Cele mai frecvente greșeli în managementul proiectelor și cum să le eviți

Se știe deja că din greșeli se învață. Totuși, ca să fii pregătit, am compilat o listă a celor mai frecvente greșeli care pot cauza „naufragiul” întregului proiect. În medie, 21% dintre proiectele care eșuează nu au proceduri de management bine stabilite. Nu-i așa că ai prefera ca proiectele tale să nu facă parte din această marjă…?🙅🏻‍♂️

1. Un manager de proiect prea ocupat și căruia îi lipsește empatia

Mai mult de jumătate dintre managerii de proiect tind să lucreze la două până la cinci proiecte simultan, iar 15% dintre manageri manevrează chiar și mai mult de 10 proiecte în același timp. Dar asta nu este la fel de important ca întrebarea: cât de solicitante sunt proiectele și dacă au capacitatea de a le gestiona? Am fost cu toții în această situație – amânând sarcini și evitând inboxul plin de mesaje.

Cu toate acestea, atunci când un manager de proiect este prins în toate, poate trage în jos derularea întregului proiect. O sarcină se bazează pe alta, managerul se confruntă cu o avalanșă de taskuri și e de negăsit. În consecință, nici tu nu îți poți duce sarcinile până la capăt.

Și acum, să trecem la a doua caracteristică esențială a managerilor de proiect de top – empatia și skill-urile soft. La ora actuală, nu mai este la fel de căutat un manager al cărui obiectiv principal este să ducă la bun sfârșit treaba, fără a fi interesat și de bunăstarea angajaților. Când unui lider nu îi pasă de echipa sa, motivația echipei începe să scadă.

Cum poți să eviți o astfel de situație? Începe prin a alege cu atenție managerul de proiect potrivit. Se înțelege cu echipa? Poate să aloce suficient timp pentru proiectele sale? Continuă cu evaluarea nevoilor managerului de proiect – îi poți pune la dispoziție toate resursele necesare pentru buna gestionare a proiectului? I-ar fi de folos un asistent? Crezi că îi vei delega un volum corect de proiecte?

2. Absența unui instrument adecvat de management de proiect

Un fișier Excel plin de culori, comentarii, întrebări numerotate și răspunsuri – acesta ar putea fi un exemplu ilustrativ de management haotic al proiectelor. Din păcate, doar 1 din 4 companii utilizează software adecvat pentru managementul proiectelor. Dar odată ce echipa ta adoptă un astfel de software în activitățile de zi cu zi, îi va ajunge să-i înțeleagă cu adevărat importanța.

Cum poți să eviți o gestionare haotică a proiectelor? Iată o soluție cu adevărat simplă – integrează în fluxul de muncă al companiei tale un instrument de management de proiect, care te va scuti de risipele de timp, bani și energie.

3. Eșecul în adoptarea unui software de management de proiect

Creierului uman nu-i place schimbarea, așa că îi rezistă oarecum în mod natural. De aceea, introducerea unei aplicații de organizare a muncii pentru întreaga echipă poate fi o provocare, cu atât mai mult dacă managementul o face în grabă și haotic. Ca lider de echipă, consideri că faci următoarele greșeli?

• Nu explici de ce are loc schimbarea și cum va ajuta.

• Nu le arăți membrilor echipei cum funcționează platforma (de exemplu, prin webinare sau traininguri).

• Nu le oferi un exemplu celorlalți, utilizând zilnic software-ul ales.

• Alegi un software prea complicat, cu care tu te descurci, însă nu și ceilalți.

Cum poți să eviți aceste greșeli? Informează și comunică! Oferă-i echipei tale motive suficiente pentru care are loc schimbarea și cum vor beneficia atât echipa, cât și întreaga companie, de pe urma acestei schimbări.

4. Un buget de proiect prost planificat

Iată câteva date, pentru început:

• Doar 43% dintre companii își încheie proiectele în limita bugetului stabilit.

• Când un proiect nu își atinge obiectivele, se pierde o treime din buget.

Un număr mare de companii nu își urmăresc deloc bugetul. Este adevărat că atunci când nu ai un buget, nu îl poți depăși niciodată. Dar chiar dispui de resurse nelimitate, încât să nu conteze suma de bani cheltuită?

Cum poți să eviți o astfel de situație? Setează un buget realist, în conformitate cu situația economică actuală a pieței. În acest sens, o aplicație de management de proiect te poate ajuta, oferindu-ți o imagine de ansamblu a tuturor costurilor implicate.

5. Delegări necorespunzătoare de sarcini

Desigur, de ce nu – atribuie sarcina unui coleg. Dar fă-o în mod corespunzător!

Sarcinile nu ar trebui să fie prea vagi, dar nici nu ar trebui să conțină o grămadă de detalii inutile. Ia în considerare dacă este realist ca un coleg să rezolve toate sarcinile atribuite la timp. Nu poate fi de folos echipei dacă unul dintre membrii săi este suprasolicitat.

Cel mai important lucru este atribuirea corectă a sarcinilor.

„Înainte să începem să folosim Freelo în compania noastră, se întâmpla deseori ca un e-mail, trimis mai multor persoane din echipă, să fie înțeles greșit. Cu toții erau pasivi crezând că altcineva se ocupă de sarcina din e-mail. Atribuind în mod transparent sarcina unei anumite persoane în Freelo, confuziile de acest fel pot fi evitate.”

Jakub Kofron, Fondator Beneficio Media (întregul studiu de caz aici)

Iată un exemplu de delegare necorespunzătoare:

Ce se întâmplă când Frank atribuie o sarcină într-un mod atât de dezordonat?

• Martin va fi nevoit să citească mesajul de cel puțin două ori pentru a înțelege ce îi solicită Frank.
• Mai apoi, el însuși va trebui să trebuie să creeze această sarcină (prerabil, într-o aplicație dedicată), cu toate detaliile necesare, ceea ce îl va costa timp.
• În caz de nelămuriri (cât de lung să fie articolul, ce fel de grafică etc.), va urma un schimb de mesaje între Frank și Martin, care le va încetini ambilor munca.
• Este foarte probabil ca Martin să uite ceva.

Un exemplu de atribuire corectă a sarcinilor

Atribuirea sarcinilor ar trebui să includă:

• Un rezolvator
• Sarcina principală (rezultatul așteptat și detalii suplimentare)
• Subsarcini
• Termene limită

Cum sa eviți atribuirile incorecte? Atribuie sarcini în mod transparent și, în același timp, întreabă-te: „Dacă ar fi să lucrez singur la această sarcină, aș fi capabil să o fac la timp?”. Ai așteptări realiste cu privire la termenele limită și la sfera sarcinilor. Nu pune cu neglijență atribuții pe seama colegilor. Gândește-te și la structura sarcinii – ar fi o idee bună să o împărțiți în subsarcini? Pentru a urmări task-urile finalizate, utilizează diagrama Gantt sau un software de management al proiectelor.

„Dacă vrei ceva făcut cum trebuie, atunci fă-o tu singur”

Știi vorba aia…O problemă comună pentru lideri și managerii de proiect este delegarea muncii lor altora, deoarece aceștia cred că ei o fac cel mai bine și nu le face plăcere să o încredințeze altcuiva.

De ce delegarea muncii este mai mult decât necesară:

• Obții timp pentru chestiuni mai importante (gestionarea companiei, activități de business și strategie).

• Demonstrezi încredere angajaților tăi (sentimente care consolidează echipa și care, în consecință pot contribui la creșterea companiei).

• Nu te extenuezi (chiar și cel mai dedicat șef sau manager de proiect nu poate funcționa pe termen lung, în condiții de stres).

Ca să recapitulăm – nu oferi angajatului doar o simplă sarcină, ci și toată responsabilitatea care vine cu ea. Ai încredere în el. Chiar dacă îți greu să te încrezi, amintește-ți că datorită delegării muncii îți vei putea concentra atenția asupra lucrurilor mai importante.

7. Comunicare defectuoasă în cadrul echipei

În primul rând, cum veți comunica în echipă? Ce canale veți folosi?

În al doilea rând, cât de des vei ține întâlniri și ce metode de meeting veți alege?

Pare atât de ușor – pur și simplu comunicați. Însă, în realitate multe companii nu se descurcă la acest capitol. Comunicarea defectuoasă poate provoca haos, întârzieri inutile și amânarea altor proiecte.

Cum poți evita comunicarea defectuoasă? Definește mediul pe care îl vei folosi pentru a atribui munca și pentru a comunica. Folosim Freelo pentru managementul proiectelor și comunicarea asincronă. Pe de altă parte, Slack este un instrument excelent pentru comunicarea instantanee. De asemenea, ar trebui să păstrezi un set de reguli clare. Îți recomandăm sprinturi regulate și întâlniri individuale cu membrii echipei.

8. Roluri și competențe neclare, în cadrul proiectelor

Cine este superiorul meu și de cine sunt eu responsabil la rândul meu? Aceste întrebări ar trebui clarificate înainte de inițializarea oricărui proiect. Fiecare membru al echipei ar trebui să știe cu cine poate să se consulte și de la cine este important să obțină feedback. O problemă poate apărea dacă sunt numeroși responsabili. În acest caz, fiecare superior ar trebui să aibă grijă de propriul departament, iar angajații ar trebui să știe la ce persoană pot să apeleze.

Așadar, ce e de făcut? Distribuie în mod clar rolurile în cadrul echipei, încă de la începutul planificării proiectului. Fiecare trebuie să știe de ce este responsabil și cu cine să se consulte. Creează modele de competențe pentru rolurile din echipă, astfel încât să nu existe confuzii privind distribuția muncii pentru fiecare membru.

Să o luăm de exemplu pe Dorota, un reprezentant al serviciului pentru clienți, la Freelo.

• Activități principale

• • Asistență prin telefon, chat și e-mail: 40% din timp

• • Testarea noilor funcții și erori: 10% din timp

• • Gestionarea rețelelor sociale: 20% din timp

• • Apeluri active: 10% din timp

• • Gestionarea conturilor utilizatorilor + pregătirea documentelor contabile: 5% din timp

• • Consultări online: 3% din timp

• • Webinare: 3% din timp

• Activități secundare

• • Adăugarea de postări la secțiunea de Ajutor, pregătirea șabloanelor: 5% din timp

• • Editarea podcasturilor: 2% din timp

• • Găsirea unui nou membru al echipajului: 2% din timp

• Colegi de echipă

• • Catia, căpitan al serviciului pentru clienți

• • Tereza, reprezentant al serviciului pentru clienți

• Subordonați direcți

• • Niciunul

• Superiori direcți

• • Vladimir, căpitan al departamentului de marketing

• • Honza, căpitan al vasului Freelo

• • Karlos, căpitan al vasului Freelo

• • Borki, căpitan al vasului Freelo

• KPI (Indicatori de performanță)

• • Numărul de noi utilizatori plătitori

• • Rata de abandon

• • Numărul de urmăritori/like-uri pe rețelele sociale

• Raportări

• • Dorota ne oferă zilnic, pe Slack, un rezumat al task-urilor ei pe ziua respectivă.

• • În fiecare zi de luni a săptămânii, Dorota creează un sprint care rezumă munca din săptămâna precedentă.

• • Organizează webinare, în fiecare a treia miercuri.

9. (In)capacitatea de a finaliza proiectul la timp

Nu întotdeauna merită să duci un proiect până la capăt și poate fi destul de greu de acceptat acest lucru.

„Uneori este dificil să convingi conducerea că cel mai bine este să oprești derularea proiectului. Deși întreaga echipă știe că proiectul și-a pierdut sensul, conducerea poate ține cu dinții de finalizarea sa.”, spune Jiri Kratky – lector, project manager și director general al PM Consulting.

Un bun exemplu de proiect care nu ar fi trebuit finalizat este cel al Crystal Pepsi – o ediție limitată lansată de PepsiCo, la începutul anilor 1990. Faptul că băutura incoloră nu avea gust veritabil de Pepsi i-a fost adus la cunoștință lui David Novak, pe atunci COO la PepsiCo, chiar de către îmbuteliatori. În decurs de doar un an, Crystal Pepsi a dispărut de pe rafturi din cauza vânzărilor scăzute. Dar Novak a învățat din acest eșec: „Am ajuns la concluzia că atunci când oamenii ridică probleme, e bine să iei în vedere că s-ar putea ca aceștia să aibă dreptate!”.

Cum poți să eviți o astfel de situație? Este important să recunoaștem deschis că încetarea derulării unui proiect este cea mai bună soluție posibilă, așa încât compania să nu mai irosească din resurse. Învață din greșelile făcute în timpul managementului de proiect.

„Încearcă să afli împreună cu echipa ce ați învățat în cadrul proiectului și ce ați putea aplica proiectelor viitoare”,

sfătuiește Jiri Kratky – lector, manager de proiect și director al PM Consulting.

10. Finalizarea proiectului fără evaluare, fără mulțumiri și fără a fi sărbătorită

Ura, ați finalizat cu succes proiectul, ați predat livrabilele aprobate, ați încheiat toate procedurile administrative și… înainte rapid către un nou proiect?! Aceasta este exact greșeala pe care nu ar trebui să o faci în faza de încheiere a proiectului. La urma urmei, ai dedicat timpul, efortul și energia ta și ale echipei tale proiectului, așa că nu poți să mergi mai departe fără să consemnezi acest succes.

Ce e de făcut? Un proiect de succes trebuie sărbătorit așa cum se cuvine, cu mulțumiri către toți participanții.

„Chiar dacă vin din urmă noi și noi responsabilități, merită să acorzi un moment, la sfârșitul proiectului, pentru a-i mulțumi echipei și a-i lăuda pentru munca depusă. E un gest simbolic, care nu te costă nimic și care poate impacta motivația echipei pe viitor”, spune Jiri Kratky.

Recomandare de încheiere

Orice ar fi, învață din greșeli. Proiectele tale nu s-au derulat cu brio? Nu te-ai încadrat în buget, nu ai respectat termenul limită, nu ai stabilit reguli eficiente pentru comunicarea în echipă? Fă-ți întotdeauna timp pentru a afla cauza și nu repeta greșeala în următorul tău proiect. În cele din urmă, eșecul te poate ajuta să perseverezi.

Freelo team 10. 8. 2023