcini au fost atribuite și finalizate și, prin urmare, nu mai înțelegi nici în ce stadiu se află proiectul? Nu mai există workflow, nu știi la ce s-a lucrat, nu ai ordine în priorități – este pur și simplu un haos care nu-ți mai dă pace.

Obișnuiam să avem sarcini de lucru împrăștiate prin diverse documente sau e-mailuri. Freelo ne-a ajutat să creăm proiecte separate, să definim sarcini individuale și să le organizăm în liste To-Do. Acest lucru ne-a permis să ne coordonăm mai ușor activitățile zilnice și să comunicăm eficient, în cadrul echipei.

Romana Kohoutová, manager în dezvoltare strategică, Grizly.cz

Ce obții atunci când printre sarcini domnește ordinea, în locul haosului?

Dacă gestionezi corect proiectul (sortarea sarcinilor pe liste, atribuirea de rezolvatori, setarea de termene limită,…), folosind un instrument de project management, nu te vei mai confrunta cu haos. Practic…

• derularea proiectului va fi accelerată prin prioritizarea și organizarea tuturor activităților,
• tot ceea ce este important va fi întotdeauna la vedere,
• vei dispune de un set de reguli clare, care ușurează munca de zi cu zi.

Cum îmi fac ordine în sarcini?

AFIȘAREA SARCINILOR – KANBAN/PE RÂNDURI

Vizualizarea Kanban (vizualizare pe coloane) este deosebit de populară printre managerii care gestionează proiecte în mod agil. Kanban ajută la vizualizarea mai optimă a întregului proiect. Poți avea sarcinile împărțite pe coloane, precum: În curs de desfășurare, În așteptare, Finalizate –  sau îți poți personaliza coloanele, în funcție de nevoile tale.

Yachters Baby au folosit Kanban pentru a organiza task-urile pe săptămâni.

Unii, însă, preferă vizualizarea pe rânduri a sarcinilor:

STABILIREA PRIORITĂȚII SARCINILOR

Pentru ca echipa ta să știe ce sarcini să prioritizeze, trebuie doar să le stabilești prioritatea corectă – mică, medie sau mare. De exemplu, în Freelo poți utiliza triunghiurile cu semne de exclamare, de culori diferite:

ETICHETE PENTRU SARCINI

Cu ajutorul etichetelor, poți ține ușor evidența sarcinilor și a proiectelor: marchează sarcinile ca fiind în curs de desfășurare sau urgente, organizează-le pe echipe – de marketing, IT, HR etc.

8. Meeting-uri neproductive

De ce sunt ședințele prost moderate o problemă pentru întreaga companie?

Nu ezita să-ți aloci un moment din timpul de lucru, pentru o analiză mai detaliată – ce părere ai despre ședințele frecvente ale companiei? Și cum crezi că le percepe echipa? Presupunerea noastră e că…

• sunt inutil de lungi,
• participă la ele și persoane care nu sunt avizate,
• te prezinți la ele adesea nepregătit și încerci să o scoți cumva la capăt,
• nu se ajunge la nicio concluzie concretă,
• subiectul ședinței se abate de la ordinea de zi inițială și apare haosul.

Ce ai de câștigat atunci când îți schimbi abordarea față de ședințele de echipă?

Plictisitoare, neproductive și, de fapt, destul de inutile – potrivit sondajului, 71% dintre ședințe sunt percepute astfel. De aceea, în calitate de manager, trebuie să te asiguri că aceste ședințe au loc doar atunci când sunt impetuous necesare și pot ajuta ca proiectul să avanseze.

Motivația pentru tine ar putea fi că…

• întâlnirile vor fi mai rapide și nu vor reține pe nimeni de la munca sa,
• meeting-urile vor rezulta în concluzii mai clare,
• vei obține idei, feedback și perspective diferite, care îți vor fi de folos,
• poți evalua dacă activitățile la care lucrați sunt (ne)benefice pentru proiect.

Datorită aplicației de project management, conducerea știe, în sfârșit, la ce se lucrează și  ce trebuie finalizat. Ședințele sunt utile, rapide și eficiente – am scăpat și de micromanagement. Fără niciun dubiu, Freelo ne-a fost de mare ajutor.

Monika Martochová, co-fondatoare la Talentwork

Cum să organizezi meeting-urile pentru a fi eficiente?

PREZINTĂ-TE LA ȘEDINȚĂ PREGĂTIT

Știai că, dacă organizezi o ședință conform unei agende pregătite dinainte, durata acesteia poate fi redusă cu până la 80%? Așadar – pregătește o listă de subiecte de discutat și împărtășește-o în prealabil cu colegii tăi.

CREEAZĂ NOTIȚE DIN ȘEDINȚĂ, PENTRU ÎNTREAGA ECHIPĂ

Pentru ca ideile și observațiile importante să nu-ți scape, creează notițe pe baza celor discutate în ședință. Dacă ședința este mai amplă (de exemplu, trimestrială), creează o întreagă listă To-Do dedicată ședinței, în care poți insera direct sarcinile care rezultă din ședință, inclusiv rezolvatorii.

Pentru și mai multă practicalitate, îți recomandăm să atașezi notița la lista de sarcini dedicată meeting-ului.

SPRINT-URI ȘI STANDUP-URI CU ECHIPA

Sprint-ul este, de regulă, un document, în care se rezumă munca depusă în cursul a 1 – 4 săptămâni și se clarifică sarcinile planificate pentru perioada următoare. Toate sarcinile și notițele sunt introduse, în prealabil, în aplicația de gestionare a proiectului, pentru ca echipa să le poată revizui. În acest fel, nu trebuie să intri în profunzimea lor în timpul ședinței, ci doar să lămurești rapid dacă totul este clar.

9. Ideile se uită

De ce faci greșeala de a nu mai reveni asupra ideilor tale?

Știi cum e…întotdeauna apare ceva „neașteptat” de care trebuie să te ocupi imediat, încât ajungi să uiți de ideile pe care le aveai de pus în practică înainte de acel moment. Să spunem că e vorba de idei pe care ți le-ai notat rapid undeva, când te-a cuprins un val de inspirație, dar de care, în cele din urmă ai uitat. Problema e că aceste idei sunt, adesea, importante – ele au putut fi, de exemplu, soluția la problema limitării resurselor dedicate unui proiect, sau la cea a comunicării defectuoase în cadrul echipei. 

Ce ai de câștigat atunci când îți organizezi ideile într-o aplicație de project management?

Și iarăși o luăm de la capăt – sarcini importante vs. urgente? Fie că tu ești cel care preia ideile în permanență, fie că le delegi colegilor într-o aplicație de gestionare a proiectelor, avantajul rămâne acela că…

• toate ideile și know-how-urile vor fi disponibile laolaltă și vei putea oricând reveni asupra lor,
• echipa se poate implica în găsirea de idei și le poate adăuga direct în aplicație – astfel, le dai oamenilor sentimentul că sunt cu adevărat implicați în conducerea companiei. Acest lucru îi va face să-și dorească în mod natural să aibă o contribuție, să fie mai dedicați și mai productivi. 

Cum poți gestiona ideile pentru a nu se pierde?

Îți recomand să-ți pui toate ideile în Freelo și să revii asupra lor, la momentul potrivit.

Valérie Klosová, fotografă freelancer

Recomandare utilă – folosește platforma de project management ca pe un depozitar de idei. Poți să-ți treci ideile în notițele de proiect și să-ți programezi o zi, în fiecare lună, în care să revii asupra lor, pentru a le sorta în sarcini separate, cu termene limită. 

…. Sau poți dedica un întreg proiect sau o întreagă coloană Kanban (listă de de sarcini) acestor idei. Astfel, poți crea o sarcină pornind de la o idee, după care îi poți atribui un termen limită și un rezolvator, pentru a te asigura că ideea nu ajunge pe apa sâmbetei.

10. O echipă slab motivată

De ce este o problemă o echipă demotivată?

Două întrebări pentru tine…

• Compania, pe care o reprezinți, are o identitate și cultură bine definite, după care echipa să se poată orienta?
• Poți pune la dispoziția noilor veniți toate materialele informative necesare, astfel încât aceștia să-și găsească singuri răspunsurile la întrebări, fără a fi nevoiți să-i deranjeze pe ceilalți colegi?

Nu? Acum poate că realizezi de ce te confrunți cu haos și de ce echipa nu se simte suficient de motivată.

Care sunt beneficiile pentru un proiect, atunci când echipa este motivată?

Ecuația este simplă: echipă motivată = echipă productivă. Studiile au arătat că angajații implicați corespunzător au performanțe cu 20% mai bune. Acest lucru înseamnă că aceștia caută în mod activ modalități de a-și face treaba mai eficient și se implică în lucruri care depășesc rolul lor. Nu sună deloc rău, nu-i așa? 🙂

Motivația pentru tine ar putea însemna că…

• echipa are un atașament emoțional față de companie și, prin urmare, se simte responsabilă și de prosperitatea ei,
• în cadrul echipei este o atmosferă plăcută, ceea ce face ca toată lumea să lucreze mai ușor,
• oamenii vor dori să lucreze pentru tine și vei găsi mai ușor noi candidați,
• o echipă motivată lucrează mai eficient, economisind timp și bani.

Implicarea individuală într-un efort de grup este ceea ce face ca o echipă, o companie, o societate și, practic, o întreagă civilizație să funcționeze.

Vince Lombardi

Cum să motivezi oamenii?

Desigur, motivarea angajaților nu se face peste noapte. Este vorba despre construirea încrederii reciproce și a transparenței, pe termen lung. Cum să reușești acest lucru?

DEFINEȘTE CULTURA COMPANIEI

Realizează o descriere a viziunii și obiectivelor companiei, ce valori reprezintă, ce stil de comunicare folosește. Alege o conduită în conformitate cu acestea. Nu uita nici de importanța feedback-ului regulat din partea colegilor, de preferat în cadrul sesiunilor individuale. Și nu în ultimul rând – alege oamenii potriviți pentru echipă.

NU UITA ZILELE DE NAȘTERE ALE CELOR DIN ECHIPA TA

Sărbătorile, aniversările companiei, sfârșitul unei perioade de probă – trece-le pe toate ca sarcini recurente, în platforma de gestionare a proiectelor, pentru a nu uita de ele. O astfel de atenție le aduce membrilor echipei sentimentul că fac parte dintr-o familie,  și prin urmare se vor simți mai implicați și mai motivați să lucreze cot la cot.

CREEAZĂ UN PLAYBOOK AL COMPANIEI, PENTRU NOII VENIȚI

Pregătește un document în care explici anumite detalii interne – ce tip de comunicare preferați (sincronă, asincronă), dacă este sau nu cafeaua din birou gratuită, dacă prânzul îl luați la comun, și așa mai departe. Te scutește de o mulțime de întrebări din partea noilor veniți și, prin urmare, nu irosești nici din timpul tău, nici din timpul celorlalți din echipă. Poți comunica toate noutățile și schimbările către echipă, direct într-o aplicație de gestionare a proiectului.

Demonstrație de comunicare în Freelo.

🐻 În concluzie: 10 motive pentru care magazinul online Grizly.cz a ales Freelo pentru managementul de proiect

1. O platformă de teamwork simplă de navigat și folosit,
2. ușor de implementat în flow-ul de muncă,
3. în limba română/engleză/cehă/spaniolă/etc.,
4. disponibilitate atât pe desktop, cât și pe mobil,
5. familiarizate rapidă a echipei cu aplicația,
6. toate sarcinile într-un singur loc,
7. posibilitatea de a crea noi sarcini, direct din e-mail.
8. se pot stabili proceduri de lucru și șabloane, pe care toată echipa le poate accesa,
9. delegare ușoară a sarcinilor către colegi,
10. posibilitatea de a prioritiza sarcini și de a le organiza/muta între diverse liste de sarcini (liste To-Do).

Freelo team 18. 8. 2023